Modul Arbeitszeiten und Absenzen
Allgemeines
Dieses Modul dient der mitarbeiterbezogenen Verwaltung der Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen.
- Dieses Modul ist separat zu erwerben und muss vom Hersteller aktiviert werden
- Es können komplexe Arbeitszeit-Reglemente abgebildet werden
- Rapport-Erfassung per App für ganze Teams
- OnlineClient zur Erfassung von persönlichen Rapporten
Vorgehen bei der Einführung
Wird vom Anbieter eingerichtet:
- Modul aktivieren mit gewünschtem Startdatum
- StartDatum für das verbuchen von AZE/ABS/SPE-Rapporten, sowie der SOLL-Arbeitszeiten festlegen
- Startdatum für das Module "Arbeitszeiten und Abwesenheiten"
- Ab diesem Datum werden später die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen gebucht
- muss mit dem Start der Kalender übereinstimmen
- so dass die Sollarbeitszeit ab dem gleichen Zeitpunkt gebucht wird
- StartDatum für das verbuchen von AZE/ABS/SPE-Rapporten, sowie der SOLL-Arbeitszeiten festlegen
- Modulrelevante Produkte anlegen, auswählen oder ergänzen, dabei wir für folgende Typen die entsprechenden Konti angelegt:
- AZE: Arbeitszeit (Arten: U25, U50, U100) – & – KST: Kostenstelle (für Arbeitszeit-Produkte)
- ABS: Absenz (Arten: Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
- SPE: Spesen (Arten: CHF, AutoKM, Piket-Zuschläge, etc.)
- Erklärungen unter Spezialeigenschaften für Produkte des AZE-Moduls
- Rapport-Typen zum Rapportieren von AZE, ABS und SPE auf Mitarbeiter-Ressourcen
Kann vom Kunden / Benutzer eingerichtet und laufend aktualisiert werden:
- Umgang mit bezahlten Pausen festlegen
- siehe Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle
- Festlegen ob bezahlte Pausen rapportiert werden sollen oder nicht
- Betriebs-Kalender anlegen (ev. mehrere bei unterschiedlichen Soll-Arbeitszeiten) und laufend aktualisieren
(siehe Kalender und Kalendermodelle zB. Sommer und Winter-Kalender)- Der Beginn der Kalender muss mit dem StartDatum des Modules übereinstimmen, das vom Anbieter eingerichtet wurde
- Definieren der Standard-Woche, mit Standard-TagesArbeitszeit und Standard-ZuschlagsTyp für Wochenend- und Nacht-Arbeit
- Eintragen der arbeitsfreien Werktage, mit Datum, Art, ZuschlagsTyp, etc.
- Mitarbeiter / Ressourcen: Für jeden Mitarbeiter (Betrieb - Mitglieder) muss unter "Betrieb - Ressourcen" je eine Haupt-Ressource angelegt und mit einem Kalender verbunden werden
(siehe Mitarbeiter (& Ressourcen) im Zusammenhang mit dem Arbeitszeit-Modul)- Betrieb - Mitarbeiter: Jede Person mit Rolle Mitarbeiter und Datum für den Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Betrieb - Ressourcen: Mitarbeiter-Gruppe anlegen
- Hauptressource pro Mitarbeiter anlegen
- Kalender zuweisen mit Gültigkeitszeitraum ( Wichtig: Beginn sollte mit dem Startdatum des Moduls übereinstimmen)
- Ev. Teilzeit-Pensum definieren mit Start- und End-Datum
- Zur Kontrolle JahresKalender für Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter anzeigen / drucken
Was Sie über das Verbuchen wissen sollten
Wichtige Regeln über das Verbuchen von SOLL- und IST-Arbeitszeiten sowie über Absenzen und Spesen:
- SOLL-Arbeitszeiten werden auf dem Arbeitszeit-Konto der Ressource weggebucht
- Ab Modulbeginn bzw. ab Beginn des Arbeitsverhältnisses bis zum Rapportdatum
- IST-Arbeitszeiten (aus Rapporten) werden auf dem Arbeitszeit-Konto hinzugebucht
- Abwesenheiten (aus Rapporten) werden auf dem Abwesenheits-Konto hinzugebucht
- Bei Arbeitsunfähigkeits-Grad wird der Saldo effektiv verbucht
d. h. 2 Tage Unfall bei 50 % Arbeitsunfähigkeit = 1 Tag Unfall - Wichtig: Pro Tag kann nur eine Tages-Absenz rapportiert und verbucht werden!
- Im weitern wird vor dem Verbuchen der Abwesenheit geprüft, ob die Anzahl Tage mit den Soll-Arbeitstagen im Kalender übereinstimmt!
neu ab Release 3.44: bei Eingabe von 0 wird die Anzahl Tage zwischen Datum von und Datum bis vom System berechnet.
- Bei Arbeitsunfähigkeits-Grad wird der Saldo effektiv verbucht
- Spesen (aus Rapporten) werden auf dem Spesen-Konto hinzugebucht
Während der Einführungs-Phase gilt folgendes:
- IST-Arbeitszeiten (Rapporte) mit RapportDatum vor dem ModulStart, werden (nach altem Prozess) verarbeitet aber nicht auf das AZE-Konto gebucht
- Für Abwesenheits-Rapporte gilt folgendes:
- AbwesenheitsRapporte mit RapportDatum vor dem ModulStart werden nicht auf das ABS-Konto verbucht (diese Rapporte werden nach dem alten Prozess - vor der Umstellung, verarbeitet)
- Somit dürfen Absenzen für nach dem ModulStart erst nach dem ModulStart rapportiert werden
- Nach dem ModulStart rapportierte Rapporte werden nur verbucht, wenn das EndDatum der Absenz, nach dem Modulstart ist
- Bei Schichtarbeit ist auf das Datum (WoTag) bei Arbeitsende zu rapportieren (Sa 22 h - So 03 h => auf Sonntag rapportieren).
siehe auch Regeln für die AZE/ABS/SPE-Rapport-Erfassung
weitere wichtige Informationen zum Arbeitszeit-Modul
- Eröffnungs-Saldi von Gleitzeit, Ferientagen, etc. von Hand buchen
- Arbeitszeit-Buchungen korrigieren (KST, ABS, AZE, SPE)
- Soll-Arbeitszeiten löschen und neu berechnen
- Assistent Abwesenheits-Konti auf 0 setzen
- Monatsblatt der AZE-Buchungen
oder auch: Konten