Allgemeines

• AmacosWeb (im Browser am PC) ermöglicht die Erfassung, Planung und Abrechnung von Tiertransporten.

• In AmacosMobile (Tablet) wird das Aufladen und das Abladen von Tieren rapportiert, dies können geplante (disponierte) oder ungeplante Transporte sein.

• Im vorliegenden Beispiel werden Tiere transportiert. Es kann sich aber um jegliche Produkte handeln, deren Transport disponiert werden muss.

Überblick

Geplanter, disponierter Vorgang (Standard-Fall)

• Für jeden Auftraggeber (z.B. Tierhändler) wird ein Auftrag erfasst, der über einen grösseren Zeitraum offen bleibt.

• Für jeden Auftrag werden beliebig viele Transport-Dispositionen (Posten) erfasst: Es müssen angegeben werden: das Transportprodukt, die Anzahl, der Auf- und der Abladeort.

• Die einzelnen Posten werden zu Fuhren gruppiert, wobei eine Fuhre einem Fahrzeug zugeordnet wird und ein Durchführungsdatum und einen Zeitraum hat. 

• Posten können auf mehrere Fuhren aufgeteilt werden (Umladung).

• Sobald eine Fuhre komplett zusammengestellt ist, wird sie freigegeben und steht somit auf allen Tablets zur Verfügung.

• Die Freigabe wird standardmässig bis 30 Minuten vor dem geplanten Start zurückgehalten, um etwaige Anpassungen vorzunehmen, bevor sie an die Tablets gesendet wird.

• Auf dem Tablet wird die Fuhre gewählt, die Stückzahl jedes Postens bei Bedarf angepasst und geschlossen. Dies erzeugt Rapporte auf dem System.

• Werden die Rapporte mit dem System synchronisiert (die Rapporte treffen ein und sind im Web sichtbar), wird der dazugehörige Dispoauftrag geschlossen.

• Rapporte werden kontrolliert und periodisch durch einen Assistenten (“Abrechnungsregel”) zu Rechnungen verarbeitet. Dabei wird der Rapport erledigt und die offene Rechnung mit neuen Positionen erweitert.

• Zu einem bestimmten Zeitpunkt wird die Rechnung vom Benutzer geschlossen und versendet.

Ungeplante spontane Transporte (Ausnahme) und übrige Aufwände

• Auf dem Tablet wird ein Rapport für das Aufladen unter Angabe vom Kunden, der Tierart und der Anzahl erstellt.

• Beim Abladen wird der Kunde ausgewählt und die Anzahl bestätigt.

• Regierapporte müssen vor dem Abrechnen auf dem System einem Auftrag oder einem Rechnungsempfänger zugeordnet werden. Alternativ können die Regie-Abladerapporte einem Auftrag zugeordnet werden.

Stammdaten

KUNDEN - Kontakte allgemein, Kundengruppen und deren Aufgabe und Bedeutung

• Händler: dies sind die Auftraggeber der Transporte und grundsätzlich die Empfänger der Rechnung.

  • Ein Kontakt kann eine abweichende Rechnungsadresse haben. Dies kann über eine Beziehung eingerichtet werden.

• Kunden: Produzenten oder Marktplätze, bei denen Tiere auf- und abgeladen werden.

  • Kunden können zwecks Preisberechnung in Gruppen zugeordnet werden.

• Fahrer: Fuhren können einem Fahrer zugewiesen werden. Der Fahrer erhält bei Freigabe einer Fuhre einen Fuhrenzettel per Mail.

• Umladeorte: Umladeorte müssen als Kontakte erfasst werden und der Gruppe “Umladeorte” zugeordnet werden. Diese Gruppe steht beim Erstellen einer Umladung zur Auswahl. Da das Umladen für die Preisfindung irrelevant ist, werden Rapporte, bei denen umgeladen wurde, bei der Verarbeitung geschlossen. Daher sollte kein Kunde oder Abnehmer gleichzeitig dieser Gruppe angehören.

Kundeninfo (Chauffeur-Info)  erfassen

• Unterbereich NOTIZEN

• neue Notiz

• Typ = Warnung → dann erscheint die Info mit einem Ausrufezeichen auf dem Tablet

• Titel = Info Anfahrt

• Text = ... (z.B. "Sauber anfahren" oder "ohne Anhänger" etc.)

