Voraussetzungen und Besonderheiten bei Email-Versand
- Anastasios Anagnostou
- Martin Schütz
- Claudia Schmid
Seit der AmacosWeb Version 4.32 (November 2023) ist es möglich, Rechnungen als Anhang (PDF) direkt aus amacos heraus per E-Mail zu versenden.
Damit dies für Ihren Betrieb möglich ist, müssen technische Voraussetzungen erfüllt sein und Ihr Betrieb muss entsprechend eingerichtet werden.
Voraussetzungen
Um Rechnungen als Email zu versenden, sind diese vier Schritte Voraussetzung:
SPF Eintrag in Ihrer Domäne
Definition der sendenden Email-Adresse (Name des Absenders, Email-Adresse)
(Optional eine BCC-Adresse, um Kopien der versendenden Emails zu empfangen)
Pflege der Kundenstammdaten und Email- Empfänger
SPF Eintrag
Die Emails werden mit einem Email Konto aus Ihrer Domäne versendet, damit die Kunden Sie als Absender identifizieren können. Da aber der Amacos-Email-Server diesen Versand in Ihren Auftrag macht, ist es notwendig , den Amacos Server als gültigen Email Server Ihrer Domäne zu registrieren. Diesen Eintrag macht der Provider Ihrer Domäne. Fehlt ein solcher Eintrag, besteht die Gefahr, dass die Emails als SPAM gehalten werden und nicht beim Empfänger ankommen. Auch der Mail Server könnte auf einer Schwarzen Liste landen und blockiert werden.
Dieser Eintrag heisst: "SPF". In Ihrer Domäne muss ein SPF-Eintrag für asmtp.mail.hostpoint.ch vorhanden sein. Da es sich bei Hostpoint um einen anderen Dienstleister handelt, ist die Methode “include” empfohlen.
Die SPF-Einstellungen können z.B. hier abgerufen werden.
Ohne einen SPF-Eintrag ist der Versand der Rechnungen als E-Mail über amacos nicht möglich. Bitte nehmen Sie mit dem Betreiber Ihrer Domäne Kontakt auf und fragen Sie, wie so ein Eintrag in Ihrer Domäne erfolgen kann.
Unsere Empfehlung für den SPF-Eintrag
v=spf1 include:IhrEmailServerDomäne.ch include:asmtp.mail.hostpoint.ch +mx +a -all
Vorlagen für Email
Es muss eine Mail-Vorlage erstellt werden. Fehlt die Vorlage, erfolgt eine Fehlermeldung und es können keine Rechnungen als Email gesendet werden. Die Vorlage wird pro Sprache erstellt.
Unter Betrieb > Notizen erstellen Sie in der Auswahl “Global: Ihr Betrieb” einen neuen Eintrag vom Typ: “Rechnungsversand per mail”. Setzen Sie dabei die gewünschte Sprache.
01: Der Typ muss “Rechnungsversand per Mail” sein
02: Im Feld Titel geben Sie ein, wie der “Betreff” der Mail lauten soll
03: Im Text Editor geben Sie den Text der Email ein.
Wir empfehlen, im Texteditor zur HTML Ansicht zu wechseln, um den Email Text zu formatieren. Das ist dann z.B. notwendig, wenn die Abschnitte einen definierten Abstand haben sollen.
Wenn Sie ein Bild in die Email einbetten möchten, muss die Signatur im HTML-Format sein.
