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Inhalt

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• Der Ausdruck von Auftragsbestätigungen ist nach dem allgemeinen Layoutaufbau gestaltet
• Den Aufträge ist ein einfacher Workflow (Prozess) hinterlegt, welcher über  Arbeitsschritte durchlaufen werden kann
  • für lagerrelevante Aufträge: siehe 3. Lagerführung im Betrieb
• Aus Aufträgen können Rechnungen erstellt werden
• Es können wiederkehrende Aufträge angelegt werden, für welche in der hinterlegten Periode laufend Rechnungen erstellt werden
• Einem Auftrag können beliebig viele Rapporte zugewiesen werden
  • zur Nachkalkulation oder zur zusätzlichen Verrechnung
• Regeln für Geschäftsbereiche
• Separat kann eine "Erweiterung zur Bestellabwicklung" erworben werden, mit der auf verschiedene Arten Bestellvorschläge gemacht werden können
• Merkblatt neue MWST-Sätze Schweiz per 1.1.2018

Checklisten zur Abrechnung

• 1c. Versandauftrag mit Sofortrechnung
• 1d. Auftrag für wiederkehrende Rechnungen/Dispo-Aufträge erstellen
• 2a. Akonto-Rechnungen
• 2b. Dispo-Aufträge abrechnen
• 2c. Aufträge abrechnen
• 2d. Regie-Rapporte direkt abrechnen
• 2e. Gülle-Rapporte abrechnen
• 5. Auftrags-Statistiken aus Rapporten erstellen

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• Alle dem Filter entsprechenden Aufträge werden im Hintergrund zu einer Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)
• Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, entsprechend mit Filter arbeiten um diese Grenze nicht zu überschreiten
• Sie können zwischen 3 verschiedenen Exporten wählen
  • Zusammenfassung (Kopfdaten, eine Zeile pro Auftrag)
  • Mit Positionen (Kopfdaten und Positionsdaten, eine Zeile pro Position)
  • Rüstliste Diese wird zusammengefasst nach Produkt und direkt ohne Aufbereitung heruntergeladen
• Wenn die Verarbeitung beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail
• Die Datei finden Sie unter BETRIEB > DATEIEN, da wird sie nach einem Tag automatisch gelöscht 
• Bestell-Liste aus Aufträgen erstellen

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• Für einen Auftrag können folgende Dokumente als PDF-Dateien erstellt werden
  • • Auftragsbestätigung 
      
      • Hier können Sie für den gewählten Auftrag eine PDF-Datei (für Ihre Ablage oder einen Ausdruck) erstellen
      • Es stehen drei Varianten zu Auswahl
      • Eine Kopie kann wahlweise erstellt werden, sie wird im Unterbereich DATEIEN mit dem gewünschten Namen gespeichert

      

      • Weitere Hinweise
        • Kontrollieren Sie die PDF-Datei
        • Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren
    • Lieferschein (ohne Preise)
    • Nachkalkulation
      Preisverwendung ab AcoWeb 4.17
      1. Ist ein Ankaufspreis vorhanden wird dieser verwendet
      2. Ist eine allgemeine Gewinnspanne eingetragen wird diese mit dem VK Preis multipliziert (der Wert muss vom Administrator hinterlegt werden)
      3. Der Verkaufspreis wird verwendet
      
      • Aufwand: Positionen aus Auftrags-Rapporten, Preise werden aus dem Rapport (1. Priorität) dann aus der Preisliste verwendet
      • Ertrag: In Rechnung gestellte Leistungen
      • Auftragsberechnung: Gesamttotal des Auftrags abzüglich aller Rapportpositionen vom Typ Auftragsrapport
      • Gesamtberechnung: Ertrag - Aufwand
  •  Der Assistent Rüstliste kann ab 12.03.2018 nur noch über den entsprechenden Assistenten per  gedruckt werden (muss speziell eingerichtet werden, für Kunden mit Stücklistenprodukten)
• Weitere Hinweise
  • Kontrollieren Sie die PDF-Datei.
  • Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren.
  • Nur Gruppentotale: Sofern die Druckvorlage für Gruppentotale eingerichtet ist, werden nur diese und keine Positionen gedruckt.

