KUNDEN

Inhalt

Allgemeines

In diesem Bereich stehen Ihnen die Stammdaten zu Ihren Kunden zur Verfügung:

• Hier können Sie z.B. neue Kunden erfasst, Kundendaten einsehen und abändern, Kundengruppen erfassen und diesen Kunden zuweisen.

Die Kundenverwaltung beinhaltet folgende Elemente

• Betriebe (Firmen, juristische Personen)
  
  

  • Wenn immer möglich sollte ein Kunde als Betrieb erfasst werden (vor allem Landwirtschaftsbetriebe, Einzelunternehmen, usw.)

  • Damit eine Firma mit Abteilung für die Rapportierung eindeutig erkannt werden kann, muss sie in ein Feld geschrieben werden

  • Für eine Offerte, Auftrag oder Rechnung kann später noch eine Kontaktperson zugewiesen werden

• Kontaktpersonen (Mitarbeiter, Kontaktpersonen eines Betriebes)
  
  

  • Nur mit Name, Vorname und Rolle (Mitarbeiter) im entsprechenden Betrieb erfasst (d.h. ohne Postadresse)

• Privatperson mit Postadresse
  
  

  • Privatpersonen, bzw. Mitarbeitende sollten i.d.R. immer mit Ihrer Rolle zu einem Betrieb erfasst werden.

Privater vs. öffentlicher Kontakt

• Schwarze Zeile = Privater Kontakt

• Blaue Zeile = Öffentlicher Kontakt

Filtersuche - Kundenfilter

Unscharfe Suche

• Um nach diesem und ähnlichen Suchbegriffen zu suchen, setzen Sie bei Unscharfe Suche den Haken
  
  

  Open

  

• Dann ändert sich die Filtermaske
  
  

  Open

  

• Geben Sie den Suchbegriff ein und klicken auf die Lupe

  • Suchen Sie nun z.B. nach Albiser (anstatt Albisser), werden auch ähnliche Schreibweisen wie Albisser mit zwei "s" gefunden

Knöpfe spezifisch für den Kundenfilter

 Ausgewählte Objekte als Excel herunterladen

• Kundendaten 

  • Serienmails erstellen

  • Serienbrief erstellen

  • KundenExport Spaltenbeschreibung

• Beziehungen

  • in diesem Export werden ausgehend von den gefilterten Kunden alle zugewiesenen Kontakte der Richtung "BEZIEHUNGEN-ZU" mit Rolle und Gültigkeitsdatum ausgegeben.
    Anwendungsbeispiele: Liste der Ansprechpersonen der Kunden, Liste der abweichenden Rechnungsadressen etc.

Funktionen in der Kundenverwaltung

Neuer Kunde...

• Neuen Kunden erfassen bzw. beantragen, Details siehe Neuen Kunden erfassen - Detaillierte Beschreibungen

• Kontaktsuche durchführen

• Kontakt in min. eine Kundengruppe übernehmen

 Kontakt ändern...

• Der Betriebsname und die Korrespondenzsprache einer Firma oder Name, Vorname einer Person, kann geändert werden

•  Ein öffentlicher Kontakt (blaue Schrift) kann nicht geändert werden, dies sind in den meisten Fällen Anbieter von Modulen oder Lieferanten von Produkten

• Kontaktnummern
  Bei privaten Kontakten können Zusatznummern zu definierten (vom Systembetreiber) Präfix erfasst werden
  Zusatznummern werden auf doppelte Einträge geprüft, eine entsprechende Meldung wird in diesem Fall gezeigt
  Bei globalen Kontakten können Zusatznummern nur vom Administrator geändert werden

Aktivität für diesen Kunden erfassen

• Nur bei aktivem Modul für Aktivitäten

• Das Programm springt auf Aktivitäten und Sie können sehr schnell eine Aktivität erfassen

 Kontakt deaktivieren

• Nur für private Kontakte möglich

 Kontakt wieder aktivieren

• Deaktivierten Kontakt wieder aktivieren (nur deaktivierte, private Kontakte)

Kundenliste neu anzeigen

• Für die aktuellen Filterbedingungen wird die Kundenliste neu abgefragt

Assistenten...

• Ist kundenspezifisch eingerichtet

• Nutzen Sie diesen Assistenten, um ihre Kontakte nach Dubletten zu durchsuchen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite: Doppelte Kontakte zusammenführen

Unterbereiche von Bereich KUNDEN

Zum ausgewählten Kontakt können Sie in den Unterbereichen weitere Details zum Kunden aufrufen oder auch anpassen:

ADRESSEN

• Auflistung von beliebig vielen Adressen (Telefonnummern, Anschriften, E-Mail-Adressen (siehe E-Mail-Regeln), etc.)

