RAPPORTE

Owned by Viktor Schmid
Last updated: Aug. 26, 2024 by Anastasios Anagnostou
8 min read

Inhalt

Allgemeines

In diesem Bereich können die mit den mobilen Rapportierungs-Geräten erfassten Rapporte verwaltet werden

  • Die Rapporterfassung kann ausschliesslich über mobile Geräte erfolgen

  • Für Rapporte können die Kopfdaten sowie die Mengen und Preise von Positionen geändert werden

  • Änderungen von Rapportdaten vom Gerät werden solange überschrieben bis der Rapport auf dem System geändert oder verarbeitet wird

    • danach werden Änderungen vom Gerät zur Information als Notizen angehängt und der Übermittlungsstatus auf "fehlerhaft" gesetzt

    • der Übermittlungsstatus "unverarbeitet" kann durch Klick auf  zurückgesetzt werden 

  • Übersicht über die Verwendung von Rapporten (Vertrags-Zusammenhänge)

  • Regeln für Geschäftsbereiche

  • Zusammenhänge wie Rapportdaten auf in die Rechnung übernommen werden:  Rapporte auf Rechnungen (Skizze)

  • Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle

  • Umgang mit unterschriebenen Rapporten

Checklisten zur Rapportverarbeitung

 

Auftrags-Annahme-Rapporte

  • Rapporte vom Typ Auftrags-Annahme erzeugen einen entsprechenden Dispo-Auftrag

    • diese Verbindung wird unter "Verweise" auf beiden Seiten angezeigt

  • Der Rapport bleibt so lange offen bis der Dispo-Auftrag "in Planung" gesetzt wird

  • Wird ein Dispo-Auftrag aus einem Auftrags-Annahme-Rapport gelöscht, muss der dazugehörige Rapport auch von Hand gelöscht werden
    (Rapporte vom Typ "Auftrags-Annahme" ohne Verweise)

Filtersuche - Spezielle Filtereinstellungen des Rapportfilters

 

Hinweis

Auf dieser Seite finden Sie spezielle Informationen zum Auftragsfilter.

Allgemeine/weitere Informationen zu den Filtern finden Sie auf der Seite Filter (allgemeine Informationen)

  • * (Stern) kann in Textfeldern als Wildcard verwendet werden (z.B. Beschreibung)

  • Rapportstatus/Prozessstatus: ist Rapport- und Prozessstatus im Filter gesetzt, so hat der Prozessstatus Vorrang und der Rapportstatus wird nicht berücksichtigt

  • Auftrag: Ja = Rapporte mit Verweistyp Regie und Auftrag, Nein = Rapporte ohne Verweis (Verweise auf Dispo-Aufträge werden nicht berücksichtigt)

  • Rapportliste drucken. Der Druck ist begrenzt auf 2500 Datensätze.

    • Einfache Liste

    • Gruppiert

      • nach Kunde

      • nach Produkt summiert

      • nach Produkt mit Detail

      • nach Produkt, Auftragsbezug

      • nach Kunde, Bezug

      • nach Kunde, Produkt

      • nach Auftrag, Bezug, Produkt

      • nach Auftrag, Produkt, Bezug

    • Arbeitsrapporte (alle Positionen mit einem Mitarbeiter-Verweis kommen auf die Liste)

      • Nach Arbeit (gruppiert nach Mitarbeiter, Einheit und Produkt)

      • Nach Arbeit, ohne Kommentar (gruppiert nach Mitarbeiter, Einheit und Produkt)

      • Nach Tag (gruppiert nach Mitarbeiter, Tag und Einheit)
        8-ung: Hier können keine Gesamttotale mehr pro Mitarbeiter gebildet werden, da pro Tag unterschiedliche Einheiten aufgelistet werden (Stunden, Spesenfranken, Fahrkilometer)

      • Arbeitszeitkontrolle nach Tag zusammengefasst
        Detail siehe 3a. Arbeitszeitrapport

Funktionen 

 Rapport ändern...

  • Ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes eines Rapportes

  • Ändern vom Partner

    bei Bezug zu einem Objekt, zu Auftrag oder Rechnung wird eine Warnung ausgegeben: Kontakte und Partner an anderen Stellen müssen dann manuell nachgeführt werden

  • Bei der Markierung von mehreren Rapporten:

    • kann die Produkte-Zuweisung für alle markierten Rapporte neu gesetzt werden

 Rechnung(en) erstellen...

 Einem Auftrag zuordnen...

  • Offene Rapporte können für die Nachkalkulation und andere Zwecke einem Auftrag oder einem DispoAuftrag zugewiesen werden

  • Zur Auswahl stehen jeweils die letzTen 150 Aufträge oder Dispo-Aufträge für den Rapport-Kunden

    • Die Auftragsliste kann nach verschiedenen Spalten sortiert werden

    • Bei der Dispo-Auftragsliste ist die Sortierung fix, gleiche Sortierung wie die Dispo-Tabelle

  • Ab acoWeb 4.22 kann im Filter der Auftragsliste der Partner zu welchem ein Auftrag gesucht wird ausgewählt werden.
    Die Verbindung zum Partner des Rapports kann hiermit gelöst werden und es ist möglich einen Rapport über den Auftrag einer "Drittpartei" zu abzurechnen.