 Aktualisieren

• Auftragsliste neu anzeigen

• Für die aktuellen Filterbedingungen wird die Auftragsliste neu abgefragt

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• Partner*

  • Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
  • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
  • Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
  •  Der Partner kann geändert werden, ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden wird eine Warnung angezeigt

• Bezeichnung*

  • Der hier eingegebene Text wird auf der Auftragsbestätigung als Titel ausgedruckt

• Auftragsdatum*

  • Das Tagesdatum wird automatisch eingesetzt, dieses kann angepasst werden
  • Wird auf der Auftragsbestätigung als Auftragsdatum ausgedruckt
  • Datum wird zur Preisfindung verwendet

• Voraussichtliches Lieferdatum

  • Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet

  • Wenn nicht vorhanden, wird das Auftragsdatum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet

• Rechnungskonditionen*

  • Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann angepasst werden
  • Zahlungsfrist auswählen

• Skonto

  • Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann angepasst werden

  • Gewünschten Skonto auswählen

• Kunde Referenz

  • Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt
  • Regeln zum KundenReferenzFeld

• Unsere Referenz

  • Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb

  • Wird auf die Rechnung übernommen und auf der Auftragsbestätigung angedruckt wenn vorhanden

• Rapportverweis
  • Wird standardmässig für die Rapportverknüpfung für diesen Auftrag verwendet (Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag)
  • Auswahlliste
    • (leer) → Regierapport wird automatisch eingesetzt
    • Regierapport
    • Auftragsrapport
  • : bleibt dieses Feld leer, dann werden alle Rapporte als Regie-Rapporte verrechnet!
    Empfehlung: geben Sie hier immer einen Wert an, so dass klar ersichtlich ist, wie die Auftrags-Rapporte verrechnet werden
• Objektbezug (Auswahl)
  • Sind Objekte beim Kunden vorhanden, wird "Kundenspezifisch" eingesetzt, sonst "Allgemein". Die Auswahl kann geändert werden. 
  •  Auswahlliste
    • Kundenspezifisch 
    • Allgemein
• Objektbezug
  • Es kann ein Objekt gewählt werden, das mit dem Auftrag verbunden werden soll, z.B. eine bestimmte Anlage (entsprechend der "Auswahl")
  • Hier kann ein beliebiges Objekt aus der betriebsinternen Objektliste ausgewählt werden

  • Objekte werden zur Auswahl vorgeschlagen wenn

    • Der Partner des Auftrags beim Objekt (Produkt) die Rolle "Besitzer/Eigentümer" hat

    • Das Auftragsdatum innerhalb der Gültigkeit der Rolle "Besitzer/Eigentümer"  liegt.

• Sachbearbeiter
  • Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt
• Detaillierungsgrad Druck
  Mit dieser Einstellung können Positionspreise oder alle Positionen auf der Auftragsbestätigung (PDF) unterdrückt werden. Der Standard ist "Normal". Im Erzeuger kann eine permanente Abweichung vom Standard durch den Administrator konfiguriert werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl
  
  • Normal = Standardeinstellung, alle Positionen werden mit Preisen ausgedruckt, Gruppen werden ausgedruckt, Gruppensummen werden je nach Konfiguration der Druckvorlage ausgedruckt.
  • Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird nicht auf eine nachfolgende Rechnung übernommen.
  • Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird auf eine nachfolgende Rechnung übernommen.
  • Keine Positionspreise, nur Gruppentotale = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird nicht auf eine nachfolgenden Rechnung übernommen.
  • Keine Positionspreise, nur Gruppentotale (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Auftragsbestätigung und wird auf eine nachfolgende Rechnung übernommen.

• Textfeld

  • Hier können Sie beliebige interne Informationen zum Auftrag ablegen

•  (unten rechts)
  • Wenn das Dispositions-Modul aktiviert ist, können aus einem Auftrag direkt Dispo-Aufträge erstellt und bearbeitet werden
  • Beim Drücken dieses Knopfes werden Änderungen am Auftrag gespeichert bevor das nächste Fenster geöffnet wird.
    • Befindet sich ein Objekt mit Koordinaten am Auftrag, werden die Koordinaten beim Synchronisieren zum Dispo-Auftrag übertragen
    • Die Auftragsdetails (Unterbereich DATEIEN) werden zum Dispo-Auftrag übertragen

• (Zusatznummern) (keine Eingabe über Benutzeroberfläche möglich)

  • Durch die Verwendung von Schnittstellen können Zusatznummern zu Verträgen gespeichert werden

  • Im Filter gibt es ein Feld worin nach solchen Nummern gesucht werden kann

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