2c. Aufträge abrechnen

Erstellung der Schlussrechnung eines Auftrages mit Berücksichtigung der Akontorechnung

	Arbeitsschritte	Bemerkungen
1	Bereich Aufträge anwählen
2	Die abzurechnenden Aufträge können leicht mit einem Filter gefunden werden. Mögliche Suchkriterien sind: (Auftrags-) Datum von bis Kategorie Status (z.B. Aktiv, Arbeit fertig (empfohlen) Sind die Filterkriterien gesetzt, auf das Lupen-Symbol klicken, damit die Auftragsliste gefiltert wird
3	Optional kann mit einem Klick auf die Spalte Auftragsdatum nach Datum sortiert werden
4	Den abzurechnender Auftrag markieren (anklicken)
5	Klick auf Rechnung erstellen Rechnungs- bzw. Gutschriften-Formular wählen Art wählen: Schlussrechnung Mit Klick auf "Ok" wird für den Auftrag eine Rechnungen bzw. Gutschriften erstellt (mit den Positionen vom Auftrag, wenn es solche hat) Akontorechnungen, die für diesen Auftrag erstellt wurden, werden automatisch in die Schlussrechnung übernommen und in Abzug gebracht.
6	Die untere Registerkarte "Verweise" des Auftrags anklicken (bei Schlussrechnung) Rapporte können wie folgt mit einem Auftrag verbunden sein (Spalte Typ): Regiearbeiten = Alle rapportierten Leistungen werden nach Aufwand auf die Rechnung gesetzt und abgerechnet (mit Ausnahme von Produkten, die zur Klasse "Nicht in Positions-Auswahl/nicht von Rapport auf Rechnung" gehören) Auftragsrapport = wird ohne Verrechnung abgeschlossen Möchten Sie den Typ ändern (von Regiearbeiten zu Auftragsrapport und umgekehrt), klicken Sie in der Spalte Typ auf das Feld. Solange der Rapport im Verrechnugsstatus "offen" ist, erscheint das Symbol zum Ändern des Typs
7	Klick auf "offene Rapporte verrechnen/abschliessen" Regie-Rapporte werden auf die Rechnung, die sich im Status "Neu" befindet, angehängt und danach geschlossen. Auftragsrapporte werden bei diesem Vorgang, ohne abgerechnet zu werden, geschlossen. Sollte der Auftrag nur (noch) offene Auftragsrapporte enthalten, verwenden Sie diese Funktion um die offenen Auftragsrapporte zu schliessen
8	siehe Rechnungen verarbeiten

Reihenfolge der Gruppen und Positionen auf der Rechnung

Auftragspositionen werden 1:1 zu Rechnungspositionen
Regiearbeiten aus Rapporten gruppiert (mit oder ohne Zusammenfassen)
Rabatte
AkontoZahlungen

Mehrere Aufträge mit einer Rechnung abrechnen (Projektrechnung)

Grössere Aufträge (Projekte) könnten aus Gründen der Übersichtlichkeit oder der Rapportierung in mehrere einzelne Aufträge aufgeteilt werden.
Dennoch könne alle Aufträge mit einer einzigen Rechnung abgerechnet werden. Die Auftragspositionen der Aufträge werden dann auf die Rechnung übertragen.

Dieses Szenario mag auf grössere Projekte zutreffen, die grösstenteils gemäss Auftrag abgewickelt werden.

Empfohlenes Vorgehen

Mehrere Aufträge mit dem gleichen Partner (Kunden) und Konditionen anlegen.
Im Auftragskopf den "Rapportverweis" festlegen: Auftragsrapporte oder Regierapporte
Anhand der Bezeichnung der Aufträge die Reihenfolgen und/oder die Beziehung zueinander festlegen.
Die Auftragspositionen erfassen, z.B. nach Tätigkeit/Gewerk.

Beispiel:

Hauptauftrag: Überbauung Unterdorf
Unterauftrag1: Unterdorf SanitärArbeiten
Unterauftrag2: Unterdorf SanitärArbeiten REGIE
Unterauftrag3: Unterdorf SpenglerArbeiten

Umgang mit Akontorechnungen

Es ist empfohlen, die Akontorechnungen mit dem ersten, bzw. mit dem Hauptauftrag abzuwickeln.

Projektrechnung erstellen

Die Reihenfolge der Rechnungspositionen können Sie bestimmen, indem Sie die Aufträge in der gewünschten Reihenfolge für die Rechnungsstellung auswählen.
Die Positionen eines Auftrags werden an der Rechnung immer nach der letzten Rechnungsposition angehängt.