• Das Flag Hauptadresse wird zur Zeit nicht verwendet und es spielt daher keine Rolle, welche Adresse markiert wird

•  Alle Änderungen in diesem Bereich werden vom Systembetreiber aktiviert. Sobald die Aktivierung von Systembetreiber vorgenommen wurde, erhalten Sie eine E-Mail

Funktionen

• Wichtig: Folgende Funktionen funktionieren nur für Betriebe und Personen mit Postadresse
                 Adressen für unvollständige Personen, können über "Mitglieder" von betroffenen Betrieben verwaltet werden

 Erfassen einer neuen Telefonnummer, E-Mail- oder Internetadresse oder Postadresse - Lieferadresse

• Telefonnummern neu ab Version 3.34

  • Alle Nummern werden nach der Eingabe im internationalen Format gespeichert

  • Die Eingabe von CH-Nummern kann ohne Landesvorwahl erfolgen (immer 10-stellig)

  • Bei internationalen Nummern kann die Landesvorwahl mit 00 oder + angegeben werden

  • Beim Speichern wird eine Prüfung nach bekannten Nummernmustern gemacht

 Adresse ändern

• Ändern einer einer bestehenden Adresse 

• Bei Postadressen zu beachten: Abweichende Anschrift 1 / 2

  • Ist für den Fall, wenn die zu lange Firmenanschrift für die Postadresse nicht im Feld "Name" eingegeben werden kann

  • Es muss die komplette Anschrift in diese abweichenden Felder 1 / 2 eingegeben werden

  • Das Feld Name gilt in diesem Fall nur für die Kundenauswahl und wird in der Postanschrift nicht verwendet

 Adresse löschen

•  Wenn Sie einen Kontakt nicht mehr in Ihrer Kundenauswahl möchten, sollten Sie diesen NICHT löschen sondern aus Ihren Kundengruppen entfernen (siehe weiter unten)

 Aktualisieren

BEZIEHUNGEN-ZU

Hier werden vom ausgewählten Betrieb die jeweiligen Mitarbeitenden (Mitglieder) angezeigt. Ist in der Filterliste eine Person ausgewählt, ist dieses Feld i.d.R. leer. Zum ausgewählten Mitglied werden auf der rechten Seite jeweils die zugehörigen Details angezeigt.

• Wählen Sie den eigenen Betrieb aus, werden hier alle aktiven Mitarbeitenden angezeigt

  • Beim eigenen Betrieb werden hier alle eigenen Mitarbeiter angezeigt. Die Anschrift kann hier geändert werden, möchten Sie weitere Details z.B. zur Anstellung anpassen, müssen dies unter BETRIEB → MITARBEITER tun

• Rollen für KUNDEN-Beziehungen zwischen Kontakten

Funktionen

 neue Beziehung...
Um eine "neue Beziehung zu" zu erfassen, gibt es zwei Möglichkeiten

1. Sie erstellen eine Beziehung zu einem bestehenden Kontakt

   1. Rolle wählen

   2. Kontakt: Suchen Sie den gewünschten Kontakt (tippen Sie z.B. mind. die ersten drei Buchstaben des Firmennamens, Vor- oder Nachnamens ein)

   3. Klicken Sie auf Speichern

   4. Eine neue Beziehung zu einem bestehenden Kontakt mit der gewünschten Rolle wird dem Betrieb zugefügt

2. Sie erstellen eine Beziehung zu einem neuen Kontakt

   1. Rollen wählen

   2. Klicken Sie auf Neuer Kontakt

   3. Erfassen Sie die zusätzlichen Angaben zum neuen Kunden
      
      

   4. Klicken Sie auf Speichern

   5. Eine neue Beziehung zu einem neu angelegten Kontakt mit der gewünschten Rolle wird dem Betrieb zugefügt

Beziehung bearbeiten...

• zu vollständigen Kontakt (Gültigkeitsdatum, Text)

• zu unvollständigem Kontakt (Nachname, Vorname, Geschlecht, Rolle, Gültig ab, Text)

 Beziehung beenden...

• Beziehung auf ein bestimmtes Datum beenden
  
  

 Aktualisieren

• Aktive Mitglieder (Beziehungen)

• Alle Mitglieder (Beziehungen)

Details von Personen-Beziehungen (rechte Seite)

 Neue Adresse...

• Erfassen einer neuen Adresse (Telefonnummer oder E-Mail)

• Telefonnummern neu ab Version 3.34

  • Alle Nummern werden nach der Eingabe im internationalen Format gespeichert

  • Die Eingabe von CH-Nummern kann ohne Landesvorwahl erfolgen (immer 10-stellig)

  • Bei internationalen Nummern kann die Landesvorwahl mit 00 oder + angegeben werden

  • Beim Speichern wird eine Prüfung nach bekannten Nummernmustern gemacht

 Adresse ändern

 Adresse löschen...