• Weiter, Schliessen 

Anfahrtspunkt auf Karte einzeichnen (Geo-Pos)

• Koordinate dem Kontakt zuweisen
  Jedem Kontakt kann mittels einer Landkarte (Google Maps) eine Geo-Position zugewiesen werden.
  Die Geo-Position dient zur Anfahrt auf dem Tablet (Routenplaner) und zur Berechnung der Distanz bei der Rechnungserstellung. Eine Adresse mit Strasse und Hausnummer, die Google auswerten kann, braucht keine Geoposition. Geopositionen sind gedacht für Orte, die angefahren werden, aber nicht eindeutig einer Hausnummer zugeordnet werden können.

PRODUKTE

• Wenn gewünscht, kann zwischen Rapport-Produkten und Abrechnungs-Produkten unterschieden werden.

• Rapport-Produkte werden zur Erstellung der Posten und zur Rapportierung verwendet.

  • Sie besitzen eine Konfiguration, womit je nach Tierart eine Unterkategorie und eine Label ergänzt werden kann (z.B. GV Schlachtrinder IPS)

  • Sie werden zusammen mit dem Auftrag aufs Tablet übertragen

  • Sie stehen (ohne Konfiguration) zur Erfassung von Regierapporten auf dem Tablet zur Verfügung

• Abrechnungsprodukte werden für die Rechnungsstellung verwendet

  • In den Abrechnungsregeln wird jedem Rapport-Produkt das entsprechende Abrechnungs-Produkt zugeordnet

  • Über das Abrechnungsprodukt und den zugeordneten Preislisten wird der Transportpreis auf der Rechnungsposition ermittelt

  • Abrechnungsprodukte werden mit Preislisten verbunden und pro Preisliste wird ein oder mehrere Preise eingesetzt (Stufung oder Staffelung)

PREISLISTEN

• Es werden drei Arten von Preislisten unterschieden und bei der Preisbildung in dieser Reihenfolge berücksichtigt (siehe weiter unten).

• Dies bedeutet, dass bei jeder Erstellung einer Rechnungsposition zuerst die passende Preisliste und darauf der Preis gesucht wird.

• Auf der Preisliste kann eine Abstufung des Preises über die Menge (Stückzahl) und wenn gewünscht zusätzlich über die Menge2 (Distanz) erreicht werden.

• Abstufungen über Stückzahl und Distanz werden in Tabellen eingetragen (2-dimensionale Preislisten)

Schritt für Schritt Anleitungen

Transportauftrag erstellen

1. Hauptbereich AUFTRÄGE

2. (+) für neuen Auftrag

3. als Partner den Auftraggeber einsetzten

4. Weiter

5. Details der Auftrag werden angezeigt, prüfen und ergänzen

   1. Die Bezeichnung mit dem Namen des Auftraggebers ergänzen (Beispiel "ASF Tiertransporte Dauerauftrag")

6. Speichern

7. Arbeitsschritt "aktivieren"

Der Auftrag ist nun bereit, um davon ausgehend Transport-Dispositionen zu erstellen

Transport-Disposition (DispoAuftrag) erstellen

Siehe auch ausführliche Anleitung (xxx)

1. Hauptbereich AUFTRÄGE

2. Gewünschter Auftrag des Auftraggebers (Händlers) auswählen

3. Transport-Dispo Auftrag erstellen

4. Angaben in der Maske auswählen bzw. eingeben (Pflichtfelder: Produkt, Menge, Aufladeort, Abladeort)

5. OK - ein Dispo-Auftrag wird erstellt und die Maske zur Erfassung des nächsten Transports vorbereitet

Disponieren

Siehe auch ausführliche Anleitung (xxx)

Hauptbereich DISPO
Transporte disponieren

1. Dispo-Filter.
   Beim Öffnen stehen die Einstellungen auf der aktuellen Kalenderwoche.

   1. kann auf einzelnen Tag umgeschaltet werden

   2. Produkte können eingeschränkt werden

   3. Ein Auf- oder Abladeort kann eingeschränkt werden

   4. Suche mit den Filtereinstellungen

   5.   Filter auf Standardwert zurück stellen

2. Liste der nicht disponierten Transporte. Ist ein Wunschtermin vorhanden, wird dieser mit dem Filter berücksichtigt

   1. Wunschtermin des Transports bearbeiten

   2. → / → Umladung für den gewählten Transport erstellen: Es folgt die Abfrage des Umladeortes

