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Inhalt

Allgemeines

In diesem Bereich können Offerten für Interessenten verwaltet werden

Filtersuche

  • Über den Filter können die gewünschten Offerten gesucht werden
  •  Offertfilter öffnen
  •  Offertfilter schliessen
  •  Aktuelle Filtereinstellung speichern, Details siehe hier
  •  Alle dem Filter entsprechenden Offerten werden im Hintergrund zu einer Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)  
    • Es werden nur die Kopfdaten ohne Positionen ausgegeben
    • Sie erhalten ein Mail wenn die Verarbeitung beendet ist
    • Die Datei wird unter BETRIEB > DATEIEN gespeichert und nach einem Tag automatisch gelöscht 
    • Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden. Arbeiten Sie entsprechend mit Filtern, um diese Grenze nicht zu überschreiten
  •  Gespeicherte Filtereinstellung laden, Details siehe hier 
  •  Offertfilter-Werte löschen
  •  Suche starten, bzw. eine Liste der Offerten, die den Kriterien entsprechen werden angezeigt
  • Hinweis: Mit dem Standardfilter werden alle Offerten ausser den Gelöschten angezeigt.

Weitere Infos zur Suche nach Volltext im Filter

Funktionen

  •  Neue Offerte...
    Neue Offerte erfassen (2. Stufige Erfassung ab V3.25)

    1. Vertragserzeuger und Partner auswählen > weiter
    2. Weitere Felder ausfüllen...
      • Bezeichnung: Der Name des Vertragserzeugers wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Offertdatum: Das Tagesdatum wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Voraussichtliches Lieferdatum: Wird zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet. Ist das Feld leer, wird das Offertdatum verwendet
      • Rechnungskonditionen/Skonto: Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
      • Referenz Kunde/Rapportverweis: Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt/Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag

  •  Offerte kopieren

    • auf Basis einer bestehenden Offerte wird eine neue Offerte mit allen Daten und Elementen der dieser Offerte erstellt
    • dieser Schritt kann als Versionierung der Offerte genutzt werden oder diese Kopie kann als Basis für eine ähnliche Offerte dienen und einem neuen Interessenten zugewiesen werden
    • Ertrags- bzw. Aufwandskonto der Position wird in die Kopie übernommen
    • siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

  •  Offerte ändern...

    • ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes einer Offerte

  • Arbeitsschritt...

    • Der Status einer Offerte kann entsprechend dem Offertprozess geändert werden
    • Status: neu, aktiv, verloren, nicht realisiert, gewonnen, annulliert
    • Arbeitsschritte: neue Offerte, aktivieren, abschliessen, löschen, wieder öffnen, annullieren
  •  Zu Aktivitäten-Tab wechseln
    • Springt auf die verbundene Akquise-Aktivität, wenn vorhanden

  •  Auftrag erstellen...

    • Erstellt einen Auftrag mit Daten und Elementen der gewählten Offerte (siehe Datenübergabe Verträge)
    • "Auftragserzeuger": Auswählen
    • "Abgleich Tablet"
      • Ob die Dokumente vom Auftrag auch aufs Mobile synchronisiert werden sollen, kann gewählt werden
    • "Abgleich Tablet": Kontrollkästchen (ja/nein)
    • "Dateien verschieben (löschen bei Offerte)"
      • Dateien werden kopiert (Offerte und Auftrag), wahlweise kann die Option "Dateien verschieben" gewählt werden
    • "Dateien zum Übernehmen auswählen"
      • Hier werden die vorhandenen Dateien aufgelistet und können wahlweise in den Auftrag übernommen werden (einfach anklicken)
    • Alle Preise der Offerte werden als benutzerdefiniert auf den Auftrag übertragen.
      Damit sind die offerierten Preise auf dem Auftrag fixiert und werden nicht mehr durch neue Preisberechnungen automatisch geändert!
    • Wichtig!
      • Die MWST-Einstellung wird von der Offerte in den Auftrag übernommen
      • Es kann nur ein Auftragserzeuger gewählt werden der mit der Währung der Offerte übereinstimmt
  • Standardpreise einsetzen...
    • Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben

  •  Offerte drucken...

    • Hier können Sie für die gewählte Offerte eine PDF-Datei (für Ihre Ablage oder einen Ausdruck) erstellen, im gleichen Schritt (Kontrollkästchen markieren) kann die PDF-Datei zusätzlich in Amacos hinterlegt werden (z.B. für eine Versionierung)
    • "Kopie speichern unter Dateien"
       
      • Haken Sie dieses Kontrollkästchen an, wird zusätzlich eine Kopie der aktuellen Version der Offerte unter DATEIEN dieser Offerte angefügt

      • Unter "Bezeichnung" muss ein Name für die PDF-Datei eingegeben werden 

    • Weitere Hinweise

  •  Aktualisieren

    • Offertliste neu anzeigen

    • Offertliste wird mit den aktuellen Eingaben im Offertfilter neu abgefragt
  •  Assistenten aufrufen

Kopfdatenfelder einer Offerte

  • Partner

    • Muss-Feld
    • Interessent, Adressat der Offerte (Kontakt-Schnellsuche)
    • Im Normalfall ein Betrieb mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe
    • Es kann auch eine Person mit Postadresse einer beliebigen Kundengruppe sein
    •   Der Partner kann geändert werden
      • ist der Vertrag mit anderen Verträgen, Rapporten oder Produkten (Objekten) verbunden, wird eine Warnung angezeigt

  • Bezeichnung

    • Muss-Feld
    • Der hier eingegebene Text wird auf der Offerte als Titel ausgedruckt

  • Offertdatum

    • Muss-Feld
    • Datum der Offerte, wird auf der Offerte ausgedruckt
    • Datum wird zur Preisfindung verwendet

  • Voraussichtliches Lieferdatum

    • Optional
    • Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
    • Wenn nicht vorhanden, wird das Offertdatum zur Bestimmung des MWST-Satzes verwendet
  • Rechnungskonditionen
    • Muss-Feld
    • Bedingungen für die Zahlung
  • Skonto
    • Optional: Auswahl der Skonto-Konditionen
  • Kunde Referenz
  • Unsere Referenz
    • Optional: Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
      Wird auf den Auftrag übernommen und auf der Offerte angedruckt wenn vorhanden

  • Sachbearbeiter

    • Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt

  • Text

    • Hier können Sie beliebige interne Informationen zur Offerte ablegen

Unterbereiche von Offerten

  • Positionen

  • Kategorien

    • Zuteilung der Offerte zu einer oder mehreren Kategorien
  • Arbeitsschritte
    • die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter

  • Dateien

    • Anhängen von beliebigen Dateien
    • z. B. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
    • Grösse max. 5MB
    • Beim Druck erstellte Kopie(en) der Offerte (z. B. als Möglichkeit zur Versionskontrolle), werden hier abgelegt

  • Notizen

    • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
    • Spezielle Titel-Stichworte für Offerten
      • "Prolog": der Text wird auf der Offerte als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
      • "Epilog": der Text wird auf der Offerte als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

  • Kontakte

    • Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)

  • Adressen

  • Verweise

    • werden vom System erstellt

    • z. B. Verbindung zum erstellten Auftrag oder zum Rapport, aus welcher die Offerte erstellt wurde

Hinweise zur textlichen Gestaltung

  • Keine Stichwörter