HTML Editor einschalten/ausschalten:
Variablen (Platzhalter) in der Email Vorlage
Der Email-Titel und der Email-Text können Einsetzvariablen enthalten, die beim Versand entsprechend gefüllt werden. Die folgende Tabelle enthält alle möglichen Variablen mit Beispielen:
(Variablen können auch in den Notizen verwendet werden, siehe hierzu unter NOTIZEN)
Variablen (Platzhalter) | Ersetzt mit: | Beispiel / Vorschau |
|---|---|---|
${partnerName} | Bei Kunden vom Typ “Betrieb” entspricht es dem Feld “Namen”. Wenn Sie dort anstelle des Firmennamens Suchbegriffe verwenden, können Sie beim Kunden eine Person in der Rolle “Ansprechpartner” und die entsprechende Variable verwenden, wenn Sie beabsichtigen, diese Variable als Anrede in einer Email zu nutzen. | Guten Tag ${partnerName} wird zu Guten Tag Treuer Kunde AG |
Bei Kunden vom Typ “Person” entspricht es den Feldern “Vorname” & “Nachname” | Guten Tag ${partnerName} wird zu Guten Tag Giacomo Leopardi | |
${ansprechpartnerMail} | Die E-Mailadresse der Person mit der Rolle Ansprechpartner (siehe weiter unten unter Rollen). Zu Pflegen unter der Adresse |
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${kundenreferenz} | Der Text aus dem Feld “Kunden / “ der Rechnung |
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$unserereferenz | Der Text aus dem Feld "Unsere Referenz" aus dem Rechnungskopf |
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${sachbearbeiterName} | Der Name (Vorname Nachname) des Sachbearbeiters der Rechnung |
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${sachbearbeiterKurzzeichen} | Das Kurzzeichen des Sachbearbeiters der Rechnung |
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${auftragsBezeichnung} | Bei Rechnungen mit einem Auftragsbezug wird die Bezeichnung des Auftrags eingesetzt |
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${auftragsObjektBezeichnung} | Bei Rechnungen mit einem Verweis auf einen Auftrag, wird die Bezeichnung des Objekts, welches mit dem Auftrag verbunden ist, eingesetzt |
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Rechnungsspezifische Felder und Informationen | ||
${rechnungsdatum} | Rechnungsdatum |
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${gesamtbetrag} | Gesamtbetrag der Rechnung |
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${waehrung} | Währung |
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${vertragsnummer} | Rechnungsnummer |
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${vertragsbezeichnung} | Bezeichnung der Rechnung |
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| Auf der Seite Vertragsrollen finden Sie eine komplette Liste aller verwendbaren Rollen mit den Codes. | |
${rolle999} wobei die 999 mit dem Code der Vertragsrolle ersetzt werden muss | Wird mit dem Nachnamen + Vornamen des Kontaktes in der entsprechenden Rolle gefüllt. Im Beispiel rechts werden zwei Rollen verwendet:
Rollen, die Sie in einem Auftrag einfügen, werden in die Rechnung übertragen, wenn Sie aus dem Auftrag eine Rechnung erstellen. Sie können Rechnungen individuell anpassen, in dem Sie Rollen entfernen oder hinzufügen. Der Ansprechpartner wird auch im Adressfeld gedruckt. |
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${email999}, ${telefon999} | Wird mit der Email bzw. der Telefonnummer der entsprechende Rolle gefüllt. Möchten Sie im Text die Email Adresse oder die Telefonnummer einer Rolle integrieren, verwenden Sie die Variable mit dem passenden Code: .
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Bilder einbetten
Möchten Sie in der Signatur Ihrer Email Bilder einbetten, beachten Sie bitte folgendes:
Speichern Sie das Bild in der tatsächlichen Grösse, mit der es angezeigt werden soll. Mit einem Bildbearbeitungsprogramm können Sie das Bild auf die gewünschte Grösse skalieren.
Speichern Sie das / die Bilder unter Betrieb > Dateien.
Erlaubte Formate sind, .jpg, .png oder .gif
Die Variable in der Vorlage lautet dann: ${UnserLogo.png}
wobei der blaue Text innerhalb der geschweiften Klammern dem Dateinamen mit seiner Erweiterung entspricht. Der Dateiname sollte keine Leerzeichen enthalten.Sie können mehrere Bilder einbetten.
Sie können gängige HTML Tags verwenden, um z.B. die Email zu gestalten.
Email Rechnungsempfänger
Eine Rechnung wird automatisch an einen Kunden per Email versendet, wenn in seinen Stammdaten eine Email Adresse vom Typ “Email Rechnungs-Empfänger” erfasst wurde. Fehlt dieser Adresstyp, wird die Rechnung nur als PDF gedruckt, aber nicht versendet.
