RECHNUNGEN

Owned by Viktor Schmid
Last updated: Nov. 22, 2024 by Anastasios Anagnostou
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Inhalt

 Anbindungs-Möglichkeiten an externe Fibu

Allgemeines

In diesem Bereich können Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen verwaltet werden. Zahlungen von Kunden können manuell erfasst oder als camt054-Datei (xml) einer Bank oder der Post eingelesen werden.

  • Der Ausdruck von Rechnungen ist nach dem allgemeinen Layoutaufbau gestaltet

  • Die Positionen können gruppiert und strukturiert werden

  • Den Rechnungen ist ein einfacher Workflow (Prozess) hinterlegt, welcher über

    Arbeitsschritt ausgeführt werden kann

  • Anleitung für Rabatte, Skonto und allgemeine Abzüge auf Rechnungen

  • Anleitung für Akontozahlung und Schlussabrechnung

  • Für den Druck von QR-Einzahlungsscheinen mittels Amacos muss die QR IBAN hinterlegt werden. Sie können entscheiden, ob QR-Einzahlungsschein als separate Datei, im Anschluss an die Summenposition einer Rechnung, oder in derselben Datei wie die Rechnung, aber jeweils auf einer separaten Seite, deren oberen Teil Sie frei gestalten können.

  • Das Einlesen von camt054-Zahlungsdaten wird von Martha Software eingerichtet und über einen Assistenten aufgerufen.

  • Regeln für Geschäftsbereiche

  • Zusammenhänge, wie RapportDaten auf die Rechnung gesetzt werden: Rapporte auf Rechnungen

  •  Merkblatt neue MWST-Sätze Schweiz per 1.1.2018


Checklisten und Anleitungen zur Abrechnung


Amacos-Vertragserzeuger

  • für verschiedene Geschäftsbereiche

  • für unterschiedliche Währungen

  • für unterschiedliche Druckformulare

  • Kunden-Rechnung (Verkauf/Ertrag)

    • Rechnung an Kunde (Debitor)

    • Ihr Betrieb ist Lieferant

    • Fibu-Ertragskonto (Haben)

Rechnung (Standard)

  • Kunden-Gutschrift (Ertragsminderung)

    • Gutschrift/Rückvergütung an Kunde (Debitor)

    • Ihr Betrieb ist Lieferant

    • Fibu-Ertragskonto (Soll)

Variante 1: Rechnung (bei wenig Ertragsminderungen anzuwenden)

  • mit negativem Rechnungsbetrag

  • wird entsprechend mit Soll/Haben vertauscht an Fibu exportiert

  • Kunden-Gutschrift (Ertragsminderung)

    • Gutschrift/Rückvergütung an Kunde (Debitor)

    • Ihr Betrieb ist Lieferant

    • Fibu-Ertragskonto (Soll)

Variante 2: Gutschrift (wenn Ertragsminderungen häufiger vorkommen)

kann auf Wunsch eingerichtet werden

  • Lieferanten-Rechnung (Einkauf/Aufwand)

    • Rechnung von Lieferant (Kreditor)

    • Ihr Betrieb ist Abnehmer

    • Fibu-Aufwandkonto (Soll)

kann auf Wunsch eingerichtet werden

  • Lieferanten-Gutschrift (Aufwandminderung)

    • Gutschrift/Rückvergütung von Lieferant (Kreditor)

    • Ihr Betrieb ist Abnehmer

    • Fibu-Aufwandkonto (Haben)

kann auf Wunsch eingerichtet werden

Filtersuche - Spezielle Filtereinstellungen des Produktfilters


Hinweis

Auf dieser Seite finden Sie spezielle Informationen zum Rechnungsfilter.

Allgemeine/weitere Informationen zu den Filtern finden Sie auf der Seite Filter (allgemeine Informationen)

  • Alle dem Filter entsprechenden Rechnungen werden im Hintergrund zu einer Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)

    • Sie erhalten ein Mail wenn die Verarbeitung beendet ist (Die Verarbeitung kann unter Umständen Stunden dauern!)

    • Die Datei wird unter BETRIEB > DATEIEN gespeichert und nach einem Tag automatisch gelöscht 

    • Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, entsprechend mit Filter arbeiten um diese Grenze nicht zu überschreiten

    • Zusammenfassung = Rechnungskopf (eine Zeile pro Rechnung)

    • Mit Positionen = Rechnungsposition (eine Zeile pro Position)

    • siehe auch 4h. Umsatz-Liste pro Kunde

  • Rechnungslisten drucken. Der Druck ist auf 2500 Datensätze begrenzt.