 Aktualisieren

BEZIEHUNGEN-VON

• Hier werden vom ausgewählten Kontakt folgende Beziehungen aufgelistet:

  • Personen zu Betrieben aufgelistet

  • von Betrieben zu anderen Betrieben (Ansprechperson und/oder Rechnungskontakt)

• Die Anzeige ergibt sich aus der Erstellung von Beziehungen aus dem Unterbereich BEZIEHUNGEN-ZU

KUNDENGRUPPEN

 Eine Person oder eine Firma kann für Einträge (Rapporte, Rechnungen etc.) nur verwendet werden, wenn sie mindestens einer Kundengruppe angehört

Der Unterbereich KUNDENGRUPPEN dient zur Verwaltung der Kundengruppen:

• Erstellen, bearbeiten und löschen von Kundengruppen

• Kunden einer oder mehreren Kundengruppen zuweisen

• Kunden aus Kundengruppen entfernen

  •  wird eine Kunde aus allen Kundengruppen entfernt, steht die Adresse für neue Verträge nicht mehr zur Verfügung

  • Auf dem Tablet wird der Kontakt entfernt, auf bestehenden Rapporten wird der Kunde mit ??? angezeigt 

  • Wurde dies aus Versehen gemacht, kann der Kunde über das 

     Symbol ganz oben wieder zur Auswahl hinzugefügt werden

Funktionen

 Kundengruppe ändern

• Name einer Kundengruppe ändern

 Neue Kundengruppe

 Kundengruppe löschen... 

•  nach Rückfrage wird die Gruppe unwiderruflich gelöscht

• Die Kundengruppe wird aus den jeweiligen Kontakten entfernt

 Aktualisieren

 Globale Kundengruppen sind in der Liste nicht sichtbar, im Filter stehen jedoch "globalen Kundengruppen" zugeteilte Kundengruppen zu Auswahl 

AKTIVITÄTEN

Auflistung aller Aktivitäten zum Kunden

VERKAUF

Auflistung aller Offerten, Aufträge und Rechnungen zum Kunden (annullierte werden nicht angezeigt).

• Wichtig bei Rechnungen: Es wird neu in der Spalte Beginn das Rechnungsdatum angezeigt, die Sortierung der Liste ist aber nach wie vor nach dem Beginn-Datum der Rechnung 

DATEIEN

Im diesem Unterbereich können zum Kunden Dateien angefügt werden.

• (neu ab V 3.46.5)

• Mit dem Titel Rapporthistory werden Inhalte aus früheren Rapporten dieses Kunden gesammelt und als Datei zum Tablet/Handy übermittelt
   Dies setzt voraus, dass keine Tablets der Version Android 4.0 mehr für die Rapportierung verwendet werden

Durch Setzen oder Entfernen von Mobile wird die Datei zum Tablet/Handy übermittelt oder nicht

Hinweise 

• Wenn Sie eine Datei nicht mehr aufs mobile Gerät senden möchten, entfernen Sie den Haken bei Mobile

• Wenn Sie eine Datei gelöscht haben, ändern Sie etwas an der Adresse damit die Löschung sofort übermittelt wird 

NOTIZEN

• Anhängen von beliebigen Notizen (Info oder Warnung) zu entsprechenden Titel-Stichworten

  • Die Notizen "Warnung" werden in den Kundenhinweisen angezeigt

• Notizen mit der Markierung Abgleich Mobile werden auf die Tablet-Geräte synchronisiert

  • Sortierung auf dem Tablet: 

    • 1. Warnung(en), innerhalb alphabetisch sortiert nach Titel (kein HTML möglich)

    • 2. Info(s), innerhalb alphabetisch sortiert nach Titel (Beispiel Zeilen 1+2)

•  Die Rapporthistory wird nur noch dann als Notiz (Textdatei) erstellt, wenn "ältere" Tablets mit Android 4.0 für die Rapportierung im Einsatz sind
  Rapporthistory ist vom Typ "Info" und gliedert sich in die Reihenfolge ein (Beispiel Zeilen 3-5) 

  • der Zeitraum der dafür berücksichtigt wird, wird vom Systembetreiber für alle Rapporttypen eingestellt

  • Pro Kunde werden maximal die 350 neusten Rapportpositionen (aufgerundet auf ganze Rapporte) berücksichtigt (Rapportdatum) 

  • Rapporte von bestimmten Rapporttypen können für die Zusammenstellung der History ausgeschlossen werden

• Beispiel NotizText-Anzeige auf dem Tablet:

  1. ^{!!! Warnung: "Kunde immer am Vormittag anrufen"}

  2. ^{!!! Warnung: "Temporär Anfahrt über..."}

  3. ^{Info: "Allgemeine Kunden-Info"}

  4. ^{Info: "Rapporthistory"}

     1. <sup>12.08.2017
        
        ..........</sup>

     2. <sup>25.12.2017
        
        ..........</sup>

  5. ^{Info: "Strecke"}

Briefadresse für Geschäftsdokumente

MWST Nummer des eigenen Unternehmens

Das Standarddesign der Layouts druckt im Kopfbereich die MWST Nr. des eigenen Unternehmens aus.

Die Mehrwertsteuernummer muss bei der Adresse hinterlegt werden, die den eigenen Betrieb repräsentiert. Diese Adresse gehört in der Regel der Kundengruppe “eigener Betrieb an” und führt das Kurzeichen des Unternehmens: