Versionen im Vergleich

Version Alte Version 84 Neue Version Aktuell
Änderungen wurden vorgenommen von

Viktor Schmid

Anastasios Anagnostou

Gespeichert am

Schlüssel

  • Diese Zeile wurde hinzugefügt.
  • Diese Zeile wurde entfernt.
  • Formatierung wurde geändert.

...

Dieses Modul dient der mitarbeiterbezogenen Verwaltung der Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen.

...

  • Dieses Modul ist separat zu erwerben und muss vom Hersteller aktiviert werden

Image Removed

Voraussetzungen

  • Es können komplexe Arbeitszeit-Reglemente abgebildet werden
  • Rapport-Erfassung per App für ganze Teams
  • OnlineClient zur Erfassung von persönlichen Rapporten


Image Added

Ablauf von der Konzeption über Konfiguration bis zur Einführung des Moduls

(Glühbirne) Dabei werden Sie vom Anbieter begleitet und unterstützt:

  • Beschreibung der Anforderungen Ihrer Bedürnisse
    • Arbeitszeit- und Spesen-Reglement der Firma
    • Mitarbeiter und Anstellungsverhältnisse
    • etc.
  • Modul aktivieren mit gewünschtem Startdatum
    • Ab dem Modul-StartDatum werden die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen gebucht
    • Nach Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle ev. für bezahlte Pausen vorbereiten/einrichten
  • Betriebs-Kalender anlegen/einrichten (ev. mehrere bei unterschiedlichen Soll-Arbeitszeiten)

...

  1. Definieren der Standard-Woche, mit Standard-TagesArbeitszeit und Standard-ZuschlagsTyp für Wochenend- und Nacht-Arbeit
  2. Eintragen der arbeitsfreien Werktage, mit Datum, Art, ZuschlagsTyp, etc.

...

...

...

Wird vom Anbieter eingerichtet:

  • Modul aktivieren mit gewünschtem Startdatum
  • Modulrelevante Produkte anlegen, auswählen oder /ergänzen, dabei wir werden für folgende Typen die entsprechenden Konti angelegt:
    • AZE: Arbeitszeit (Arten: Gleitzeit, U25, U50, U75, U100)    – &  –   –   KST: Kostenstelle (für Arbeitszeit-Produkte)
    • ABS: Absenz (Arten: Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
    • SPE: Spesen (Arten: CHF, AutoKM, Piket-Zuschläge, etc.)(wenn das AZE-Modul nachträglich aktiviert wird, wird das Konto bei der ersten Buchung angelegt)
    • Erklärungen unter Spezialeigenschaften für Produkte des AZE-Moduls
  • Rapport-Typen zum Rapportieren von AZE, ABS und SPE auf Mitarbeiter-Ressourcen

Wichtig zu wissen:

  • Verbuchen der SollArbeitszeit und der rapportierten Arbeitszeiten und Absenzen
    SollArbeitszeiten


Warnung
titleWas Sie über das Verbuchen wissen sollten

Wichtige Regeln über das Verbuchen von SOLL- und IST-Arbeitszeiten sowie über Absenzen und Spesen:

  • SOLL-Arbeitszeiten werden auf dem Arbeitszeit-Konto der Ressource weggebucht
    • (Glühbirne) Ab Modulbeginn bzw. ab Beginn des Arbeitsverhältnisses bis zum Rapportdatum

...

  • IST-Arbeitszeiten (aus Rapporten) werden auf dem Arbeitszeit-Konto hinzugebucht
  • Abwesenheiten (aus Rapporten) werden auf dem Abwesenheits-Konto hinzugebucht
    • Bei Arbeitsunfähigkeits-Grad wird der Saldo effektiv verbucht
      d. h. 2 Tage Unfall bei 50 % Arbeitsunfähigkeit = 1 Tag Unfall
    • (Warnung) Wichtig: Pro Tag

...

    • kann

...