    • Rechnungsliste mit Fälligkeit, Ausstehende bzw. bezahlte Beträge werden nur korrekt angezeigt wenn der Zahlungseingang in Amacos verbucht wurde. Werden Rechnungen an eine Buchhaltung exportiert, müssen die Ausstände dort ermittelt werden.

    • Rechnungsliste mit MWST-Beträge nach R-Datum

    • Rechnungspositionen

      • gruppiert nach Produkt summiert

      • gruppiert nach Produkt mit Details

      • gruppiert nach Ertragskonto mit Details

      • Totale pro Monat (Umsätze Netto und Brutto gruppiert nach Monat mit Gesamttotal) 

      • Kunden-Umsatzliste (ab Amacos Release V 3.39)

    • Für alle in der Filterselektion enthaltenen Rechnungen wird eine Umsatzliste erstellt mit folgenden Spalten:
      1. Kunde
      2. Anzahl Rechnungen
      3. GesamtRechnungs-Summe (brutto mit MWST)
      4. GesamtRechnungs-Summe (netto ohne MWST) => FETT
      - sortiert nach Spalte 4 absteigend
      - eine Zeile pro Kunde
      - im ListenKopf werden die Filtereinstellungen anzeigt

    • falls konfiguriert können hier unter dem Menüpunkt Mahnungen ausgedruckt werden (eine detaillierte Beschreibung befindet sich hier: 4f. Mahnungen)

OP-Liste erstellen mit folgenden Filtereinstellungen:

  • Status = verschickt, verbucht offen

  • Kategorie = gewünschte Rechnungs-Kategorien markieren

Funktionen

 Neue Rechnung erfassen (2. Stufige Erfassung ab V3.25)

  1. Vertragserzeuger und Partner auswählen > weiter

  2. Weitere Felder ausfüllen...

    • Bezeichnung: Der Name des Vertragserzeugers wird eingesetzt und kann verändert werden

    • Rechnungsdatum: Beim Erstellen leer, Das Tagesdatum wird beim Druck eingesetzt, kann verändert werden

    • Periode von/bis: Zeitraum der Leistungserbringung die verrechnet wird, im "von" wird das Tagesdatum eingesetzt, relevant bei der Bestimmung des MWST Satzes

    • Rechnungskonditionen/Skonto: Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden

    • Referenz Kunde: Referenz-Angabe die der Kunde wünscht, wird auf Rechnung angedruckt

Rechnung kopieren

  • aus einer bestehenden Rechnung eine Kopie als neue Rechnung erstellen

  • Zu beachten: "Verweise" auf Rapporte oder Aufträge werden NICHT übernommen auf die neue Rechnung!

  • Ertrags- bzw. Aufwandkonto der Position wird in die Kopie übernommen

  • siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

  • Rechnungen mit Rapportverweisen / Lieferdaten können nicht kopiert werden

 Rechnung ändern

  • ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes einer Rechnung

 Nächster Arbeitsschritt ausführen

  • Der Rechnungsstatus kann entsprechend dem Rechnungsprozess verändert werden

  • Positionen redigieren: Darunter fallen verschiedene Spezialfunktionen (falls konfiguriert), welche Positionen verändern oder neu erstellen. Momentan gibt es folgende Funktionen:

    • Positionen zusammenzählen: z. B. Arbeitszeit und verschiedene Spesenprodukte (Fahrzeit, km, Essen usw.) werden in eine Position zusammengefasst

    • Mengenrabatt berechnen

    • Jahresrabatt (aufgrund der bezogenen Dienstleistungen) berechnen

Zahlungseingang erfassen

Standardpreise einsetzen

  • Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben

 Rechnung drucken / verschicken

  • Für eine Rechnung wird eine PDF-Datei erstellt

    1. im Status neu und vollständig mit Wasserzeichen “Entwurf” und ohne QR-Einzahlungsschein

    2. im Status freigegeben ohne Wasserzeichen und mit QR-Einzahlungsschein

      1. es wird noch eine Rechnungskopie unter DATEIEN abgelegt

      2. der Rechnungsstatus wird auf verschickt gesetzt

  • Weitere Hinweise

    • Bei Rechnungen im Status Erledigt wird das gespeicherte PDF angezeigt unabhängig davon welcher Detaillierungsgrad ausgewählt wurde 

    • Kontrollieren Sie die PDF-Datei

    • Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren

  • QR-Rechnung / Zahlschein

    • der QR Abschnitt wird wahlweise am Ende der Rechnung gedruckt

    • der QR Abschnitt wird generell auf eine neue Seite gedruckt, in dieser Variante mit der Möglichkeit im oberen Bereich Werbung zu drucken

