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Inhalt

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• 1c. Versandauftrag mit Sofortrechnung
• 1d. Auftrag für wiederkehrende Rechnungen/Dispo-Aufträge erstellen
• 2a. Akonto-Rechnungen
• 2b. Dispo-Aufträge abrechnen
• 2c. Aufträge abrechnen
• 2d. Regie-Rapporte direkt abrechnen
• 2e. Gülle-Rapporte abrechnen
• 5. Auftrags-Statistiken aus Rapporten erstellen

Filtersuche

Über den Filter können die gewünschten Aufträge gesucht werden

•  Auftragsfilter öffnen
•  Auftragsfilter schliessen

Image Added

•  Aktuelle Filtereinstellung speichern, Details siehe hier
• Alle dem Filter entsprechenden Aufträge werden im Hintergrund zu einer Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)  
• Sie erhalten ein Mail wenn die Verarbeitung beendet ist
• Die Datei wird unter BETRIEB > DATEIEN gespeichert und nach einem Tag automatisch gelöscht 
• Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, entsprechend mit Filter arbeiten um diese Grenze nicht zu überschreiten
• Sie können zwischen 3 verschiedenen Exporten wählen
  • Zusammenfassung (Kopfdaten, eine Zeile pro Auftrag)
  • Mit Positionen (Kopfdaten und Positionsdaten, eine Zeile pro Position)
  • Rüstliste Diese wird zusammengefasst nach Produkt und direkt ohne Aufbereitung heruntergeladen
• Wenn die Verarbeitung beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail
• Die Datei finden Sie unter BETRIEB > DATEIEN, da wird sie nach einem Tag automatisch gelöscht 
• Bestell-Liste aus Aufträgen erstellen
•  Gespeicherte Filtereinstellung laden, Details siehe dazu finden Sie hier 
•  Auftragsfilter-Werte löschen
•  Auftragsliste anzeigenHinweis

Hinweise:

• Mit dem Standardfilter werden alle Aufträge ausser den Gelöschten angezeigt.
• Weitere Infos zur Suche nach Volltext im Filter

Funktionen

 Neuer Auftrag...

...

1. Neuer Auftrag

...

1. Vertragserzeuger
   1. Vertragserzeuger*
   und Partner* auswählen > Weiter

   1. • im Normalfall "Auftrag"

   für

   1. • Für unterschiedliche Zwecke können weitere Auftrags-Typen hinterlegt werden

2. Weitere Felder ausfüllen...
   1. Siehe Kopfdatenfelder
   2. Bezeichnung*: Der Name des Vertragserzeugers wird eingesetzt und kann verändert werden
   3. Auftragsdatum*: Das Tagesdatum wird eingesetzt und kann verändert werden
   4. Voraussichtliches Lieferdatum: Wird zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet. Ist das Feld leer, wird das Auftragsdatum verwendet
   5. Rechnungskonditionen*/Skonto: Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
   6. Referenz Kunde/Rapportverweis: Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt/Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag
   7.  

...

1. 1. Partner* auswählen
      • Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
   2. Weiter
2. Weitere Felder ausfüllen... → Siehe Kopfdatenfelder

Auftrag kopieren

• aus einem bestehenden Auftrag wird eine neuer Auftrag mit allen Daten und Elementen erstellt
• dieser kann dann für ähnliche Zwecke einem neuen Interessenten zugewiesen werden
• Ertrags- bzw. Aufwandkonto der Position wird in die Kopie übernommen
• siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

...

• für einen Auftrag können folgende Dokumente als PDF-Dateien erstellt werden
  • • Auftragsbestätigung (mit Preisen)
    • Lieferschein (ohne Preise)
    • Nachkalkulation
      Preisverwendung ab AcoWeb 4.17
      1. Ist ein Ankaufspreis vorhanden wird dieser verwendet
      2. Ist eine allgemeine Gewinnspanne eingetragen wird diese mit dem VK Preis multipliziert (der Wert muss vom Administrator hinterlegt werden)
      3.  Der Verkaufspreis wird verwendet
      
      • Aufwand: Positionen aus Auftrags-Rapporten, Preise werden aus dem Rapport (1. Priorität) dann aus der Preisliste verwendet
      • Ertrag: In Rechnung gestellte Leistungen
      • Auftragsberechnung: Gesamttotal des Auftrags abzüglich aller Rapportpositionen vom Typ Auftragsrapport
      • Gesamtberechnung: Ertrag - Aufwand
  • FRAGE Die  Der Assistent Rüstliste kann ab 12.03.2018 nur noch über den entsprechenden Assistenten per  gedruckt werden (muss speziell eingerichtet werden, für Kunden mit Stücklistenprodukten)
• Weitere Hinweise
  • Kontrollieren Sie die PDF-Datei.
  • Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren.
  • (Mögliche Fehler beim Drucken)

 Aktualisieren

• Auftragsliste neu anzeigen

• für die aktuellen Filterbedingungen wird die Auftragsliste neu abgefragt

Assistenten aufrufen

...

