Regie-Rapporte direkt abrechnen

Vorgehen

Hinweis / Empfehlung

Rapporte zu Dispo-Aufträgen empfehlen wir immer zuerst abzurechnen: Dispo-Aufträge abrechnen

Kurzanleitung

Rapporte mit Filterkriterien suchen
1. Rapportstatus, Zeitraum, Kategorie ev. weitere
Rapportliste Sortieren nach Partner
Gewünschte Rapporte markieren (Mehrfachmarkierung möglich)
1. Shift-Klick (erster-letzter), Ctrl-Klick (einzelne dazu)
Rechnungen erstellen mit (Start des Assistenten)
1. Erzeuger für Rechnungen und/oder Gutschriften auswählen → Weiter
2. Warnungen in der Auflistung von Kunden und Rapporten bearbeiten → Rechnungen erstellen
3. Wenn gewünscht einzelne Rapporte mit aus der Verarbeitung entfernen
4. Rapporte zu Rechnungen verarbeiten, eine Zusammenfassung wird am Schluss angezeigt

Die markierten Rapporte werden nach Kunde zusammengefasst und zu Rechnungen verarbeitet, siehe 4a. Rechnungen verarbeiten

Detaillierte Beschreibung

Rechnungs- und Gutschriftprodukte (Leistungen und Einkauf) werden separat auf je einer Rechnung und einer Gutschrift abgerechnet

Spezielles bei gemischten Rechnungen mit Einkauf (Gutschriftprodukten) siehe weiter unten

Arbeitsschritte	Bemerkungen
1. Hauptbereich RAPPORTE anwählen
2.Wenn Sie mit LieferantenKatalogen und Betriebswarenkörben arbeiten Assistent "nicht gefundene Katalogprodukte ersetzen" aufrufen (muss konfiguriert werden) um zu prüfen, dass keine Katalogprodukte auf die Rechnungen kommen
3. Ev. Filter auf gewünschte offene Rapporte setzen (Zeitraum, Rapport-Typ, Status offen, etc.) "kein Verweis" = nur Regierapporte (Auftragsrapporte werden ausgeschlossen, siehe 2c. Aufträge abrechnen)
4. Sortierung nach Partner setzen ( nur möglich bei weniger als 500 Rapporten) Kontrolle, dass alle Rapporte einem Abnehmer zugewiesen sind (kein "unbekannter Kunde/Partner [Irgendwo]" !!)
5. Rapporte von "Unbekannten Kunden" Adressendaten erfassen/zuweisen Bereich "Kunden"mit Neuer Kunde suchen und übernehmen / erfassen ...danach => Rapport der neuen KundenAdresse zuweisen
Hinweis: AuftragsRapporte können unter Verweise folgende Verbindungs-Typen haben: Zusatzaufwand (Regie) = wird als Regieaufwand auf die Rechnung gesetzt / einer Rechnung mit Status neu angehängt Auftragsrapport = wird ohne Verrechnung abgeschlossen ändert den Verbindungs-Typ des AuftragsRapportes Ein AuftragsRapport der nicht verrechnet werden soll, muss auf Typ = Auftragsrapport gesetzt werden Anmerkung: Rapporte die an einem Auftrag hängen können vom Auftrag nicht entfernt werden
6. Gewünschte Rapporte markieren Ganzer Bereich: Klick auf Ersten + <Shift> gedrückt halten + Klick auf letzten Rapport Einzelne Rapporte: <Ctrl> gedrückt halten + Klicks auf gewünschte Rapporte Rechnungserstellung gilt nur für markierte Rapporte
7. Klick auf "Rechnung erstellen" ein zweistufiger Assistent wird geöffnet Rechnungserzeuger: Gewünschter Erzeuger wählen (unterschiedliches Ertragskonto, Kategorie, Währung möglich) Arbeitsschritt Rechnung: bei Auswahl fertigstellen wird die Rechnung auf Status Vollständig gesetzt (leer lassen = neu) nur notwendig wenn Rapporte mit Gutschriftsprodukten abgerechnet werden: Gutschriftenerzeuger: Gewünschter Erzeuger wählen (unterschiedliches Ertragskonto, Kategorie, Währung möglich) Arbeitsschritt Gutschrift: bei Auswahl fertigstellen wird die Gutschrift auf Status Vollständig gesetzt gleiche Produkte summieren = Rapporte werden nicht nach Tag gruppiert, identische Produkte werden nur einmal mit der addierten Menge aller Rapporte auf die Rechnung gesetzt Falls die Rapportposition einen Preis hat, wird auf jeden Fall eine neue Rechnungsposition erstellt, unabhängig vom Produkt Der Preis bekommt den Status 'Benutzereingabe' Falls die Rapportposition keinen Preis hat wird sie nicht auf eine Rechnungsposition mit Preis = Benutzereingabe summiert
8a. Kundenliste anzeigen Pro Kunde wird eine Zeile angezeigt (Kunden alphabetisch sortiert) Die Anzahl der abzurechnenden Rapporte, der neu zu erstellenden Rechnungen/Gutschriften und der vorhandenen Rechnungen wird pro Kunde angezeigt Warnungen die eine Abrechnung dieses Kunden verhindern werden angezeigt Durch Klick auf (+) → werden alle Rapporte eines Kunden detailliert angezeigt (siehe weiter unten) alle Rapporte der Kunden ohne Warnung werden zu Rechnungen verarbeitet → siehe auch 4a. Rechnungen verarbeiten
8b. Rapporte pro Kunde anzeigen Innerhalb eines Kunden wird jeder Rapport auf einer Zeile angezeigt Anzeige der Daten aus dem Rapport (Nr. Datum, Bezeichnung, Kundenreferenz) Spalte Rechnung zeigt Information zur Rechnungserstellung RE-Nr = der Rapport wird auf diese Rechnung verarbeitet Neu = Rapport wird auf eine neue Rechnung verarbeitet, mit dem Mauszeiger auf "Neu" wird der Name der Rechnung gezeigt Neu1.... = Rapport wird auf eine weitere neue Rechnung gesetzt, die Anzahl neuer Rechnungen ist unbegrenzt Neu, (x andere vorh.) = aufgrund der Kundenreferenz wird eine neue Rechnung erstellt, Referenz auf Rapport und Rechnungen sind unterschiedlich keine = Auftragsrapport, wird ohne Verrechnung geschlossen Fehler = Detaillierte Anzeige des Fehlers wenn Mauszeiger auf das Feld platziert wird Mehrere Rechnungen für den Kunden gefunden Kein Gutschriften-Erzeuger = der markierte Rapport wird für diese Verarbeitung ausgeschlossen alle Rapporte ohne Fehler werden zu Rechnungen verarbeitet → siehe auch 4a. Rechnungen verarbeiten

