4g. OP-Liste

Nur, wenn Sie die Zahlungseingänge über Amacos erfassen.

Inhalt:

Einfache Variante (aktuell)

Erstellen Sie die OP-Liste per Jahres- oder Quartalsende rechtzeitig.

• Voraussetzungen:
  • Die OP-Liste erstellen, bevor Sie im neuen Zeitraum Zahlungen erfassen
  • Zahlungen auf der Bank per Stichtag abholen (z.B. nur Zahlungen bis 31.12.) Keine Zahlungen vom nachfolgenden Zeitraum erfassen oder einlesen!
  • Alle Rechnungen (Rechnungsdatum bis zum Stichtag) müssen auf verbucht offen stehen.

Rechnungsfilter einstellen

• Status: verbucht offen (so dass alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind erscheinen) (Falls Sie bereits im neuen Zeitraum Rechnungen geschrieben haben, dann Rechnungsdatum bis Stichtag eingrenzen)
  
  • Achtung: Rechnungen mit Status verschickt, erscheinen auf der Rechnungsliste nur mit dem Gesamtbetrag. Der noch ausstehende Betrag wird nicht in die Spalte "Ausstehend" übertragen. Deshalb ist der Status verbucht offen zwingend, vor allem wenn Sie im Zeitraum Teilzahlungen erhalten haben.
  • Alternative: 2 Listen erstellen und zusammenzählen: eine Liste mit Status verschickt (massgebend: Gesamtbetrag), eine Liste mit Status verbucht offen (massgebend: Ausstehend). Nicht beide Stati mischen!
• Druck-Auswahl: Rechnungsliste mit Fälligkeit

OP-Liste per rückwirkenden Stichtag (aufwändig)

Kann nach folgender Anleitung per ExcelExport von Hand erstellt werden.

A) Rechnungsselektion

• Rechnungsdatum von <Startdatum> bis <Stichtag> (z.B. Geschäftsjahr, Quartal) (Achtung, nicht verwechseln mit Beginndatum)
• Status erledigt, verbucht offen und verschickt auswählen (alle Rechnungen, die bis Stichdatum das Haus verlassen haben)
  Alternativ in zwei Schritten, wegen der Uebersichtlichkeit: verschickt und verbucht offen in einer Liste (sind in der Regel alle Offenposten, sofern keine Teilzahlungen eingegangen sind) und "erledigt" in einer anderen Liste (Hier das Zahldatum beachten. Alle die nach dem Stichtag bezahlt wurden, waren am Stichtag offene Posten)

B) Rechnungsliste exportieren

• / Zusammenfassung ==> erstellt eine Exceldatei "contracts.xls"

C) Datei mit Excel öffnen

• Sortieren nach Spalte Zahldatum1, Zahldatum2, ....6
• Alle Zeilen löschen, bei denen zum Stichtag der Fehlbetrag 0.00 ist. (Spalte Zahldatum1 ein Datum vor dem Stichtag enthält, Fehlbetrag 0.00 ist und kein weiteres Zahldatum enthält)
• Restliche Zeilen kontrollieren, ob in Zahldatum2 bis 6 ein Datum nach dem Stichtag vorhanden ist.
  • alle Zahlungen, die nach dem Stichtag eingegangen sind, summieren und in Spalte "Gesamttotal" übertragen
  • (vor dem Stichtag ausgeglichene Raten-Zahlungen können gelöscht werden)
• Ergänzen mit allenfalls offenen Rechnungen vor Startdatum (z.B. von Vorletztem Jahr):
  
  • Rechnungsselektion2 in Amacos:
  • nur Rechnungsdatum bis <Startdatum -1>
  • Status: verbucht offen, verschickt
  • erstellt eine Exceldatei "contracts(2).xls"
  • Zeilen von "contracts(2).xls" in "contracts.xls" hinzufügen
• Summe über Spalte "Gesamttotal" = OP-Betrag per Stichtag
• ev. Tabelle für Ausdruck anpassen
  • nicht benötigte Spalten löschen
  • Spaltenbreiten einstellen
  • OP-Liste ausdrucken

OP-Saldo per Stichtag (Gesamtbetrag)

Wenn die Verbuchung der Rechnungen eingerichtet ist und die Zahlungseingänge in Amacos erfasst werden, kann auf dem Konto 1100 der Saldo (offene Debitoren) eines gewünschten Tages abgelesen werden: Konten → Buchungen, Drucker "Buchungsliste" Datum von bis, Valuta wählen.

Im Gegensatz zu Ihrer Buchhaltung, erscheinen die Zahlungseingänge in der Spalte Soll und die ausstehenden Guthaben in der Spalte Haben. Beachten Sie, dass Rechnungen im Status "verschickt, vollständig, neu" noch nicht auf dem Debitorenkonto erscheinen.