    • nur eine Tages-Absenz rapportiert und verbucht werden!
    • (Warnung) Im weitern wird vor dem Verbuchen der Abwesenheit geprüft, ob die Anzahl Tage mit den Soll-Arbeitstagen im Kalender übereinstimmt!
      neu ab Release 3.44: bei Eingabe von Menge 0, wird die Anzahl Tage zwischen Datum von und Datum bis vom System berechnet.
  • Spesen (aus Rapporten) werden auf dem Spesen-Konto hinzugebucht

Regeln für die Umstellungsphase beachten: Siehe (roter Stern) ModulStart Uebergangszeit

Auszug
ArbeitszeitBuchungen korrigieren (KST, ABS, AZE, SPE)
  • Diese werden beim Rapport geändert:
    • Rapport nach RapportNummer suchen
    • Arbeitsschritt: Verbuchung zurücksetzen
    • (Glühbirne) Vorsicht beim Ändern der Position:
      • Die Arbeitszeit des Mitarbeiters und die Kostenstelle entstehen beide aus demselben Rapport.
      • Ist das Produkt der Position (U25, U50. ...) falsch gewählt, muss sie gelöscht werden und mit der selben Arbeitszeit mit einer neuen Position erfasst werden
      • Ist die Arbeitszeit falsch (Anz. h), kann diese auf der Position geändert werden (Möglichkeit einen Beschreibungstext zur Position abzuspeichern).
      • Nach der erneuten Verbuchung, in der Rubrik Konten die Kontenstände aktualisieren