Wenn Gutschriftpositionen auf Rechnungen möglich sind (gemischte Rechnungen)

Gemischte Rechnungen mit Gutschriftpositionen müssen speziell eingerichtet werden
Einkäufe können auf Rechnungen abgezogen werden und haben in den Buchungen einen Vorsteuerabzug zu Folge
....Menge minus
....Verbuchung

Regeln für die Rechnungserstellung

Rapporte werden an eine bestehende Rechnung mit dem Status "Neu" angehängt wenn...
- der Kunde auf dem Rapport und der Rechnung übereinstimmt
- der Lieferant auf dem Rapport und der Rechnung übereinstimmt
- die Kundenreferenz auf dem Rapport und der Rechnung übereinstimmt
- Eine gemeinsame Kategorie auf dem Rechnungserzeuger und der bestehenden Rechnung vorhanden ist
- der Typ (z.B. Rechnung mit Verbuchung) des Rechnungserzeugers und der bestehenden Rechnung übereinstimmt
- die Währung des Rechnungserzeugers und der bestehenden Rechnung übereinstimmt
Rapporte werden danach auf Status "geschlossen" gesetzt
Die Verarbeitung geschieht pro Kunde, entweder wird alles oder nichts pro Kunde verarbeitet

Kundenreferenz

Rapport oder dazugehöriger Auftrag haben keine Kundenreferenz -> Nur Rechnung ohne Kundenreferenz wird verwendet
Rapport oder dazugehöriger Auftrag hat Kundenreferenz -> Nur Rechnung mit gleicher Kundenreferenz wird verwendet

Tips zur Problembehandlung

Fehler	Lösungsschritte
	Alle selektierten Rapporte müssen dieselbe Währung haben Rapport mit abweichender Währung mit dem Filter Kategorie suchen und getrennt abrechnen
	Öffnen Sie den Bereich RECHNUNGEN Filtern Sie nach dem Kunden Sie finden mehr als eine Rechnung im Status Neu die mit demselben Rechnungserzeuger erstellt wurde Die Rechnung auf die Sie den Rapport abrechnen möchten, belassen Sie auf neu, bei allen anderen wählen Sie den Arbeitsschritt fertigstellen Nun Rechnen Sie den/die Rapporte nochmals ab Bei Bedarf können Sie die zuvor mit fertigstellen, erstellten vollständigen Rechnungen nun über den Arbeitsschritt neu beginnen wieder auf Neu setzen
	Mindestens ein Rapport hat eine Position die eine Gutschrift erzeugt Brechen Sie ab oder entfernen Sie alle Rapporte dieses Kunden aus der Verarbeitung Im ersten Schritt des Assistenten muss ein Gutschriftenerzeuger ausgewählt werden

Eigenschaften des Assistenten

Auflistung der Rapporte nach Kunde mit zusätzlichen Informationen → keine Sortierung nach Kunde mehr notwendig
Anzeige ob neue oder bestehende Rechnungen verwendet werden, Kundenreferenz wird berücksichtigt
Möglichkeit einzelne Rapporte nicht abzurechnen
Verbesserung der Geschwindigkeit durch paralleles Verarbeiten wenn mehrere Kunden betroffen sind
Rapporte ohne Position oder nur mit Positionen 'nicht auf Rechnung' werden nicht abgeschlossen
Durch drücken auf den Knopf "Rechnungen erstellen" werden nach denselben Regeln wie zuvor die Rapporte zu Rechnungen verarbeitet (Fehlerhafte Kunden ausgenommen)

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