Die Adresse von Typ “Rechnungs-Empfänger” muss beim Rechnungsempfänger in der Registerkarte “ADRESSEN” hinterlegt werden.
In Szenarien, wo Auftragnehmer und Rechnungsempfänger abweichen, ist die Email-Adresse beim Rechnungsempfänger zu erfassen.
Dieser Adresstyp darf nicht verwechselt werden mit der Rolle “Rechnungskontakt (E-Rechnung)”, die nur Im Zusammenhang mit der E-Rechnung (ZUGFERD) relevant ist.
Das System weist mit einer Bemerkung darauf hin, dass die Rechnung per E-Mail versendet wird. Versucht man, eine Rechnung im Status “Freigegeben” zu drucken, erscheint folgender Hinweis:
Wenn Sie mehrere Rechnungen mit Assistenten verarbeiten, trennt das System automatisch, welche Rechnungen per Email versendet und welche nur gedruckt werden. Im Falle von Email-Versand erfolgt ein Hinweis
Es kann nur ein (1) Email-Rechnungsempfänger beim Kunden, im Auftrag oder auf der Rechnung erfasst werden. Dagegen können beliebig viele Email-Empfänger für CC hinterlegt werden.
Verwenden Sie das Feld Bemerkung in der Email Adresse, wenn beim Versand ein Name anstelle der Emailadresse angezeigt werden soll. Im obigen Beispiel wird die Email adressiert an:
Treuer Kunde AG <treuerkunde@minidom.ch>
Ist in den Stammdaten eine Mail Adresse für den Rechnungsempfang hinterlegt, wird sie automatisch in den Auftrag und in die Rechnung übernommen.
Weitere Funktionen
CC Empfänger
Es können beliebig viele CC-Email-Rechnungsempfänger beim Kunden, im Auftrag oder auf der Rechnung erfasst werden. Auch sie werden von den Stammdaten zum Auftrag und in die Rechnung übernommen.
Ausnahmen definieren
Sie möchten, dass eine bestimmte Rechnung nicht per Email-versendet wird, obwohl beim Auftrag oder bei den Kundenstammdaten ein Email-Rechnungsempfänger eingetragen ist?
Markieren Sie im Rechnungskopf das Feld “Keine Email”
Sie möchten, dass eine bestimmte Rechnung per Email-versendet wird, obwohl beim Auftrag oder bei den Kundenstammdaten kein Email-Rechnungsempfänger eingetragen ist?
Erfassen Sie in der Rechnung einen Email Rechnungs-Empfänger
Sie möchten, dass bei bestimmten Rechnungstypen ein Email-Versand standardgemäss unterdrückt wird?
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir richten den Rechnungstyp dann so ein, dass das Kästchen “Kein Email” grundsätzlich aktiviert ist. Sie können es bei einzelnen Rechnungen deaktivieren.
Erhalten einer Kopie von jeder versendeten Rechnung
Wir empfehlen, ausgehende Rechnungen an ein eigens dafür vorgesehenes, eigenes Email-Konto als Blindkopie (BCC) zu versenden. Diese BCC-Adresse hinterlegen wir fix bei der Einrichtung. Das kann für Sie zu Kontroll- oder Archivzwecken dienen. Der BCC-Empfänger muss vom Absender abweichen. Es kann nicht dieselbe Adresse wie der Absender sein.
Versandprotokoll
Die Registerkarte “Arbeitsschritt” zeigt, ob und an wen die Rechnung per Email (an und CC) versendet wurde. Wenn Sie die Rechnung nach dem Versand wieder öffnen, um sie zu bearbeiten, wird auch das protokolliert.
Die Details der Rechnung zeigen ebenfalls, ob und wann die Rechnung als Email versendet wurde:
Es wird jeweils das jüngste Datum des Versands angezeigt. Sollte die Email nach dem Versand geöffnet und bearbeitet worden sein, wird dort das Datum und die Uhrzeit des neuen Versands angezeigt.
Abweichendes Layout
Für Rechnungen, die per Email versendet werden, kann ein eigens dafür vorgesehenes Layout verwendet werden. Dieses Layout gilt für alle Rechnungen. Ausnahmen sind nicht möglich.