Wählen Sie den ersten Auftrag (den Hauptauftrag) bzw. jenen Auftrag, dessen Positionen zuoberst auf der Rechnung erscheinen sollen.
Idealerweise ist das auch der Auftrag, mit dem Sie die Akontorechnungen abgewickelt haben.
Klicken Sie auf "Rechnung erstellen"
Im Dialogfenster wählen Sie den Rechnungserzeuger (falls Sie mehrere zur Auswahl haben).
Wählen Sie "Schlussrechnung"

Die Rechnung wird erstellt, vorhandene Akontorechnungen werden in Abzug gebracht.

Der Auftrag erhält einen Verweis auf die Rechnung (unter Verweise), die Rechnung wiederum verweist auf den Auftrag.

Wählen Sie nun den Auftrag, dessen Positionen als nächstes auf der Rechnung erscheinen sollen.
Im Dialog kann das Feld Rechnungserzeuger (falls nichts ausgewählt ist) leer bleiben. Ausschlaggebend ist der zuvor gewählte Rechnungserzeuger. Eine Wahl in diesem Dialog hat keine Auswirkung auf die bereits erstellte Rechnung.
Wählen Sie im Dialog den Button "Auf bestehende Rechnung"

Das Dialogfenster zeigt alle Rechnungen mit demselben Kunden an, die sich im Status "neu" befinden.
Fehlt der Button "auf bestehende Rechnung", dann ist entweder keine Rechnung mit diesem Kunden vorhanden oder im Status "Neu", oder ein trennendes Element ist Ursache (siehe Hinweise).
Wählen Sie die Rechnung aus, mit der der Auftrag verrechnet werden soll.
Die Rechnungspositionen werden erstellt. Die Akonto-Zeilen bleiben stets zuunterst.
Führen Sie diese Schritte für jeden Auftrag aus, der mit der oben erstellten Rechnung abgerechnet werden soll.

Anmerkungen und Hinweise

Die Nachkalkulation bezieht sich nach wie vor auf den einzelnen Auftrag. In dem Szenario der Projektrechnung wird die (Gesamt-)Rechnung herangezogen. Da aber die Aufwände auf mehrere Aufträge verteilt sind, hat die Nachkalkulation eines einzelnen Auftrages (Ertrag vs. Aufwand) keine stichhaltige Aussage. Man kann mit der Nachkalkulation die Aufwende jeden Auftrages zusammentragen und dem Gesamtertrag gegenüberstellen.
Werden einzelne Positionen aus der Rechnung gelöscht, hat das keine Auswirkung auf die Verweise Auftrag <> Rechnung.
Wird eine Rechnung annulliert, dann werden alle gegenseitige Verweise gelöscht.
Das System verhindert nicht, dass ein Auftrag mehrfach verrechnet wird. In der Registerkarte "Verweise" kann man prüfen, ob es bereits einen Verweis auf eine Rechnung gibt.
Das System prüft, ob der Auftrag oder die Rechnung Vertragsrabatte enthalten. Die Reduktionen müssen identisch sein. Wenn Aufträge mit demselben Rabatt %-Wert verrechnet werden, hat die Rechnung jeweils einen (1) Vertragsrabatt mit dem angegebenen Rabattwert. Sind die Rabatt-Prozente unterschiedlich, oder fehlt in der Rechnung oder im Auftrag der Vertragsrabatt, weist das System auf den Fehler hin.
Die Zahlungskonditionen werden durch den ersten Auftrag, aus dem die Rechnung erstellt wird, gesteuert.
Das Feld "Referenz / Kunde" im Auftrag und in der Rechnung ist ein trennendes Element. Die Referenz im Auftrag muss mit jener auf der Rechnung identisch sein.
Das System prüft, dass die Währungen des Auftrags und der Rechnung übereinstimmen (trennendes Element).
Die Auftragsbezeichnung wird als Gruppenposition eingefügt. Wenn in Ihrem Ausdruck die Gruppe so konfiguriert ist, dass eine Gruppensumme angedruckt wird, müssten Sie die Gruppentitel zusammenfassen.

Gruppen und Gruppenrabatte werden so übernommen, wie sie im Auftrag angelegt wurden.
Regierapporte können über den oben beschriebenen Schritt 6 verrechnet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass die Reihenfolge der Rechnungspositionen / Gruppen durch das Rapportdatum/Lieferdatum der Gruppe gesteuert wird. Die Positionen/Gruppen können jedoch in der Reihenfolge angepasst werden (Siehe POSITIONEN und Reihenfolge anpassen)
Wenn Regierapporte mit obigem Schritt verrechnet werden sollen, dann erwartet das System, dass nur eine (1) Rechnung mit diesem Kunden im Status "neu" ist.