Inhalt

Auftragsabwicklung mit WIR

Allgemeines

In diesem Bereich können Aufträge von Kunden verwaltet werden

Der Ausdruck von Auftragsbestätigungen ist nach dem allgemeinen Layoutaufbau gestaltet
Den Aufträge ist ein einfacher Workflow (Prozess) hinterlegt, welcher über Arbeitsschritte durchlaufen werden kann
- für lagerrelevante Aufträge: siehe 3. Lagerführung im Betrieb
Aus Aufträgen können Rechnungen erstellt werden
Es können wiederkehrende Aufträge angelegt werden, für welche in der hinterlegten Periode laufend Rechnungen erstellt werden
Einem Auftrag können beliebig viele Rapporte zugewiesen werden
- zur Nachkalkulation oder zur zusätzlichen Verrechnung
Regeln für Geschäftsbereiche
Separat kann eine "Erweiterung zur Bestellabwicklung" erworben werden, mit der auf verschiedene Arten Bestellvorschläge gemacht werden können
Merkblatt neue MWST-Sätze Schweiz per 1.1.2018

Checklisten zur Abrechnung

Filtersuche - Spezielle Filtereinstellungen des Produktfilters

Hinweis

Auf dieser Seite finden Sie spezielle Informationen zum Auftragsfilter.

Allgemeine/weitere Informationen zu den Filtern finden Sie auf der Seite Filter (allgemeine Informationen)

Alle dem Filter entsprechenden Aufträge werden im Hintergrund zu einer Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)

Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, entsprechend mit Filter arbeiten um diese Grenze nicht zu überschreiten
Sie können zwischen 3 verschiedenen Exporten wählen
- Zusammenfassung (Kopfdaten, eine Zeile pro Auftrag)
- Mit Positionen (Kopfdaten und Positionsdaten, eine Zeile pro Position)
- Rüstliste Diese wird zusammengefasst nach Produkt und direkt ohne Aufbereitung heruntergeladen
Wenn die Verarbeitung beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail
Die Datei finden Sie unter BETRIEB > DATEIEN, da wird sie nach einem Tag automatisch gelöscht
Bestell-Liste aus Aufträgen erstellen

Funktionen

Neuer Auftrag...

Neuer Auftrag
1. Vertragserzeuger*
  - Im Normalfall "Auftrag"
  - Für unterschiedliche Zwecke können weitere Auftrags-Typen hinterlegt werden
2. Partner* auswählen
  - Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
3. Weiter
Weitere Felder ausfüllen... → Siehe Kopfdatenfelder

Auftrag kopieren

Aus einem bestehenden Auftrag wird eine neuer Auftrag mit allen Daten und Elementen erstellt
Dieser kann dann für ähnliche Zwecke einem neuen Interessenten zugewiesen werden
Ertrags- bzw. Aufwandkonto der Position wird in die Kopie übernommen
Siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

Auftrag bearbeiten...

Ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes eines Auftrages

Arbeitsschritt...

Der Auftragsstatus kann entsprechend der Auftragsprozesse geändert werden
Wichtig: Bei lagerrelevanten Aufträgen ist folgendes zu beachten: 3. Lagerführung im Betrieb
Aufträge mit periodischen Rechnungen können bis max. 2 Wochen nach abschliessen wieder bearbeitet werden
Je nach Arbeitsschritt, (z. B. Positionen redigieren) kann es sein, dass die Positionsliste von Hand mit aktualisiert werden muss

Rechnung erstellen...

Aus dem markierten Auftrag (Status Aktiv) wird eine neue Rechnung erstellt (keine Verwendung von bestehenden Rechnungen)
Aus einem Auftrag können mehrere Rechnungen erstellt werden
- Eine normale Rechnung entspricht der Schlussabrechnung
- Es können auch mehrere Akontorechnungen und danach die Schlussabrechnung gestellt werden
Die gewählte Rechnungskondition wird auf die Rechnung übertragen
Ist keine Rechnungskondition gewählt, wird der Standardwert aus dem Rechnungs-Formular eingesetzt
Siehe auch: Datenübergabe Verträge
Wichtig!
- Die MWST-Einstellung wird vom Auftrag auf die Rechnung übernommen
- Es kann nur ein Rechnungserzeuger gewählt werden der mit der Währung des Auftrags übereinstimmt
Für eine Lieferantenbestellung kann keine Rechnung erstellt werden. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Standardpreise einsetzen...

Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben

Rapporte

Es werden alle Rapporte, die auf diesen Auftrag verweisen, angezeigt

Auftrag drucken...

