Rapport App zur vereinfachten Zeitaufschreibung “Stempeluhr” für Android und IOS

Überblick

AmacosTime soll zur einfachen Zeiterfassung auf dem persönlichen Mobiltelefon dienen in Form einer Stempeluhr oder Stoppuhr.

Nachdem der Auftrag oder das Projekt gewählt wurden, beginnt mit START die Zeitaufschreibung. Sie wird beendet mit STOP.

Einfacher geht’s kaum noch….

In einem Betrieb können z.B. für verschiedene Bereiche unterschiedliche Stempeluhren verwendet werden. Pro Mobiltelefon kann nur ein Stempeluhr-Typ aktiv sein.

Je nach Wunsch können auf amacosTime Spesen und Abwesenheiten rapportiert werden.

Die App bietet auch die Möglichkeit, in vereinfachter Form Regierapporte und Auftragsrapporte zu erfassen.

amacosTime ersetzt nicht amacosMobile. Sie ergänzt die Möglichkeit einer vereinfachten Rapportierung auf Mobiltelefonen sei es mit dem privaten Natel (“Bring your own device”) oder mit dem Firmen-Natel

Erste Einrichtung

Je nach OS wird die App im Google Play Store heruntergeladen (Android) oder per Mobile Device Management (Martha Software AG) auf das Natel verteilt (IOS).

Die Erste Anmeldung bzw. auch spätere Einrichtung/Anpassung muss mit einem Benutzerkonto erfolgen, das bereits eine amacosWeb Berechtigung hat. Die Schritte sind - ausser die Auswahl des Benutzers - in beiden Fällen dieselben.

..wir gendern nicht im laufenden Text …

Der (berechtigte) Web Benutzer meldet sich unter Verwendung seiner Zugangsdaten an. Dazu benutzt er den 2FA Code seiner Authenticator App.

Im folgenden Schritt werden alle vorhandenen Tablet-Konten des Betriebs angezeigt. Das Tablet-Konto, das verwendet werden soll, muss demnach bereits von amacos-Support eingerichtet worden sein.

Markieren Sie das Tablet-Konto, das verwendet werden soll.

Beachten Sie dabei die Angaben in Klammern hinter dem Tablet-Namen:

• (in_use) = dieses Tablet-Konto wird bereites verwendet. Wählt man es aus, wird das neue Gerät autorisiert, das bisherige Gerät kann keine Rapporte mehr senden.

• (same) = das Konto ist bereits auf diesem Gerät schon einmal eingerichtet worden

• (free) = ein freies Konto, das bisher nie verwendet wurde

Ein einmal gewähltes Konto kann im Nachhinein nicht geändert werden. Dieser Schritt steht nur in der ersten Einrichtung der App zur Verfügung. Um ein Konto zu wechseln, müsste die App gelöscht und neu installiert werden.

Wenn im Unternehmen mehrere Stempeluhren definiert wurden, muss die Stempeluhr, die auf diesem Gerät verwendet werden soll, ausgesucht werden (ohne Bild).

Wenn gewünscht, kann die Eingabe eines vierstelligen Codes beim Ein- und Ausstempeln erzwungen werden. Damit kann erreicht werden, dass die Zeiterfassung nur an einem Standort, wo sich der “Code-Geber” befindet, vorgenommen werden kann. Als Code-Geber dient die AmacosTime-Code App, die auf einem Android Gerät installiert werden kann. Es ist auch möglich, eine andere Authenticator-App dafür zu verwenden.

Ob ein Code erforderlich ist oder nicht, wird pro Gerät eingestellt.

Danach werden all jene Rapporttypen angezeigt, die sowohl auf acoMobile als auch für acoTime verwendet werden können. In diesem Schritt könnten die Rapporttypen auf diesem Gerät ausgeblendet werden. Ausgeblendete Rapporte könnten in diesem Schritt wieder eingeblendet werden.

Wird ein Rapport im Betrieb als “Zusatzrapport” definiert, ist er standardgemäss für alle App-Nutzer sichtbar.

Der Einrichtungsassistent schliesst mit diesem Schritt.

Die Stempeluhr

Je nachdem, wie die Stempeluhr konfiguriert ist, werden entweder Tätigkeiten oder Aufträge angezeigt. Enthalten die Aufträge Details, können diese mit einem Fingertip auf dem Eintrag angezeigt werden.

Die Zeitaufschreibung startet mit der Auswahl der gewünschten Position. Die Projektliste kann durchsucht werden.

Mit START startet die Zeitaufschreibung und läuft solange, bis STOP gedrückt wird. Die Zeitaufschreibung läuft weiter, auch wenn die App im Hintergrund läuft oder beendet wird (“auswischen”).

Mit STOPP wird die Zeiterfassung beendet.