    • bei Zahlungsbedingungen wie Barzahlung oder Kartenzahlung sowie bei Fremdwährungen wird kein QR Abschnitt gedruckt

    • Auf Wunsch kann für den QR-Einzahlungsschein ein separates PDF erstellt werden 

 Rechnungsliste neu anzeigen

  • Für die aktuellen Filterbedingungen wird die Rechnungsliste neu abgefragt

Assistenten aufrufen

Kopfdatenfelder einer Rechnung

 

  • Partner

    • Kunde, Adressat der Rechnung (Kontakt-Schnellsuche)

    • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe

    • Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein

    •  Der Partner kann geändert werden. Ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden, wird eine Warnung angezeigt

  • Bezeichnung

    • diese Bezeichnung wird auf der Rechnung als Rechnungstitel ausgedruckt

  • Rechnungsdatum

    • Wenn die Rechnung erstellt wird, ist das Feld leer. Sie haben folgende Möglichkeiten, ein Datum zu setzen:

      • individuell pro Rechnung, wenn z.B. die Rechnung ein bestimmtes Rechnungsdatum haben muss. Für eine einzelne Rechnung ist dies auch im Status “Freigegeben” möglich.
        Soll dieses Datum unverändert bleiben, muss die Rechnung “freigegeben werden”, damit es nicht durch einen Seriendruck ungewollt verändert wird.

      • Wenn Sie die Rechnung einzeln drucken, wird das Tagesdatum gesetzt, falls das Feld leer war. Haben Sie das Rechnungsdatum gesetzt, wird es vom System beim Ausdrucken nicht mehr verändert

      • Mit Hilfe eines Seriendruck-Assistenten: Das im Feld “Rechnungsdatum” eingegebene Datum wird für alle Rechnungen gesetzt, die sich im entsprechenden Status (vor Freigegeben) und mit befinden. Alle vorhandenen Daten werden überschrieben. Die Seriendruck-Assistenten eignen sich dazu Daten, die durch einen einzelnen Druck entstanden sind, zu überschreiben.

    • Der Assistent für den Versand der Rechnungen hat ebenfalls ein Datumsfeld, dass zwingend gefüllt werden muss. Dieses Datum wird aber nur auf solche Rechnungen angewendet, die bisher kein Datum hatten. Bereits gesetzte Daten bleiben erhalten.

  • Keine EMail

    • Mit dieser Checkbox kann für diese Rechnung der Versandweg über E-Mail unterdrückt werden, es wird ein PDF für den Postversand erstellt. Kann eingesetzt werden wenn für den Partner oder den Rechnungsempfänger eine E-Mail Adresse hinterlegt ist, man aber diese Rechnung nicht elektronisch versenden möchte.

  • Periode von/bis (Rechnungszeitraum)

    • Beginn = Beginn der Rechnungsperiode bzw. Rechnungsdatum, wenn Ende leer

    • Ende = Ende der Rechnungsperiode oder leer

    •  Das Ende muss nach dem Beginn liegen, wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, kann nicht mehr korrigiert werden → Fenster schliessen und neu öffnen 

    •  Wenn keine Gruppe mit Lieferdatum vorhanden ist, darf der Zeitraum nicht über den Wechsel eines MWST Satzes liegen

  • Rechnungskonditionen / Skonto

    • Wird durch den vordefinierten Wert im Rechnungserzeuger gesetzt (wird bei der Einrichtung in Absprache mit dem Kunden von Martha Software eingerichtet)

    • Zahlungsfrist kann für diese Rechnung überschrieben, Skonto kann erfasst werden

    • Wurde bei der Einrichtung von Martha Software "Kundenspezifisch" gewählt, wird jeweils die letzte Rechnung des Kunden verwendet um bei einer neuen Rechnung die Kondition einzusetzen

  • Referenz Kunde

  • Unsere Referenz

    • Optional: Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
      Wird auf der Rechnung angedruckt wenn vorhanden

  • Sachbearbeiter

    • Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Rechnung erstellt

  • Detaillierungsgrad Druck
    Mit dieser Einstellung können Positionspreise oder alle Positionen auf der Auftragsbestätigung (PDF) unterdrückt werden. Der Standard ist "Normal". Im Erzeuger kann eine permanente Abweichung vom Standard durch den Administrator konfiguriert werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl

    • Normal = Standardeinstellung, alle Positionen werden mit Preisen ausgedruckt, Gruppen werden ausgedruckt, Gruppensummen werden je nach Konfiguration der Druckvorlage ausgedruckt.

    • Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen = Diese Einstellung gilt für diese Rechnung.

    • Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Rechnung - es gibt keine nachfolgenden Dokumente.

    • Keine Positionspreise, nur Gruppentotale = Diese Einstellung gilt für diese Rechnung.

    • Keine Positionspreise, nur Gruppentotale (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Rechnung - es gibt keine nachfolgenden Dokumente.

  • Text

    • Hier können sie beliebige interne Informationen zur Rechnung ablegen

  • Zusatznummern (keine Eingabe über Benutzeroberfläche möglich)

    • Durch die Verwendung von Schnittstellen können Zusatznummern zu Verträgen gespeichert werden

    • Im Filter gibt es ein Feld, worin nach solchen Nummern gesucht werden kann

Unterbereiche von RECHNUNGEN

POSITIONEN

  • Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Preisen der Rechnung (Produkte-Schnellsuche)

  • Wird eine Positions-Zeile rot angezeigt, weisst das darauf hin, dass für diese Position kein Preis vorhanden ist

    • Für reine Text-Positionen muss das Mengenfeld 0 sein, dann wird die Zeile normal schwarz angezeigt.

  • Wichtig: Unter Details kann mit das Ertragskonto geändert werden,
    (Dies kann bei Rechnungen mit Fremdwährung, für Produkte mit Ertrags-Konto nötig sein, da für die Verbuchung einer Rechnung, die Währung der Rechnung und des Ertragskontos übereinstimmen müssen!)

KATEGORIEN

  • Zuteilung der Rechnung zu einer oder mehreren Kategorien

Arbeitsschritte

  • Liste, wann wer welche Arbeitsschritte an der Rechnung ausgeführt hat

DATEIEN

  • Rechnungs-PDF wird hier abgelegt:

    • bis und mit Status Verschickt wird die Rechnung als PDF bei jedem Ausdruck ersetzt

    • nach Status Verschickt wird beim Druck das angehängte PDF angezeigt

  • Anhängen von beliebigen Dateien

  • zB. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.

  • Grösse max. 5MB

NOTIZEN

  • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten

  • Spezielle Titel-Stichworte für Rechnung

    • "Prolog": der Text wird auf der Rechnung als Vortext vor den Positionen ausgedruckt

    • "Epilog": der Text wird auf der Rechnung als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

KONTAKTE

ADRESSEN

  • Wenn die Rechnung gedruckt wird, werden hier die zugewiesenen Postadressen hinterlegt, solange die Rechnung noch nicht abgeschlossen ist

  • Damit ist sichergestellt, dass Rechnung auch nach Jahren noch gleich ausgedruckt werden kann, auch wenn sich die Adresse des Rechnungsempfängers in der Zwischenzeit geändert hat.

VERWEISE

  • werden vom System erstellt und zeigen die Verbindung der Rechnung zu anderen Vorgängen:

    • z.B. Rapport, wenn ein Rapport mithilfe eines Assistenten verrechnet wurde (Rapport > Rechnung erstellen)

    • Auftrag, wenn ein Auftrag mithilfe eines Assistenten verrechnet wurde (Auftrag > Rechnung erstellen)

KONTEN

  • Liste der Konten, welche für die Verbuchung benutzt werden

BUCHUNGEN

  • Liste der Sachkonto-Buchungen, die aus dieser Rechnung beim Verbuchen entstanden sind

  • Kontoname und Währung wird angezeigt wenn der Mauszeiger auf der Kontonummer steht

Rechnung kann nicht annulliert werden

Falls beim Annullieren einer Rechnung folgende Meldung erscheint:

müssen Sie den amacos-Support (062 871 60 11 oder support@amacos.ch) kontaktieren, damit wir diese Situation für Sie bereinigen können.

Werbung auf dem QR Einzahlungsschein

Wenn Ihr Betrieb bereits konfiguriert ist, einen QR Schein zur Rechnung als separates Dokument zu drucken (analog zum heutigen Vorgehen mit dem orangen Einzahlungsschein), kann das Layout der QR Seite im oberen Bereich betriebsspezifisch gestaltet werden. Eine Anleitung finden Sie unter Betrieb > Dateien, oder folgen Sie diesem Link

Rechnungen per Email versenden

Rechnungen können direkt aus amacos an den Kunden versendet werden.

Eine Dokumentation finden Sie hier: Voraussetzungen und Besonderheiten bei Email-Versand