Inhalt
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Allgemeines
In diesem Bereich können Offerten für Interessenten verwaltet werden
Der Ausdruck von Offerten ist nach dem allgemeinen Layoutaufbau gestaltet
Aus Offerten können Aufträge erstellt werden
Regeln für Geschäftsbereiche
Filtersuche - Offertfilter
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HinweisAllgemeine/weitere Informationen zu den Filtern finden Sie auf der Seite Filter (allgemeine Informationen) |
Funktionen
Neue Offerte...
Neue Offerte
Vertragserzeuger*
Im Normalfall "Offerte"
Für unterschiedliche Zwecke können weitere Offert-Typen hinterlegt werden
Partner* auswählen
Kunde, Adressat für die Auftragsbestätigung (Kontakt-Schnellsuche)
Weiter
Weitere Felder ausfüllen... → Siehe Kopfdatenfelder
Offerte kopieren
Auf Basis einer bestehenden Offerte wird eine neue Offerte mit allen Daten und Elementen dieser Offerte erstellt
Dieser Schritt kann als Versionierung der Offerte genutzt werden oder diese Kopie kann als Basis für eine ähnliche Offerte dienen und einem neuen Interessenten zugewiesen werden
Ertrags- bzw. Aufwandskonto der Position wird in die Kopie übernommen
Siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)
Offerte ändern...
Ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes einer Offerte
Arbeitsschritt...
Der Status einer Offerte kann entsprechend dem Offertprozess geändert werden
Status: neu, aktiv, verloren, nicht realisiert, gewonnen, annulliert
Arbeitsschritte: neue Offerte, aktivieren, abschliessen, löschen, wieder öffnen, annullieren
Zu Aktivitäten-Tab wechseln
Springt auf die verbundene Akquise-Aktivität, wenn vorhanden
Auftrag erstellen...
Erstellt einen Auftrag mit Daten und Elementen der gewählten Offerte (siehe Datenübergabe Verträge)
Auftragserzeuger: Auswählen
Abgleich Tablet
Ob die Dokumente vom Auftrag auch aufs Mobile synchronisiert werden sollen, kann gewählt werden
Kontrollkästchen (ja/nein)
Dateien verschieben (löschen bei Offerte)
Dateien werden kopiert (Offerte und Auftrag), wahlweise kann die Option "Dateien verschieben" gewählt werden
Dateien zum Übernehmen auswählen
Hier werden die vorhandenen Dateien aufgelistet und können wahlweise in den Auftrag übernommen werden (einfach anklicken)
Alle Preise der Offerte werden als benutzerdefiniert auf den Auftrag übertragen.
Damit sind die offerierten Preise auf dem Auftrag fixiert und werden nicht mehr durch neue Preisberechnungen automatisch geändert!Wichtig!
Die MWST-Einstellung wird von der Offerte in den Auftrag übernommen
Es kann nur ein Auftragserzeuger gewählt werden der mit der Währung der Offerte übereinstimmt
Standardpreise einsetzen...
Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben
Offerte drucken...
Hier können Sie für die gewählte Offerte eine PDF-Datei (für Ihre Ablage oder einen Ausdruck) erstellen
Den Detaillierungsgrad des Druckes stellen Sie pro Offerte im Kopfbereich der Offerte ein. Der Standard ist "Normal".
Eine Kopie kann wahlweise erstellt werden, sie wird im Unterbereich DATEIEN mit dem gewünschten Namen gespeichert
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Weitere Hinweise
Kontrollieren Sie die PDF-Datei
Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren
Aktualisieren
Offertliste neu anzeigen
Offertliste wird mit den aktuellen Eingaben im Offertfilter neu abgefragt
Assistenten aufrufen
Falls konfiguriert
Liste der verfügbaren Assistenten ist kundenspezifisch
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Kopfdatenfelder einer Offerte
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(Mit * gekennzeichnete Felder sind Muss-Felder)
Partner*
Interessent, Adressat der Offerte (Kontakt-Schnellsuche)
Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
Der Partner kann geändert werden
ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden, wird eine Warnung angezeigt
Bezeichnung*
Der hier eingegebene Text wird auf der Offerte als Titel ausgedruckt
Offertdatum*
Datum der Offerte, dieses wird auf der Offerte ausgedruckt
Standardmässig wird das Tagesdatum eingesetzt,
dieses kanndieses kann geändert werden
Dieses Datum wird zur Preisfindung verwendet
Voraussichtliches Lieferdatum
Optional: Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
Wenn nicht vorhanden, wird das Offertdatum eingesetzt und dieses zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
Rechnungskonditionen*
Bedingungen für die Zahlung
Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
Skonto
Auswahl der Skonto-Konditionen
Kunde Referenz
Angabe einer Referenz für Ihre Kunden
Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf der Offerte angedruckt
Die Kundenreferenz wird in der Offertenliste mit Doppelpunkt getrennt vor dem Partnernamen angezeigt
Unsere Referenz
Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
Wird auf den Auftrag übernommen und auf der Offerte angedruckt wenn vorhanden
Sachbearbeiter
Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt
Detaillierungsgrad Druck
Mit dieser Einstellung können Positionspreise oder alle Positionen auf der Offerte (PDF) unterdrückt werden. Der Standard ist "Normal". Im Erzeuger kann eine permanente Abweichung vom Standard durch den Administrator konfiguriert werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur AuswahlNormal = Standardeinstellung, alle Positionen werden mit Preisen ausgedruckt, Gruppen werden ausgedruckt, Gruppensummen werden je nach Konfiguration der Druckvorlage ausgedruckt.
Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen = Diese Einstellung gilt für diese Offerte und wird nicht auf einen nachfolgenden Auftrag übernommen.
Keine Positionen, nur Gruppen mit Gruppentotalen (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Offerte und wird auf einen nachfolgenden Auftrag übernommen.
Keine Positionspreise, nur Gruppentotale = Diese Einstellung gilt für diese Offerte und wird nicht auf einen nachfolgenden Auftrag übernommen.
Keine Positionspreise, nur Gruppentotale (übertragbar) = Diese Einstellung gilt für diese Offerte und wird auf einen nachfolgenden Auftrag übernommen.
"Text/Langtext"
Hier können Sie beliebige interne Informationen zur Offerte ablegen
Unterbereiche von Bereich OFFERTEN
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Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Preisen der Offerte (Produkte-Schnellsuche)
KATEGORIEN
Zuteilung der Offerte zu einer oder mehreren Kategorien
ARBEITSSCHRITTE
Die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter
DATEIEN
Anhängen von beliebigen Dateien
Z. B. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
Grösse max. 5MB
Beim Druck erstellte Kopie(en) der Offerte (z. B. als Möglichkeit zur Versionskontrolle), werden hier abgelegt
NOTIZEN
Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
Spezielle Titel-Stichworte für Offerten
"Prolog": der Text wird auf der Offerte als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
"Epilog": der Text wird auf der Offerte als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt
KONTAKTE
Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)
ADRESSEN
VERWEISE
Werden automatisch vom System erstellt
Z. B. Verbindung zum erstellten Auftrag oder zum Rapport, aus welcher die Offerte erstellt wurde