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Inhalt

Allgemeines

In diesem Bereich können Offerten für Interessenten verwaltet werden

Filtersuche

  • Über den Filter können die gewünschten Offerten gesucht werden
  •  Offertfilter öffnen
  •  Offertfilter schliessen
  • Aktuelle Filtereinstellung speichern, Details siehe hier
  •  Alle dem Filter entsprechenden Offerten werden im Hintergrund zu einer Excelliste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)  
    • Es werden nur die Kopfdaten ohne Positionen ausgegeben
    • Sie erhalten ein Mail wenn die Verarbeitung beendet ist
    • Die Datei wird unter BETRIEB > DATEIEN gespeichert und nach einem Tag automatisch gelöscht 
    • Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, entsprechend mit Filter arbeiten um diese Grenze nicht zu überschreiten
  • Gespeicherte Filtereinstellung laden, Details siehe hier 
  •  Offertfilter-Werte löschen
  •  Offertliste anzeigen
  • Hinweis: Mit dem Standardfilter werden alle Offerten ausser den Gelöschten angezeigt.

Weitere Infos zur Suche nach Volltext im Filter

Funktionen

  •  Neue Offerte erfassen (2. Stufige Erfassung ab V3.25)

    1. Vertragserzeuger und Partner auswählen > weiter
    2. Weitere Felder ausfüllen...
      • Bezeichnung:  Der Name des Vertragserzeugers wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Offertdatum: Das Tagesdatum wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Voraussichtliches Lieferdatum: Wird zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet. Ist das Feld leer, wird das Offertdatum verwendet
      • Rechnungskonditionen/Skonto: Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
      • Referenz Kunde/Rapportverweis: Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt/Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag

  •  Offerte kopieren

    • aus einer bestehenden Offerte wird eine neue Offerte mit allen Daten und Elementen erstellt
    • diese kann dann für ähnliche Zwecke einem neuen Interessenten zugewiesen werden
    • Ertrags- bzw. Aufwandskonto der Position wird in die Kopie übernommen
    • siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

  •  Offerte ändern

    • ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes einer Offerte

  • Arbeitsschritt...

    • Der Offertstatus kann entsprechend dem Offertprozess geändert werden
    • Status: neu, aktiv, verloren, nicht realisiert, gewonnen, annulliert
    • Arbeitsschritte: neue Offerte, aktivieren, abschliessen, löschen, wieder öffnen, annullieren
  •  Zu Aktivitäten-Tab wechseln
    • Springt auf die verbundene Akquise-Aktivität, wenn vorhanden

  •  Auftrag erstellen

    • erstellt einen Auftrag mit Daten und Elementen der gewählten Offerte (siehe Datenübergabe Verträge)
    • Dateien werden aufgelistet und können wahlweise in den Auftrag übernommen werden
      • Dateien werden kopiert (Offerte und Auftrag), wahlweise kann die Option "Dateien verschieben" gewählt werden
      • Ob die Dokumente vom Auftrag auch auf's Mobile synchronisiert werden sollen, kann gewählt werden
    • Alle Preise der Offerte werden als benutzerdefiniert auf den Auftrag übertragen.
      Damit sind die offerierten Preise auf dem Auftrag fixiert und werden nicht mehr durch neue Preisberechnungen automatisch geändert!
    • Wichtig!
      • Die MWST-Einstellung wird von der Offerte in den Auftrag übernommen
      • Es kann nur ein Auftragserzeuger gewählt werden der mit der Währung der Offerte übereinstimmt
  • Standardpreise einsetzen
    • Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben

  •  Offerte drucken

  •  Offertliste neu anzeigen

    • die Offertliste wird mit den aktuellen Eingaben im Offertfilter neu abgefragt
  • Assistenten aufrufen

Kopfdatenfelder einer Offerte

  • Bezeichnung

    • diese Bezeichnung wird auf der Offerte als Offerttitel ausgedruckt

  • Partner

    • Interessent, Adressat der Offerte (Kontakt-Schnellsuche)
    • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
    • Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
    •   Der Partner kann geändert werden, ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden wird eine Warnung angezeigt

  • Sachbearbeiter

    • Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt

  • Offertdatum

    • Datum der Offerte, wird auf der Offerte ausgedruckt
    • Datum wird zur Preisfindung verwendet

  • Voraussichtliches Lieferdatum (nicht zwingend)

    • Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet
    • Wenn nicht vorhanden, wird das Offertdatum zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet
  • Skonto
    • Optional: Auswahl der Skonto-Konditionen
  • Referenz Kunde
  • Unsere Referenz
    • Optional: Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
      Wird auf den Auftrag übernommen und auf der Offerte angedruckt wenn vorhanden

  • Text

    • Hier können Sie beliebige interne Informationen zur Offerte ablegen

Unterbereiche von Offerten

  • Positionen

  • Kategorien

    • Zuteilung der Offerte zu einer oder mehreren Kategorien
  • Arbeitsschritte
    • die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter

  • Dateien

    • Anhängen von beliebigen Dateien
    • zB interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
    • Grösse max. 5MB
    • Bei Druck erstellte Kopie(en) der Offerte als Möglichkeit zur Versions Kontrolle

  • Notizen

    • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
    • Spezielle Titel-Stichworte für Offerten
      • "Prolog": der Text wird auf der Offerte als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
      • "Epilog": der Text wird auf der Offerte als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

  • Kontakte

    • Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)

  • Verweise

    • werden vom System erstellt

    • zum Beispiel Verbindung zum erstellten Auftrag oder zum Rapport, aus welcher die Offerte erstellt wurde

Hinweise zur textlichen Gestaltung

HTML Funktionen

Zeilenumbrüche erzwingen

  • Keine Stichwörter