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Dieses Modul dient der mitarbeiterbezogenen Verwaltung der Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen.

• Dieses Modul ist separat zu erwerben und muss vom Hersteller aktiviert werden

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Voraussetzungen

Kann vom Benutzer eingerichtet und laufend aktualisiert werden:

1. Es muss ein Betriebs-Kalender mit den Soll-Arbeitszeiten und den Zuschlags-Typen eingerichtet sein (siehe Kalender )
2. Jeder Mitarbeiter muss in der Mitarbeiter-Liste eingetragen sein (siehe Unterbereich "Mitglieder im Bereich Betrieb )
3. Für jeden Mitarbeiter muss eine Zusatz-Ressource eingerichtet sein 
4. Jede Mitarbeiter-Ressource muss einem oder mehreren Betriebs-Kalendern zugewiesen sein

Wird vom Anbieter eingerichtet:

• Wenn das Modul "Arbeitszeiten und Absenzen" aktiv ist, wird für eine neue Mitarbeiter-Ressource (AZE, ABS) bzw. ein neues Arbeitszeit-Produkt (KST) je ein Konto angelegt fürEs können komplexe Arbeitszeit-Reglemente abgebildet werden
• Rapport-Erfassung per App für ganze Teams
• OnlineClient zur Erfassung von persönlichen Rapporten

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Ablauf von der Konzeption über Konfiguration bis zur Einführung des Moduls

Dabei werden Sie vom Anbieter begleitet und unterstützt:

• Beschreibung der Anforderungen Ihrer Bedürnisse
  • Arbeitszeit- und Spesen-Reglement der Firma
  • Mitarbeiter und Anstellungsverhältnisse
  • etc.
• Modul aktivieren mit gewünschtem Startdatum
  • Ab dem Modul-StartDatum werden die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen gebucht
  • Nach Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle ev. für bezahlte Pausen vorbereiten/einrichten
• Betriebs-Kalender anlegen/einrichten (ev. mehrere bei unterschiedlichen Soll-Arbeitszeiten)
  
  • siehe Kalender und Kalendermodelle zB. Sommer und Winter-Kalender
    
    
• Mitarbeiter / Ressourcen: anlegen/ergänzen (Betrieb - Mitarbeiter)
  • siehe Mitarbeiter (& Ressourcen) im Zusammenhang mit dem Arbeitszeit-Modul)
• Modulrelevante Produkte anlegen/ergänzen, dabei werden für folgende Typen die entsprechenden Konti angelegt:
  Rapportieren auf eine Mitarbeiter-Ressource
• Rapportposition enthält einen Verweis auf einen Mitarbeiter
• Rapportposition enthält ein Produkt mit Spezialeigenschaften
  
  1. "Verbuchen als Arbeitszeit"  => wird auf Mitarbeiter und Kostenstelle gebucht
  2. "Verbuchen als Abwesenheit"  => wird auf Mitarbeiter-Abwesenheit gebucht
  3. "Verbuchen als Spesen" => wird auf Mitarbeiter-Spesen gebucht
• Rapportkopf enthält einen Verweis auf einen Mitarbeiter (Ersteller) 
Rapportkopf enthält Arbeitszeiten (diese müssen in der Summe mit den Positionen übereinstimmen)
Bestimmung der Soll-Arbeitszeit

• Sucht einen Kalendereintrag (einzelner Tag oder Periode)
  Nur Einträge der Art 'Feiertag' und 'Arbeitstag' werden berücksichtigt (nicht aber Ferien, Krankheit/Unfall, übrige)
  Sämtliche aktiven Kalender werden durchsucht, von 'unten' nach 'oben', der erste Treffer gilt

• Sucht nach Wochentag (Standardwoche), falls nichts gefunden,
  werden sämtliche aktiven Einträge durchsucht, von 'unten' nach 'oben', der erste Treffer gilt

Soll-Arbeitszeit löschen ab bestimmtem Datum (falls der Kalender Fehleinträge hat)
Verbuchen der SollArbeitszeit und der rapportierten Arbeitszeiten und Absenzen

• AZE: Arbeitszeit (Arten: Gleitzeit, U25, U50, U75, U100)    – &  –   –   KST: Kostenstelle (für Arbeitszeit-Produkte)
• ABS: Absenz (Arten: Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
• SPE: Spesen (Arten: CHF, AutoKM, Piket-Zuschläge, etc.)(wenn das AZE-Modul nachträglich aktiviert wird, wird das Konto bei der ersten Buchung angelegt)
• Der Mitarbeiter-Ressource muss ein Kalender zugewiesen sein für die Bestimmung der SollArbeitszeit
  
  • es können mehrere Kalender zugewiesen werden
  • ein zugewiesener Kalender kann hierarchisch aufgebaut sein
• • SollArbeitszeiten Erklärungen unter Spezialeigenschaften für Produkte des AZE-Moduls
• Rapport-Typen zum Rapportieren von AZE, ABS und SPE auf Mitarbeiter-Ressourcen

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Regeln für die Umstellungsphase beachten: Siehe  ModulStart Uebergangszeit

Vorbereitung

1. Falls es bezahlte Pausen gibt, entscheiden wie diese rapportiert werden sollen
   
   1. Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle (wie bezahlte Pausen rapportiert werden können)
2. StartDatum der Arbeitszeit-Rapportierung festlegen
   