Vorbereitung

  1. Falls es bezahlte Pausen gibt, entscheiden wie diese rapportiert werden sollen
    1. Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle (wie bezahlte Pausen rapportiert werden können)
  2. StartDatum der Arbeitszeit-Rapportierung festlegen
    1. Startdatum für das Module "Arbeitszeiten und Abwesenheiten" (muss vom Anbieter entsprechend eingerichtet werden)
    2. Ab diesem Datum werden später die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten und Absenzen gebucht
    3. muss mit dem Start der Kalender übereinstimmen
    4. so dass die Sollarbeitszeit ab dem gleichen Zeitpunkt gebucht wird
    5. FerienTageSaldo für jeden Mitarbeiter ab dem Startdatum
  3. Betriebskalender einrichten
    1. GanzjahresKalender
    2. Sommer und WinterKalender separat mit unterschiedlichen Arbeitszeiten
    3. Als erstes muss für den Betrieb die Wochenarbeitszeit und die Betriebsfreitage in einem Kalender hinterlegt werden
    4. Kalender
    5. Kalendermodelle
  4. Mitarbeiter erfassen
    1. unter Betrieb - Mitglieder
    2. mit Rolle Mitarbeiter und Datum für den Beginn des Arbeitsverhältnises
  5. Ressource einrichten pro Mitarbeiter
    1. (Warnung)Wichtig: Für jeden Mitarbeiter muss eine Zusatz-Ressource angelegt werden, welche mit den relevanten Betriebskalendern verbunden wird
    2. Ressourcen
    3. Für jede angelegte Mitarbeiter-Ressource wird bei der ersten Buchung ein entsprechendes Mitarbeiter-Konto angelegt
    4. Hier kann über Image Removed die SOLL-Jahresarbeitszeit pro Ressource (Mitarbeiter) gedruckt werden
    5. Image RemovedFehlerhafte Soll-Arbeitseinträge löschen für einzelne Mitarbeiter, nach nachträglicher Korrektur im Kalender
  6. Kostenstellen als Arbeitszeit-Produkte anlegen oder Arbeitszeit-Produkte mit Kostenstelle ergänzen
    1. Für jede angelegte Kostenstelle wird automatisch ein Kostenstellen-Konto angelegt
    2. Bestehende Arbeitszeit-Produkte der Spezialeigenschaft "Verbuchen als Arbeitszeit" zuweisen
    3. Unter "Konten" im entsprechenden Kontenplan können die einzelnen Kostenstelle auch noch gruppiert werden
  7. Abwesenheiten (aus dem System) der entsprechenden RapportTyp-Klasse zuweisen
    1. Folgende Abwesenheiten sind im System bereits vorhanden
      1. x Kompensation (Ueberzeiteinzug)          (nur zur Info, wird nicht verbucht)
      2. x Ferientag(e)
      3. x Absenz bezahlt (Tage)
      4. x Absenz bezahlt (Stunden)
      5. x Krankheit
      6. x Betriebsunfall
      7. x Nichtbetriebsunfall
      8. x Militär/Zivilschutz
    2. Gewünschte Absenzen in die entsprechende RapportTyp-Klasse übernehmen
      1. Betrieb - Produkte
      2. RapportTyp-Klasse für Absenzen anklicken
      3. Betriebsspezifische Produkte: Image Removed Produkte zur Betriebsauswahl hinzufügen...
        1. Filter: Produkteklasse = "Modul Arbeitszeiten und Spesen" - "Abwesenheiten" 
        2. Image Removed = Anzeigen der noch nicht zugewiesene Abwesenheiten
        3. Markieren der gewünschten Produkte
          • Bereich: Klick auf Ersten + <Shift> gedrückt halten + Klick auf Letzten
          • Einzelne; <Ctrl> gedrückt halten + Klicks auf gewünschte Rapporte
        4. Klick auf "Der Betriebsauswahl hinzufügen", übernimmt die markierten Produkte in die gewählte RapportTypen-Klasse
        5. Schliessen
      4. siehe auch a. Betriebswarenkorb (BWK) zusammenstellen
    3. ev. weitere private Absenzen per ProdukteErzeuger anlegen, bei Bedarf
  8. Eröffnungs-Saldi von Hand buchen pro Mitarbeiter/Kostenstelle per Ende Vorperiode
    Es sind nur positive Werte möglich (Vorzeichen minus geht nicht)
    1. Bereich: Konten
    2. KontoFilter: Arbeitszeiten und Absenzen
    3. KontenGruppe: ABS Absenzen aufklappen und gewünschter Mitarbeiter anklicken
    4. Unter Buchungen:
      1. Image Removed  Buchung manuell erfassen
          Image Removed
    5. Arbeitszeit-Saldi (h)
      1. für jede ZeitKategorie (U25, U50, U100)
    6. Absenzen-Saldi (Tage)
      1. für jede gewünschte AbsenzenGruppe (Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
      2. (Glühbirne)  FerienGuthaben sind über SOLL ins Minus zu buchen (Ferienbezüge werden im Haben als bezogen gebucht
    7. Kostenstellen-Saldi
      1. für jede Kostenstelle
      2. Eröffnungssaldo ins Haben (sind bisher aufgelaufene Arbeitsstunden für diese Kostenstelle)
  9. ?...

...


Während der Einführungs-Phase gilt folgendes:

  • IST-Arbeitszeiten (Rapporte) mit RapportDatum vor dem ModulStart, werden (nach altem Prozess) verarbeitet aber nicht auf das AZE-Konto gebucht
  • Für

...

  • Abwesenheits-Rapporte gilt folgendes:
    • AbwesenheitsRapporte mit RapportDatum vor dem ModulStart werden nicht auf das ABS-Konto verbucht (diese Rapporte werden nach dem alten Prozess - vor der Umstellung, verarbeitet)
    • (Glühbirne) Somit dürfen Absenzen für nach dem ModulStart  erst nach dem ModulStart rapportiert werden
    • Nach dem ModulStart rapportierte Rapporte werden nur verbucht, wenn das EndDatum der Absenz, nach dem Modulstart ist
  • (Warnung) Bei Schichtarbeit ist auf das Datum (WoTag) bei Arbeitsende zu rapportieren (Sa 22 h - So 03 h => auf Sonntag rapportieren).

siehe auch Regeln für die AZE/ABS/SPE-Rapport-Erfassung

weitere wichtige Informationen zum Arbeitszeit-Modul

oder auch: KONTEN