Es muss

• eine Pause ausgewählt

es kann

• ein Kommentar zum Rapport erfasst werden.

Mit ABSCHLIESSEN wird der Rapport geschlossen…

… und versendet. Bitte wischen Sie die App nicht aus, wenn Daten geladen oder gesendet werden.

Ist der Rapport versendet, springt die App wieder auf die Auswahl der Projekte/Aufträge.

Zusätzliche Funktionen

Absenzen

Auf AmacosTime können Absenzen erfasst werden.

Handelt es sich dabei um Absenzen, die pro Tag erfasst werden, kann der Zeitraum auf dem Kalender mit zwei Fingertips bestimmt werden. Mit dem ersten Tip wird der Von-Tag gewählt, mit dem zweiten der Bis-Tag. Danach kann der Eintrag gespeichert werden.

Optional kann man mit einem Tip auf das Stift-Symbol oben rechts der Eintrag per Tastatur erfolgen.

Spesen

Spesen können ebenfalls erfasst werden.

Im Rapport könnte auch ein Beleg fotografiert und mitgesendet werden.

Regierapporte

AmacosZeit unterstützt Regierapporte.

Bei einem Regierapport muss zuerst der Kunde ….

… und danach das Produkt gewählt werden.

Auftragsrapporte

Auftragsrapporte können so eingestellt werden, dass sie auch mit AmacosZeit verwendet werden können. Allerdings muss Folgendes beachtet werden:

• Der Auftragsrapport muss eine (1) Auto-Position haben

• Die automatische Übernahme von Auftragspositionen wird nicht unterstützt

Nacherfassung von Arbeitszeiten

Analog zur App amacosMobile ist es möglich, in Zusatzrapporten Arbeitszeiten nachzuerfassen.

Dabei muss das Datum des Tages angegeben werden, an dem der Rapport endet. Wenn erlaubt, kann Arbeitszeit rückwirkend erfasst werden.

Die Uhrzeit kann mit zwei Fingertips erfasst werden.

1. Der erste Tip ist die Auswahl der Stunde

2. der zweite Tip die Auswahl der Minute.

Die Darstellung der Uhr von Stunde zu Minute wechselt automatisch. Optional kann man mit einem Tip auf das Tastatur-Symbol links unten die Uhrzeit per Tastatur eingeben.

Sicherheit

Die Anmeldung der Geräte an den Servern funktioniert nur mit einem Konto mit 2FA

Einmal Codes für Start/Stop

Damit sichergestellt werden kann, dass der Start und das Stop der Zeitaufschreibung an einem bestimmten Ort stattfindet, kann die Stempeluhr so eingestellt werden, dass in beiden Fällen ein vierstelliger Code eigegeben werden muss. Dieser vierstellige Code wird von einer App generiert, die auf einem Android Gerät, z.B. in der Werkstatt installiert wird. Die App erhalten Sie über Martha Software GmbH oder Sie verwenden eine Authenticator App, die nicht erlaubt, dass ein Code exportiert/auf ein anderes Telefon migriert wird, wie z.B. Microsoft Authenticator. Wird eine Standard-Authenticator App verwendet, sind nur die ersten vier Ziffern relevant.

Wie beim 2FA Code wechselt die vierstellige Ziffer alle 30 Sekunden.

Weitere Funktionen

Erfasst man bei Absenz-, Regie- oder Auftragsrapporten Positionen stehen weitere Funktionen in der unteren Leiste zur Verfügung

In der oberen rechten Ecke kann über die drei vertikalen Punkte das Menu geöffnet werden.

• Tageszusammenfassung: Eine Zusammenfassung und Summierung der erfassten Tätigkeiten pro Tag

• Weitere Rapporte: Über dieses Menu können weitere Rapporte, wie z.B. Absenzen, Auftrags- oder Regierapporte aufgerufen werden.

• Datenabgleich: Aktiv den Datenabgleich (Aktualisierung der Daten) anstossen

• Über AmacosZeit: Informationen über Betrieb, user, App Version und Status des Datenabgleichs.

• Einstellungen: Damit startet der Einrichtungs-Assistent (siehe oben)

Einschränkungen

amacosTime ist für die vereinfachte Erfassung von Leistungen und primär für die Zeitaufschreibung konzipiert. Daher gibt es bei der Verwendung gegenüber der App amacosMobile einige Einschränkungen:

Auftragsrapport

• Auftragspositionen können nicht in den Rapport übernommen werden

• Es muss eine (1) automatische Position konfiguriert sein

Konfigurationen

Es werden nur folgende Konfigurationen unterstützt:

• Arbeitszeitbeginn/Ende/Pause

• Datumsauswahl von bis

• Mengenerfassung (die Einheit wird angezeigt)

Konfigurationen wie z.B. Fuhrenzähler, Einheitenrechner, Mengenkalkulationen werden nicht unterstützt.