Für einen Auftrag können folgende Dokumente als PDF-Dateien erstellt werden
- - Auftragsbestätigung
    - Hier können Sie für den gewählten Auftrag eine PDF-Datei (für Ihre Ablage oder einen Ausdruck) erstellen
    - Es stehen drei Varianten zu Auswahl
    - Eine Kopie kann wahlweise erstellt werden, sie wird im Unterbereich DATEIEN mit dem gewünschten Namen gespeichert
    - Weitere Hinweise
      - Kontrollieren Sie die PDF-Datei
      - Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren
  - Lieferschein (ohne Preise)
  - Nachkalkulation
    Preisverwendung ab AcoWeb 4.17
    1. Ist ein Ankaufspreis vorhanden wird dieser verwendet
    2. Ist eine allgemeine Gewinnspanne eingetragen wird diese mit dem VK Preis multipliziert (der Wert muss vom Administrator hinterlegt werden)
    3. Der Verkaufspreis wird verwendet
    - Aufwand: Positionen aus Auftrags-Rapporten, Preise werden aus dem Rapport (1. Priorität) dann aus der Preisliste verwendet
    - Ertrag: In Rechnung gestellte Leistungen
    - Auftragsberechnung: Gesamttotal des Auftrags abzüglich aller Rapportpositionen vom Typ Auftragsrapport
    - Gesamtberechnung: Ertrag - Aufwand
- Der Assistent Rüstliste kann ab 12.03.2018 nur noch über den entsprechenden Assistenten per gedruckt werden (muss speziell eingerichtet werden, für Kunden mit Stücklistenprodukten)
Weitere Hinweise
- Kontrollieren Sie die PDF-Datei.
- Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren.
- Nur Gruppentotale: Sofern die Druckvorlage für Gruppentotale eingerichtet ist, werden nur diese und keine Positionen gedruckt.

Aktualisieren

Auftragsliste neu anzeigen
Für die aktuellen Filterbedingungen wird die Auftragsliste neu abgefragt

Assistenten aufrufen

Liste der verfügbaren Assistenten ist kundenspezifisch

Allgemeine Assistenten
- Auftragskoordinaten hinzufügen
- Entwurfsmodus ein/aus
Vollständige Liste der möglichen Assistenten

Kopfdatenfelder eines Auftrages

(Mit * gekennzeichnete Felder sind Muss-Felder)

Partner*
- Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
- Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
- Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
- Der Partner kann geändert werden, ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden wird eine Warnung angezeigt
Bezeichnung*
- Der hier eingegebene Text wird auf der Auftragsbestätigung als Titel ausgedruckt
Auftragsdatum*
- Das Tagesdatum wird automatisch eingesetzt, dieses kann angepasst werden
- Wird auf der Auftragsbestätigung als Auftragsdatum ausgedruckt
- Datum wird zur Preisfindung verwendet
Voraussichtliches Lieferdatum
- Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
- Wenn nicht vorhanden, wird das Auftragsdatum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
Rechnungskonditionen*
- Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann angepasst werden
- Zahlungsfrist auswählen
Skonto
- Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann angepasst werden
- Gewünschten Skonto auswählen
Kunde Referenz
- Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt
- Regeln zum KundenReferenzFeld
Unsere Referenz
- Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
- Wird auf die Rechnung übernommen und auf der Auftragsbestätigung angedruckt wenn vorhanden
Rapportverweis
- Wird standardmässig für die Rapportverknüpfung für diesen Auftrag verwendet (Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag)
- Auswahlliste
  - (leer) → Regierapport wird automatisch eingesetzt
  - Regierapport
  - Auftragsrapport
- : bleibt dieses Feld leer, dann werden alle Rapporte als Regie-Rapporte verrechnet!
  Empfehlung: geben Sie hier immer einen Wert an, so dass klar ersichtlich ist, wie die Auftrags-Rapporte verrechnet werden
Objektbezug (Auswahl)
- Sind Objekte beim Kunden vorhanden, wird "Kundenspezifisch" eingesetzt, sonst "Allgemein". Die Auswahl kann geändert werden.
- Auswahlliste
  - Kundenspezifisch
  - Allgemein
Objektbezug
- Es kann ein Objekt gewählt werden, das mit dem Auftrag verbunden werden soll, z.B. eine bestimmte Anlage (entsprechend der "Auswahl")
- Hier kann ein beliebiges Objekt aus der betriebsinternen Objektliste ausgewählt werden
- Objekte werden zur Auswahl vorgeschlagen wenn
  - Der Partner des Auftrags beim Objekt (Produkt) die Rolle "Besitzer/Eigentümer" hat
  - Das Auftragsdatum innerhalb der Gültigkeit der Rolle "Besitzer/Eigentümer" liegt.
Sachbearbeiter
- Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt
Detaillierungsgrad Druck
Mit dieser Einstellung können Positionspreise oder alle Positionen auf der Auftragsbestätigung (PDF) unterdrückt werden. Der Standard ist "Normal". Im Vertragserzeuger kann eine permanente Abweichung vom Standard durch den Administrator konfiguriert werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl
- Normal = Standardeinstellung, alle Positionen werden mit Preisen ausgedruckt, Gruppen werden ausgedruckt, Gruppensummen werden je nach Konfiguration der Druckvorlage ausgedruckt.
- Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird nicht auf eine nachfolgende Rechnung übernommen.
- Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird auf eine nachfolgende Rechnung übernommen.
- Keine Positionspreise, nur Gruppentotale = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird nicht auf eine nachfolgenden Rechnung übernommen.
- Keine Positionspreise, nur Gruppentotale (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird auf eine nachfolgende Rechnung übernommen.
Textfeld
- Hier können Sie beliebige interne Informationen zum Auftrag ablegen
(unten rechts)
- Wenn das Dispositions-Modul aktiviert ist, können aus einem Auftrag direkt Dispo-Aufträge erstellt und bearbeitet werden
- Beim Drücken dieses Knopfes werden Änderungen am Auftrag gespeichert bevor das nächste Fenster geöffnet wird.
  - Befindet sich ein Objekt mit Koordinaten am Auftrag, werden die Koordinaten beim Synchronisieren zum Dispo-Auftrag übertragen
  - Die Auftragsdetails (Unterbereich DATEIEN) werden zum Dispo-Auftrag übertragen
(Zusatznummern) (keine Eingabe über Benutzeroberfläche möglich)
- Durch die Verwendung von Schnittstellen können Zusatznummern zu Verträgen gespeichert werden
- Im Filter gibt es ein Feld worin nach solchen Nummern gesucht werden kann