  • Ist der Rapport bereits einem Auftrag zugewiesen, kann er nachträglich auf einen anderen Auftrag zugewiesen werden

  • Eine Zuweisung kann unter Verweise auch wieder gelöscht werden

  • Mehrfachauswahl von Rapporten ist möglich. Werden Rapporte unterschiedlicher Kunden ausgewählt, wird eine Warnmeldung gezeigt

 Offerte(n) erstellen...

  • Aus einem Rapport wird eine Offerte mit allen Rapport-Positionen erstellt

  • Der Rapport-Kommentar wird in die Offerte als Prolog-Text übertragen

 Abschliessen ohne Verrechnung...

  • Der Rapportstatus wird ohne weitere Verarbeitung auf Abgeschlossen gesetzt 

 Arbeitsschritt...

  • Hier können Arbeitsschritte zu einem Rapport gewählt werden sofern dies konfiguriert wurde z. B. kann ein Rapporttyp so konfiguriert werden, dass man einen Rapport kontrollieren kann 

  • Mögliche Fehlermeldungen:

    • Buchungsperiode JJJJ ist geschlossen: Kann auftreten, wenn ein Mitarbeiter eingesetzt wird, welcher in der genannten Buchungsperiode noch keine Soll-Arbeitszeiten gebucht hat. In diesem Fall müsst der richtige Mitarbeiter eingesetzt werden.

 Wieder öffnen

  • Ein erledigter Rapport kann für die erneute Bearbeitung geöffnet werden

  • Achtung:

    • Geht nicht wenn der Rapport bereits verrechnet wurde

    • in diesem Fall muss zuerst die Rechnung gelöscht werden

 ausgewählte Rapporte drucken

 Rapport löschen...

  • Ein Rapport kann in folgenden Status gelöscht werden:

    • extern-ok

    • offen

 Aktualisieren

  • Rapportliste neu anzeigen

  • Für die aktuellen Filterbedingungen wird die Rapportliste neu abgefragt

 Assistenten

Rapportstatus / Prozessstatus

Rapport-Status (RS)

Prozess-Status (PS)

Rapport-Status (RS)

Prozess-Status (PS)

Diese Status sind fix vom System vorgegeben

 Diese Status sind fakultativ und können individuell auf Ihren Betrieb angepasst werden.

(Nachfolgend ein Beispiel für die Weiterverarbeitung der Rapporte in einem Grossbetrieb)

Siehe auch: Rapportprozesse

  • extern - offen (im Normalfall ist dieser Status nicht sichtbar)

    • Der Rapport wurde auf dem Tablett neu erfasst

    • Das Schloss ist auf dem Tablett offen

    • In Amacos kann der Rapport nicht verändert werden

 

  • extern - ok

    • Der Rapport wurde auf dem Tablett abgeschlossen, das Schloss ist zu.

    • Der Rapport kann in Amacos verändert und weiterverarbeitet werden.

    • In diesem Zustand kann der Rapport auf dem Tablett wieder geöffnet werden.

    • Änderungen am Rapport werden dann aufs Amacos-System übertragen.

 

  • offen

    • Der Rapport wurde in Amacos von einem Systembenutzer geändert/angepasst.

    • Nach Änderungen eines solchen Rapportes auf dem Tablett setzen den Übermittlungsstatus auf "Unverarbeitet"

    • Das Vorgehen für solche Situationen ist im nachfolgenden Abschnitt beschrieben

 

 

 

ungeprüft

 

prüfen => geprüft

 

weiterleiten => weitergeleitet

 

  • erledigt

    • Der Rapport wurde im Amacos final weiterverarbeitet (Rechnung, Offerte, Auftrag, Abschluss).

    • Er kann nun nicht mehr verändert werden.

    • Ausnahme: Falls kein Verweis existiert, kann der Rapport durch die Funktion "Wieder öffnen"
      (s. oben) nochmals bearbeitet werden.

abrechnen => abgerechnet

  • gelöscht

    • (Dieser Status ist an der Benutzeroberfläche standardmässig nicht sichtbar, es muss danach gesucht werden)

    • Der Rapport wurde als gelöscht markiert

(Transportrapporte werden physisch gelöscht und nicht als gelöscht markiert)

 

 

Betrifft Rapporte, die ab dem 4.5.2017 übermittelt wurden

Übermittlungsstatus Unverarbeitet

Dies passiert, wenn vom Tablett her eine Änderung kommt und der Rapport bereits auf dem System verändert oder verarbeitet wurde