   3. Umladung(en) entfernen. Es wird wieder der Original-Transport hergestellt

3. Fuhren-Tabelle

   1. Unter "Nicht zugeteilt" wird eine Liste mit "Planfuhren" gezeigt. Diese können vom Administrator vorkonfiguriert werden

   2. Pro Fahrzeug wird eine Liste mit Fuhren gezeigt: Diese können pro Fahrzeug vom Administrator vorkonfiguriert werden

   3. mit wird eine neue Fuhre erstellt

   4. Fuhre (Zeiten und Kommentar) kann geändert werden

   5. Fuhre wird aktiviert und auf die Tabletts übermittelt. Ein Fahrer kann gewählt werden, dem ein Fuhrenzettel per Mail zugestellt wird

   6. Fuhrenzettel der gewählten Fuhre wird gedruckt (PDF erstellt)

   7. Eine aktivierte Fuhre wird zurückgezogen ( Vorsicht: wenn die Fuhre schon länger aktiviert wurde und bereits darauf rapportiert wurde, sind Fehler unvermeidbar)

   8. Gewählte Fuhre wird gelöscht, nur bei leeren Fuhren 

4. Liste der aktiven Transportposten (Aufträge)

   1. Eine Chauffeur-Bemerkung zum Transportposten erfassen (Anzeige auf dem Tablet

   2. Transport löschen, Wahl nur beim Auflad, der gesamte Transportposten (Auf- und Ablad) wird in die Liste der disponierten Transporte (Nr. 2) zurück verschoben

5. Auf- und Abladezeit kann durch einen Doppelklick geändert werden

   1. Die Zeit muss innerhalb der Fuhrzeit liegen

   2. Bei Umladungen müssen Lade- und Abladezeit innerhalb von 10 Minuten liegen

6. Zum Auftrag kann ein Hinweis (z.B. ob und wie der Kunde informiert wurde) gewählt werden: Die Auswahl kann von Administrator konfiguriert werden

7. Sobald der Knopf blau wird, müssen Änderungen an Zeiten gespeichert werden

Drag & Drop Funktionen (Ziehen und fallen lassen)
GRÜNE PFEILE →

• A) Ein Disponierter Transport kann mittels Klicken und Ziehen auf eine Fuhre gezogen und somit zugeteilt werden

• B) Eine Fuhre kann auf ein anderes Fahrzeug "gezogen" werden

• C) Ein disponierter Posten kann zurückgezogen werden

Open

Preise pflegen

Allgemeines

Beim Erstellen einer Rechnungsposition durch die Abrechnungsregeln wird der Verkaufspreis nach folgendem Schema ermittelt:
Beim ersten Treffer wird diese Preisliste verwendet und auf der Position eingetragen. Auf dieser Preisliste wird beim Produkt entsprechend der Menge nach einem Preis gesucht.

1. Zutreffende Preisliste finden

   1. Suche in den Transportpreislisten

      1. Kunde = Auftraggeber (Händler)

      2. Aufladeort = Kontakt direkt auf der Preisliste oder in der Kundengruppe 

      3. Abladeort = Kontakt direkt auf der Preisliste oder in der Kundengruppe 

   2. Suche in den Kundenspezifischen Preislisten

      1. Kunde = Auftraggeber

   3. Suche in der Betriebsweiten Preisliste

      1. diese Preisliste wird immer dann eingetragen wenn zuvor keine andere zutrifft

Wurde eine Preisliste bestimmt und eingetragen, wird auf der Preisliste abhängig von der Anzahl und der Distanz (bei Preistabellen) der Preis gesucht.

Die Suche darf nur einen Preis zurückgeben, d.h. der Preis muss eindeutig ermittelt werden können.

Preislisten (PL) und deren Kontakte erstellen und bearbeiten 

Fragen, die bei der Entscheidung, ob eine kundenspezifische- oder eine Trabsport-Preisliste erstellt werden soll:

• Der Kunde (Händler) hat keine separaten Preise für bestimmte Auf- oder Abladeorte. Die Menge2 (Distanz) könnte zur Preisberechnung herangezogen werden. → Kundenspezifische-Preisliste.