   1. Startdatum für das Module "Arbeitszeiten und Abwesenheiten" (muss vom Anbieter entsprechend eingerichtet werden)
   2. Ab diesem Datum werden später die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten und Absenzen gebucht
   3. muss mit dem Start der Kalender übereinstimmen
   4. so dass die Sollarbeitszeit ab dem gleichen Zeitpunkt gebucht wird
   5. FerienTageSaldo für jeden Mitarbeiter ab dem Startdatum
3. Betriebskalender einrichten
   1. GanzjahresKalender
   2. Sommer und WinterKalender separat mit unterschiedlichen Arbeitszeiten
   3. Als erstes muss für den Betrieb die Wochenarbeitszeit und die Betriebsfreitage in einem Kalender hinterlegt werden
   4. Kalender
   5. Kalendermodelle
4. Mitarbeiter erfassen
   1. unter Betrieb - Mitglieder
   2. mit Rolle Mitarbeiter und Datum für den Beginn des Arbeitsverhältnises
5. Ressource einrichten pro Mitarbeiter
   
   1. Wichtig: Für jeden Mitarbeiter muss eine Zusatz-Ressource angelegt werden, welche mit den relevanten Betriebskalendern verbunden wird
   2. Ressourcen
   3. Für jede angelegte Mitarbeiter-Ressource wird bei der ersten Buchung ein entsprechendes Mitarbeiter-Konto angelegt
   4. Hier kann über Image Removed die SOLL-Jahresarbeitszeit pro Ressource (Mitarbeiter) gedruckt werden
   5. Image RemovedFehlerhafte Soll-Arbeitseinträge löschen für einzelne Mitarbeiter, nach nachträglicher Korrektur im Kalender
6. Kostenstellen als Arbeitszeit-Produkte anlegen oder Arbeitszeit-Produkte mit Kostenstelle ergänzen
   
   1. Für jede angelegte Kostenstelle wird automatisch ein Kostenstellen-Konto angelegt
   2. Bestehende Arbeitszeit-Produkte der Spezialeigenschaft "Verbuchen als Arbeitszeit" zuweisen
   3. Unter "Konten" im entsprechenden Kontenplan können die einzelnen Kostenstelle auch noch gruppiert werden
7. Abwesenheiten (aus dem System) der entsprechenden RapportTyp-Klasse zuweisen
   1. Folgende Abwesenheiten sind im System bereits vorhanden
      1. x Kompensation (Ueberzeiteinzug)          (nur zur Info, wird nicht verbucht)
      2. x Ferientag(e)
      3. x Absenz bezahlt (Tage)
      4. x Absenz bezahlt (Stunden)
      5. x Krankheit
      6. x Betriebsunfall
      7. x Nichtbetriebsunfall
      8. x Militär/Zivilschutz
   2. Gewünschte Absenzen in die entsprechende RapportTyp-Klasse übernehmen
      1. Betrieb - Produkte
      2. RapportTyp-Klasse für Absenzen anklicken
      3. Betriebsspezifische Produkte: Image Removed Produkte zur Betriebsauswahl hinzufügen...
         1. Filter: Produkteklasse = "Modul Arbeitszeiten und Spesen" - "Abwesenheiten" 
         2. Image Removed = Anzeigen der noch nicht zugewiesene Abwesenheiten
         3. Markieren der gewünschten Produkte
            • Bereich: Klick auf Ersten + <Shift> gedrückt halten + Klick auf Letzten
            • Einzelne; <Ctrl> gedrückt halten + Klicks auf gewünschte Rapporte
         4. Klick auf "Der Betriebsauswahl hinzufügen", übernimmt die markierten Produkte in die gewählte RapportTypen-Klasse
         5. Schliessen
      4. siehe auch a. Betriebswarenkorb (BWK) zusammenstellen
   3. ev. weitere private Absenzen per ProdukteErzeuger anlegen, bei Bedarf
8. Eröffnungs-Saldi von Hand buchen pro Mitarbeiter/Kostenstelle per Ende Vorperiode
   Es sind nur positive Werte möglich (Vorzeichen minus geht nicht)
   
   1. Bereich: Konten
   2. KontoFilter: Arbeitszeiten und Absenzen
   3. KontenGruppe: ABS Absenzen aufklappen und gewünschter Mitarbeiter anklicken
   4. Unter Buchungen:
      1. Image Removed  Buchung manuell erfassen
           Image Removed
         
   5. Arbeitszeit-Saldi (h)
      1. für jede ZeitKategorie (U25, U50, U100)
   6. Absenzen-Saldi (Tage)
      1. für jede gewünschte AbsenzenGruppe (Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
      2.   FerienGuthaben sind über SOLL ins Minus zu buchen (Ferienbezüge werden im Haben als bezogen gebucht
   7. Kostenstellen-Saldi
      1. für jede Kostenstelle
      2. Eröffnungssaldo ins Haben (sind bisher aufgelaufene Arbeitsstunden für diese Kostenstelle)
9. ?...

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weitere wichtige Informationen zum Arbeitszeit-Modul

• Mitarbeiterwechsel (Eintritt/Austritt)
• Eröffnungs-Saldi von Gleitzeit, Ferientagen, etc. von Hand buchen
• Arbeitszeit-Buchungen korrigieren (KST, ABS, AZE, SPE)
• Soll-Arbeitszeiten löschen und neu berechnen
• Assistent Konti saldieren (ehemals Assistent Abwesenheits-Konti auf 0 setzen)
• Monatsblatt der AZE-Buchungen

oder auch: KONTEN