Liste der

...

verfügbaren Assistenten ist kundenspezifisch

• Allgemeine Assistenten
  CSV-Export einer Lieferantenbestellung
  • Auftragskoordinaten hinzufügen
  • Entwurfsmodus ein/aus
  • MWST-Satz, Währung, Vertragssprache ändern
  • a. Positionen aus Kundenaufträgen
  • b. Bestell-Positionen aus Lagerbestand
  • c. Positionen aus Rapporten
  • Rüsten
  • Periodische Rechnungen/Dispo-Aufträge
  • Vollständige Liste der möglichen Assistenten

  Anker
  _auftrag_kdf _auftrag_kdf

  ...

  • Partner*

    • Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
    • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
    • Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
    •   Der Partner kann geändert werden, ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden wird eine Warnung angezeigt

  • Bezeichnung*

    • Der hier eingegebene Text wird auf der Auftragsbestätigung als Titel ausgedruckt

  • Auftragsdatum*

    • Das Tagesdatum wird automatisch eingesetzt, dieses kann angepasst werden
    • Wird auf der Auftragsbestätigung als Auftragsdatum ausgedruckt
    • Datum wird zur Preisfindung verwendet

  • Voraussichtliches Lieferdatum

    • Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet

    • Wenn nicht vorhanden, wird das Auftragsdatum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet

  • Rechnungskonditionen*

    • Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann angepasst werden
    • Zahlungsfrist auswählen

  • Skonto

    • Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann angepasst werden

    • Gewünschten Skonto auswählen

  • Kunde Referenz

    • Optional: Angabe einer Referenz für Ihre KundenReferenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt
    • Regeln zum KundenReferenzFeld

  • Unsere Referenz

    • Optional: Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb

    • Wird auf die Rechnung übernommen und auf der Auftragsbestätigung angedruckt wenn vorhanden

  • Rapportverweis
    • Wird standardmässig für die Rapportverknüpfung für diesen Auftrag verwendet (Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag)
    •  AuswahllisteAuswahlliste
      • (leer) → Regierapport wird automatisch eingesetzt
      • Regierapport
      • Auftragsrapport
    • 8-ung: bleibt diese Feld leer, dann werden alle Rapporte als Regie-Rapporte verrechnet!
      Empfehlung: geben Sie hier immer einen Wert an, so dass klar ersichtlich ist, wie die Auftrags-Rapporte verrechnet werden
  • Objektbezug (Auswahl)
    • AuswahllisteSind Objekte beim Kunden vorhanden, wird Kundenspezifisch eingesetzt, sonst Allgemein, kann geändert werden
    •  Auswahlliste
      • Kundenspezifisch
        • Funktionieren, wenn das eingerichtet ist
      • Allgemein
  • Objektbezug
    • zEs kann ein Objekt gewählt werden, das mit dem Auftrag verbunden werden soll, z.B. eine bestimmte Anlage (entsprechend der "Auswahl")
    • Hier kann ein beliebiges Objekt aus der betriebsinternen Objekteliste ausgewählt werden

    • Objekte werden zur Auswahl vorgeschlagen wenn

      • Der Partner des Auftrags beim Objekt die Rolle "Besitzer/Eigentümer" hat

      • Das Bis-Datum der Rollengültigkeit nach dem Auftragsdatum liegt 

  • Sachbearbeiter
    • Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt

  • Textfeld

    • Hier können Sie beliebige interne Informationen zum Auftrag ablegen

  • Image Added (unten rechts)
    • Wenn das Dispositions-Modul aktiviert ist, können aus einem Auftrag direkt Dispo-Aufträge erstellt und bearbeitet werden
    • Beim Drücken dieses Knopfes werden Änderungen am Auftrag gespeichert bevor das nächste Fenster geöffnet wird.
      • Befindet sich ein Objekt mit Koordinaten am Auftrag, werden die Koordinaten beim Synchronisieren zum Dispo-Auftrag übertragen
      • Die Auftragsdetails (Unterbereich DATEIEN) werden zum Dispo-Auftrag übertragen

  • (Zusatznummern) (keine Eingabe über Benutzeroberfläche möglich)

    • Durch die Verwendung von Schnittstellen können Zusatznummern zu Verträgen gespeichert werden

    • Im Filter gibt es ein Feld worin nach solchen Nummern gesucht werden kann

  ...

  • Positionen

    • Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Preisen des Auftrages (Produkte-Schnellsuche)

    • Wichtig: Unter Details kann mit  das Ertragskonto geändert werden. Wird aus dem Auftrag eine Rechnung erstellt, wird das Ertragskonto auf die Rechnungsposition übernommen (gilt auch für periodische Rechnungen) Dies kann bei Fremdwährungs- Rechnungen , in Fremdwährung für Produkte mit Ertrags-Konto Ertragskonto nötig sein, da für die Verbuchung einer Rechnung die Währung der Rechnung und des Ertragskontos übereinstimmen müssen!

  • Kategorien

    • Zuteilung des Auftrages zu einer oder mehreren Kategorien

  • Arbeitsschritte

    • die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter

  • Dateien

    • Anhängen von beliebigen Dateien
    • zB z. B. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
    • Grösse max. 5MB

  • Notizen

    • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
    • Spezielle Titel-Stichworte für Rechnung
      
      • "Prolog": der Text wird auf dem Auftrag als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
      • "Epilog": der Text wird auf dem Auftrag als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

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