Unterbereiche von AUFTRÄGE

POSITIONEN

Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Preisen des Auftrages (Produkte-Schnellsuche)
Wichtig: Unter Details kann mit das Ertragskonto geändert werden. Wird aus dem Auftrag eine Rechnung erstellt, wird das Ertragskonto auf die Rechnungsposition übernommen (gilt auch für periodische Rechnungen) Dies kann bei Rechnungen in Fremdwährung für Produkte mit Ertragskonto nötig sein, da für die Verbuchung einer Rechnung die Währung der Rechnung und des Ertragskontos übereinstimmen müssen!

ARBEITSSCHRITTE

Die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter

DATEIEN

Anhängen von beliebigen Dateien
Z. B. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
Grösse max. 5MB

NOTIZEN

Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
Spezielle Titel-Stichworte für Rechnung
- "Prolog": der Text wird auf dem Auftrag als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
- "Epilog": der Text wird auf dem Auftrag als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

KONTAKTE

Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)
Rollen für Vertrags-Kontakte

VERWEISE

Werden vom System erstellt

verfolgen eines Verweises in einen anderen Bereich

zum Beispiel Verbindungen zur Offerte, zu zugewiesenen Rapporten und/oder zu Rechnungen

Funktionen

offene Rapporte verrechnen/abschliessen...

Zusätzliche Verrechnung von offenen Regie-Rapporten auf eine neue oder eine bestehende Rechnung mit Status neu
Rapporte können auf bestehende Rechnungen deren Währung nicht CHF ist abgerechnet werden.
Es wird eine Warnung angezeigt, das verrechnen ist jedoch möglich.
Rapporte auf Rechnungen (Kommentar-Handling)

Einem anderen Auftrag zuordnen...

Der gewählte Rapport kann einem anderen Auftrag zugeordnet werden

Spalte Typ ändern:
- Fahren Sie beim entsprechenden Eintrag mit der Maus zum Feld in der Spalte Typ ändern
  - Klicken Sie auf das Symbol Ändern einer zugewiesenen Rapport-Verbindung
- Aufwand zur Nachkalkulation
- Regie zur zusätzlichen Verrechnung

Aktualisieren

Allgemeines

Checklisten zur Abrechnung

Filtersuche - Spezielle Filtereinstellungen des Produktfilters

Funktionen

Neuer Auftrag...

Kopfdatenfelder eines Auftrages

Unterbereiche von AUFTRÄGE

POSITIONEN

KATEGORIEN

ARBEITSSCHRITTE

DATEIEN

NOTIZEN

KONTAKTE

VERWEISE

Funktionen

KONTEN

BUCHUNGEN

EDIT-LOG

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