Offerten

Inhalt

Allgemeines

In diesem Bereich können Offerten für Interessenten verwaltet werden

Allgemeine Informationen zu den Filtern finden Sie unter der Seite Filter

Über den Filter können die gewünschten Offerten gesucht werden

Alle dem Filter entsprechenden Offerten werden im Hintergrund zu einer Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)
Es werden nur die Kopfdaten ohne Positionen ausgegeben
Sie erhalten eine E-Mail wenn die Verarbeitung beendet ist
Die Datei finden Sie unter BETRIEB > DATEIEN, da wird sie nach einem Tag automatisch gelöscht
Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden. Arbeiten Sie entsprechend mit Filtern, um diese Grenze nicht zu überschreiten

Gespeicherte Filtereinstellungen laden (Details dazu finden Sie hier)
Filtereinstellungen leeren
- Offertfilter-Werte löschen
Mit den aktuellen Filtereinstellungen suchen
- Suche starten, bzw. eine Liste der Offerten, die den Kriterien entsprechen werden angezeigt

Hinweise:

Funktionen

Neue Offerte...

Offerte kopieren

Auf Basis einer bestehenden Offerte wird eine neue Offerte mit allen Daten und Elementen dieser Offerte erstellt
Dieser Schritt kann als Versionierung der Offerte genutzt werden oder diese Kopie kann als Basis für eine ähnliche Offerte dienen und einem neuen Interessenten zugewiesen werden
Ertrags- bzw. Aufwandskonto der Position wird in die Kopie übernommen
Siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

Offerte ändern...

Arbeitsschritt...

Der Status einer Offerte kann entsprechend dem Offertprozess geändert werden
Status: neu, aktiv, verloren, nicht realisiert, gewonnen, annulliert
Arbeitsschritte: neue Offerte, aktivieren, abschliessen, löschen, wieder öffnen, annullieren

Zu Aktivitäten-Tab wechseln

Auftrag erstellen...

Erstellt einen Auftrag mit Daten und Elementen der gewählten Offerte (siehe Datenübergabe Verträge)
Auftragserzeuger: Auswählen
Abgleich Tablet
- Ob die Dokumente vom Auftrag auch aufs Mobile synchronisiert werden sollen, kann gewählt werden
- Kontrollkästchen (ja/nein)
Dateien verschieben (löschen bei Offerte)
- Dateien werden kopiert (Offerte und Auftrag), wahlweise kann die Option "Dateien verschieben" gewählt werden
Dateien zum Übernehmen auswählen
- Hier werden die vorhandenen Dateien aufgelistet und können wahlweise in den Auftrag übernommen werden (einfach anklicken)
Alle Preise der Offerte werden als benutzerdefiniert auf den Auftrag übertragen.
Damit sind die offerierten Preise auf dem Auftrag fixiert und werden nicht mehr durch neue Preisberechnungen automatisch geändert!
Wichtig!
- Die MWST-Einstellung wird von der Offerte in den Auftrag übernommen
- Es kann nur ein Auftragserzeuger gewählt werden der mit der Währung der Offerte übereinstimmt

Standardpreise einsetzen...

Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben

Offerte drucken...

Hier können Sie für die gewählte Offerte eine PDF-Datei (für Ihre Ablage oder einen Ausdruck) erstellen, im gleichen Schritt (Kontrollkästchen markieren) kann die PDF-Datei zusätzlich in Amacos hinterlegt werden (z.B. für eine Versionierung)
"Kopie speichern unter Dateien"
- Haken Sie dieses Kontrollkästchen an, wird zusätzlich eine Kopie der aktuellen Version der Offerte unter DATEIEN dieser Offerte angefügt
- Unter "Bezeichnung" muss ein Name für die PDF-Datei eingegeben werden
Weitere Hinweise
- Kontrollieren Sie die PDF-Datei.
- Es kann vorkommen, dass der automatische Seitenumbruch zu einem unschönen Layout führt. Dieses können Sie mit Hilfe von manuellen Seitenumbrüchen korrigieren.

Aktualisieren

Assistenten aufrufen

Falls konfiguriert
Liste der verfügbaren Assistenten ist kundenspezifisch
- Vollständige Liste der möglichen Assistenten

(Mit * gekennzeichnete Felder sind Muss-Felder)

Partner*
- Interessent, Adressat der Offerte (Kontakt-Schnellsuche)
- Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
- Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
- Der Partner kann geändert werden
  - ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden, wird eine Warnung angezeigt

Bezeichnung*
- Der hier eingegebene Text wird auf der Offerte als Titel ausgedruckt
Offertdatum*
- Datum der Offerte, dieses wird auf der Offerte ausgedruckt
  - Standardmässig wird das Tagesdatum eingesetzt, dieses kann geändert werden
- Dieses Datum wird zur Preisfindung verwendet
Voraussichtliches Lieferdatum
- Optional: Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
- Wenn nicht vorhanden, wird das Offertdatum eingesetzt und dieses zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
Rechnungskonditionen*
- Bedingungen für die Zahlung
- Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
Skonto
- Auswahl der Skonto-Konditionen
Kunde Referenz
- Angabe einer Referenz für Ihre Kunden
- Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf der Offerte angedruckt
- Regeln zum KundenReferenzFeld
Unsere Referenz
- Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
  Wird auf den Auftrag übernommen und auf der Offerte angedruckt wenn vorhanden
Sachbearbeiter
- Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt
"Text/Langtext"
- Hier können Sie beliebige interne Informationen zur Offerte ablegen

Positionen
- Auflistung von Produkten mit Zusatzinformationen und Preisen der Offerte (Produkte-Schnellsuche)
Kategorien
- Zuteilung der Offerte zu einer oder mehreren Kategorien
Arbeitsschritte
- die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter
Dateien
- Anhängen von beliebigen Dateien
- z. B. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
- Grösse max. 5MB
- Beim Druck erstellte Kopie(en) der Offerte (z. B. als Möglichkeit zur Versionskontrolle), werden hier abgelegt
Notizen
- Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
- Spezielle Titel-Stichworte für Offerten
  - "Prolog": der Text wird auf der Offerte als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
  - "Epilog": der Text wird auf der Offerte als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

KONTAKTE
- Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)
Adressen
Verweise
- werden vom System erstellt
- z. B. Verbindung zum erstellten Auftrag oder zum Rapport, aus welcher die Offerte erstellt wurde