• Der Kunde (Händler) hat für einige seiner Kunden Preise für festgelegte Routen definiert, von A nach B. Die ermittelte Distanz spielt keine Rolle → Transport-Preisliste

1. Hauptbereich BETRIEB

2. Unterbereich PREISLISTEN

3. neue Preisliste

   1. Bezeichnung eingeben - die Bezeichnung muss aussagekräftig sein, um beim Produkt die richtige Preisliste zu wählen
      Vorschlag für ein einheitliches Schema: Auftraggeber / Art / Aufladeort (Kunde oder Gruppe) / Abladeort (Kunde oder Gruppe)
      Beispiele: ASF / TP /  Markt Eschenbach / Amrhyn oder Anicom / KU oder ASF / KU / Tabelle Grossvieh

   2. Währung = CHF

   3. Art = Kundenspezifisch oder Transport (je nach Situation)

   4. Gültig ab = 1.1.2021

   5. Gültig bis leer lassen

   6. Preis enthält Rabatt = JA

4. Unterbereich KUNDEN

5. neuer Eintrag 

   1. Kunde oder Kundengruppe bei beiden Arten Pflichteingabe

   2. Bei Transportpreisliste mindesten der Auflade- oder der Abladeort sind Pflichteingabe

Produktpreise erfassen

Die Erfassung ist für einfache Staffelungen (nur nach Anzahl) und Preistabellen unterschiedlich

Einfache Staffelung

1. Hauptbereich PRODUKTE

2. Produktfilter auf die Klasse "00 Nicht RapportProdukte" einstellen und suchen (Lupe)

3. Gewünschtes Produkt anklicken

4. Unterbereich PREISE

5. neuer Preis

   1. Preis in CHF erfassen (Pflichtfeld, 0 möglich)

   2. Mindestmenge eingeben bei Preisstaffelung ab einer bestimmten Anzahl

   3. Maximalmenge eingeben bei Preisstaffelung bis zu einer bestimmten Anzahl

   4. Preisliste auswählen, die verwendet werden soll

   5. Verwendung = Verkauf (Voreinstellung, nicht ändern)

   6. Preis pro = leer lassen

   7. Weiter

Preistabelle

1. Hauptbereich PRODUKTE

2. Produktfilter auf die Klasse "00 Nicht RapportProdukte" einstellen und suchen (Lupe)

3. Gewünschtes Produkt anklicken

4. Preistabelle erfassen (Stk/km)

5. Preistabelle auswählen

6. neue Tabelle

7. mit rechter Maustaste werden Spalten und Zeilen erweitert

8. Wert gilt jeweils für "bis und mit"

9. Feld mit der letzten Eingabe verlassen und Speichern

Rapporte zu Rechnungen verarbeiten

Voraussetzungen 

• Alle Rapporte eines Transportauftrags inkl. alle Umladungen müssen im System vorhanden sein

• Der Rapport-Status muss offen oder extern-offen sein 

• Der Rapport muss eine Verbindung zu einem Auftrag haben (Auftraggeber) oder

• Regierapporte müssen einen Auftraggeber in der Rolle "Rechnungsmpfänger" eingetragen haben
  siehe Anleitung weiter unten

Kontrolle der Rapporte

Rapporte bei denen noch Abklärungen, Anpassungen etc. gemacht werden müssen, werden von der Verarbeitung mit Abrechnungsregeln wie folgt ausgeschlossen:

• Rapport auswählen

• Unterbereich KATEGORIEN

• neue Kategorie

• Kategorie "***Rapport nicht abrechnen***" zuweisen

Rechnungsempfänger bei Regierapporten eintragen

Bei Rapporten vom Typ Regietransporte oder Rapporte "Gebühren/Spesen etc" muss ein Auftraggeber als Rechnungskontakt zugewiesen werden. Alternativ kann der Abladerapport auch einem bestehenden Auftrag zugeordnet werden.

• Rapport auswählen

• Unterbereich KONTAKTE

• neue Kontaktzuweisung

• Kontakt = Auftraggeber (Händler)

• Rolle = "Rechnungs-/Dokumentenempfänger"

• Weiter (Zuweisung wird gespeichert)

Rechnungen verarbeiten und kontrollieren

• Rechnungen werden im Status NEU erstellt und solange sie in diesem Status bleiben wiederverwendet 

• mit einem Arbeitsschritt kann eine Rechnung in einen anderen Status gebracht werden

• Wird eine Rechnung annulliert, werden alle verbundenen Ablade-Rapporte wieder geöffnet und können/müssen erneut abgerechnet werden

• Zur Kontrolle der Preisfindung einer Rechnungsposition ist in den Positionsdetails auf der Zeile "Preis" die verwendetet Preistabelle ersichtlich