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Modul Arbeitszeiten und Absenzen

Allgemeines

Dieses Modul dient der mitarbeiterbezogenen Verwaltung der Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen.

  • Dieses Modul ist separat zu erwerben und muss vom Hersteller aktiviert werden
  • Es können komplexe Arbeitszeit-Reglemente abgebildet werden
  • Rapport-Erfassung per App für ganze Teams
  • OnlineClient zur Erfassung von persönlichen Rapporten


Vorgehen bei der Einführung

Kann vom Kunden / Benutzer eingerichtet und laufend aktualisiert werden:

  1. Umgang mit bezahlten Pausen festlegen
    1. siehe Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle
    2. Festlegen ob bezahlte Pausen rapportiert werden sollen oder nicht

  2. Betriebs-Kalender anlegen (ev. mehrere bei unterschiedlichen Soll-Arbeitszeiten) => kann auch vom Kunden angelegt und laufend aktualisiert werden 
    (siehe Kalender und Kalendermodelle zB. Sommer und Winter-Kalender)
    1. Definieren der Standard-Woche, mit Standard-TagesArbeitszeit und Standard-ZuschlagsTyp für Wochenend- und Nacht-Arbeit
    2. Eintragen der arbeitsfreien Werktage, mit Datum, Art, ZuschlagsTyp, etc.

  3. Mitarbeiter / Ressourcen: Für jeden Mitarbeiter (Betrieb - Mitglieder) muss unter "Betrieb - Ressourcen"  je eine Zusatz-Ressource angelegt und mit einem Kalender verbunden werden
    (siehe Ressourcen im Zusammenhang mit dem Arbeitszeit-Modul)
    1. Betrieb - Mitglieder: Jede Person mit Rolle Mitarbeiter und Datum für den Beginn des Arbeitsverhältnisses
    2. Betrieb - Ressourcen: Mitarbeiter-Gruppe anlegen
    3. Zusatz-Ressource pro Mitarbeiter anlegen
      1. Kalender zuweisen mit Gültigkeitszeitraum ((Warnung) Wichtig: Beginn sollte mit dem Startdatum des Moduls übereinstimmen)
      2. Ev. Teilzeit-Pensum definieren mit Start- und End-Datum
    4. Zur Kontrolle  JahresKalender für Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter anzeigen / drucken

  4. StartDatum für das verbuchen von AZE/ABS/SPE-Rapporten, sowie der SOLL-Arbeitszeiten festlegen
    1. Startdatum für das Module "Arbeitszeiten und Abwesenheiten" (muss vom Anbieter entsprechend eingerichtet werden)
    2. Ab diesem Datum werden später die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen gebucht
    3. muss mit dem Start der Kalender übereinstimmen
    4. so dass die Sollarbeitszeit ab dem gleichen Zeitpunkt gebucht wird

(Glühbirne) Wird vom Anbieter eingerichtet:

  • Modul aktivieren mit gewünschtem Startdatum
  • Modulrelevante Produkte anlegen, auswählen oder ergänzen, dabei wir für folgende Typen die entsprechenden Konti angelegt:
    • AZE: Arbeitszeit (Arten: U25, U50, U100)    – & –   KST: Kostenstelle (für Arbeitszeit-Produkte)
    • ABS: Absenz (Arten: Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
    • SPE: Spesen (Arten: CHF, AutoKM, Piket-Zuschläge, etc.)
  • Rapport-Typen zum Rapportieren von AZE, ABS und SPE auf Mitarbeiter-Ressourcen


Warnung
titleWas Sie über das Verbuchen wissen sollten

Wichtige Regeln über das Verbuchen von SOLL- und IST-Arbeitszeiten sowie über Absenzen und Spesen:

  • SOLL-Arbeitszeiten werden auf dem Arbeitszeit-Konto der Ressource weggebucht
    • (Glühbirne) Ab Modulbeginn bzw. ab Beginn des Arbeitsverhältnisses bis zum Rapportdatum
  • IST-Arbeitszeiten (aus Rapporten) werden auf dem Arbeitszeit-Konto hinzugebucht
  • Abwesenheiten (aus Rapporten) werden auf dem Abwesenheits-Konto hinzugebucht
    • Bei Arbeitsunfähigkeits-Grad wird der Saldo effektiv verbucht
      d. h. 2 Tage Unfall bei 50 % Arbeitsunfähigkeit = 1 Tag Unfall
    • (Warnung) Wichtig: Pro Tag können zwar mehrere Tages-Absenz rapportiert werden, im System kann aber nur eine Tages-Absenz verbucht werden!
    • (Warnung) Im weitern wird vor dem Verbuchen der Abwesenheit geprüft, ob die Anzahl Tage mit den Soll-Arbeitstagen im Kalender übereinstimmt!
  • Spesen (aus Rapporten) werden auf dem Spesen-Konto hinzugebucht


Während der Einführungs-Phase gilt folgendes:

  • IST-Arbeitszeiten (Rapporte) mit RapportDatum vor dem ModulStart, werden (nach altem Prozess) verarbeitet aber nicht auf das AZE-Konto gebucht
  • Für Abwesenheits-Rapporte gilt folgendes:
    • AbwesenheitsRapporte mit RapportDatum vor dem ModulStart werden nicht auf das ABS-Konto verbucht (diese Rapporte werden nach dem alten Prozess - vor der Umstellung, verarbeitet)
    • (Glühbirne) Somit dürfen Absenzen für nach dem ModulStart  erst nach dem ModulStart rapportiert werden
    • Nach dem ModulStart rapportierte Rapporte werden nur verbucht, wenn das EndDatum der Absenz, nach dem Modulstart ist
  • (Warnung) Bei Schichtarbeit ist auf das Datum (WoTag) bei Arbeitsende zu rapportieren (Sa 22 h - So 03 h => auf Sonntag rapportieren).

siehe auch Regeln für die AZE/ABS/SPE-Rapport-Erfassung

weitere wichtige Informationen zum Arbeitszeit-Modul

oder auch: Konten