  1. Die Daten am Rapport werden nicht mehr verändert

  2. Sie bekommen auf die Firmen-Emailadresse eine entsprechende Emailmeldung

  3. Der Übermittlungsstatus wird auf "Unverarbeitet" gesetzt

  4. Wichtig: In diesem Status kann der Rapport nicht weiter verarbeitet werden!

Vorgehen für die Weiterverarbeitung des Rapports

Bild

Beschreibung

Bild

Beschreibung

  • Fehlerhaften Rapport anklicken

  • Alle Bereiche auf der rechten Seite schliessen

  • "Rapportdaten / Differenzen" öffnen

 

Bei geänderten Positionen werden

  • entfernte Zeichen durchstrichen dargestellt

  • neue Zeichen unterstrichen dargestellt

 

Die Positionen können manuell korrigiert werden

Durch den Klick auf das rote Ausrufezeichen wird der unverarbeitete Übermittlungsstatus entfernt

Prozessstatus

  • Auf Wunsch kann ein Rapporttyp so konfiguriert werden, dass ein Rapport "kontrolliert" werden kann. Datum und Benutzer der Kontrolle werden als Arbeitsschritt protokolliert.

  • Siehe auch Rapportprozesse

Trigger

Ein Trigger ist ein Programm, das nach dem Eintreffen (sofort oder verzögert) des Rapports auf dem Server abläuft, hier einige Beispiele für Trigger

  • Der Rapport wird mit einem Auftrag oder Dispo-Auftrag verbunden

  • Eine E-Mail wird versendet

  • Die Bezeichnung des Rapports wird vom Auftrag übernommen

  • etc.

Wenn ein Trigger nicht ausgeführt werden konnte, erhalten Sie eine E-Mail mit der Rapportnummer und dem Grund des Fehlers

Gehen Sie dann wie folgt vor:

 

 

 

 

  • Öffnen Sie unter RAPPORTE den Filter

  • Wählen Sie "Trigger fehlgeschl."

  • Suchen Sie den Arpport

  • Detail zum Rapport

  • Anzahl sichtbar

  • Maus auf

    bewegen um Meldung zu sehen

Versuchen Sie, die Ursache des Problems zu lösen, Beispiele könnten sein

  • Den zugehörigen Auftrag aktivieren

  • Eine E-Mail-Adresse bei einer Person eintragen

  • Einem Produkt einen Lagerplatz zu geben

  • etc.

  • Wenn mehrere Trigger fehl schlagen sind es oft Folgefehler die nach dem Beheben der ersten Ursache dann auch gelöst sind

Kopfdatenfelder eines Rapportes

  • Bezeichnung

    • Diese Bezeichnung wird auf den Listen als Titel ausgedruckt

  • Partner

    • Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Lieferant oder Abnehmer je nach Rapport-Typ Kontakt-Schnellsuche)

    • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe

    • es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein

  • Datum

    • Rapportdatum

  • Objektbezug

    • Kann für die Selektion verwendet werden, um Rapporte für ein ganz bestimmtes Produkt auszuwerten (Produkte-Schnellsuche)

    • Wird im Normalfall über die Konfiguration des Rapport-Typen über eine Produkte-Klasse eingestellt

  • Text

    • Hier können Sie beliebige interne Informationen zum Rapport ablegen

    • Entspricht dem Feld Kommentar auf dem Rapport-Gerät

Unterbereiche von RAPPORTE

POSITIONEN

  • Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Mengen des Rapportes (Produkte-Schnellsuche)

  • Die Reihenfolge der Positionen entspricht der Reihenfolge der Positionen auf dem Tablet/Handy

  •  Positionen von Rapporten mit Lagerbuchungen und Lagerführung können hier nicht verändert werden, in diesem Fall ist der Rapport auf dem Tablet anzupassen 

  • Wichtig: Es können hier nur Produkte hinzugefügt werden, welche keine zwingenden Zusatzdaten benötigen

  • Menge und Preis können hier geändert werden

  • Manuelle Sortierung von Rapport-Positionen ist nicht möglich!

  • Position mit allen Daten löschen

KATEGORIEN

  • Zuteilung des Rapportes zu einer oder mehreren Kategorien

  • Arbeitsschritte

    • Protokollierung der Arbeitsschritte (z. B. Kontrolle)

ARBEITSSCHRITTE

DATEIEN

  • Anhängen von beliebigen Dateien

  • Z. B. Fotos, Lieferscheine, etc.

  • Grösse max. 5MB

NOTIZEN

  • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten

  • z. B. Änderungen vom Rapportgerät, nachdem der Rapport verarbeitet wurde

KONTAKTE

ADRESSEN

  • Hier werden die zugewiesenen Postadressen hinterlegt, bei jedem Ausdruck, solange der Rapport noch nicht abgeschlossen ist

VERWEISE

  • Werden vom System erstellt, je nach Verarbeitung des Rapportes

  • Z. B. Verbindung zum Auftrag oder zur Rechnung

  • Wird aus einem Rapport eine Offerte erstellt, wird hier ein Verweis auf die Offerte eingetragen. Wird die Offerte später gelöscht, wird auch der Verweis gelöscht und der Rapport steht wieder auf Status

     offen

BUCHUNGEN

EDIT-LOG

Rapporte verrechnen