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Modul Arbeitszeiten und Absenzen

Allgemeines

Dieses Modul dient der mitarbeiterbezogenen Verwaltung der Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen.

Dieses Modul ist separat zu erwerben und muss vom Hersteller aktiviert werden


Begriffe

BegriffDefinition
ArbeitszeitDie produktive Zeit, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht.
SollstundenDie durchschnittliche Wochenarbeitszeit, die ein Arbeitnehmer leisten soll.
IststundenDie Arbeitszeit, die der Arbeitnehmer tatsächlich geleistet hat.
AbsenzEine Zeitspanne, welche nicht als Arbeitszeit zählt.
KostenstelleEin Zeitkonto, auf welchem Soll- und Iststunden gebucht werden, so dass daraus ein Saldo resultiert.
RessourceVerschiedene Mittel, welche für die Produktion benötigt werden (z. B. Personen, Geräte, Fahrzeuge usw.).

Elemente des Moduls:

  • Wenn das Modul "Arbeitszeiten und Absenzen" aktiv ist, wird für eine neue Mitarbeiter-Ressource (AZE, ABS) bzw. ein neues Arbeitszeit-Produkt (KST) je ein Konto angelegt für
    • AZE: Arbeitszeit (Arten: U25, U50, U100)    – & –   KST: Kostenstelle (für Arbeitszeit-Produkte)
    • ABS: Absenz (Arten: Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
    • SPE: Spesen (Arten: CHF, AutoKM, Piket-Zuschläge, etc.)
      (wenn das AZE-Modul nachträglich aktiviert wird, wird das Konto bei der ersten Buchung angelegt)
  • Der Mitarbeiter-Ressource muss ein Kalender zugewiesen sein für die Bestimmung der SollArbeitszeit
    • es können mehrere Kalender zugewiesen werden
    • ein zugewiesener Kalender kann hierarchisch aufgebaut sein
  • Rapportieren auf eine Mitarbeiter-Ressource
    • Rapportposition enthält einen Verweis auf einen Mitarbeiter
    • Rapportposition enthält ein Produkt mit Spezialeigenschaften
      1. "Verbuchen als Arbeitszeit"  => wird auf Mitarbeiter und Kostenstelle gebucht
      2. "Verbuchen als Abwesenheit"  => wird auf Mitarbeiter-Abwesenheit gebucht
      3. "Verbuchen als Spesen" => wird auf Mitarbeiter-Spesen gebucht
    • Rapportkopf enthält einen Verweis auf einen Mitarbeiter (Ersteller) 
    • Rapportkopf enthält Arbeitszeiten (diese müssen in der Summe mit den Positionen übereinstimmen)

  • Bestimmung der Soll-Arbeitszeit

    • Sucht einen Kalendereintrag (einzelner Tag oder Periode)
      Nur Einträge der Art 'Feiertag' und 'Arbeitstag' werden berücksichtigt (nicht aber Ferien, Krankheit/Unfall, übrige)
      Sämtliche aktiven Kalender werden durchsucht, von 'unten' nach 'oben', der erste Treffer gilt

    • Sucht nach Wochentag (Standardwoche), falls nichts gefunden,
      werden sämtliche aktiven Einträge durchsucht, von 'unten' nach 'oben', der erste Treffer gilt

    • Soll-Arbeitszeit löschen ab bestimmtem Datum (falls der Kalender Fehleinträge hat)

  • Verbuchen der SollArbeitszeit und der rapportierten Arbeitszeiten und Absenzen
    • SollArbeitszeiten werden auf dem Arbeitszeit-Konto der Ressource weggebucht
      • (Glühbirne) Ab Modulbeginn bzw. ab Beginn des Arbeitsverhältnisses bis zum Rapportdatum
    • IstArbeitszeiten (aus Rapporten) werden auf dem Arbeitszeit-Konto hinzugebucht
    • Abwesenheiten (aus Rapporten) werden auf dem Abwesenheits-Konto hinzugebucht
      • Bei Arbeitsunfähigkeits-Grad wird der Saldo effektiv verbucht
        d. h. 2 Tage Unfall bei 50 % Arbeitsunfähigkeit = 1 Tag Unfall
      • (Warnung) Wichtig: Pro Tag können zwar mehrere Tages-Absenz rapportiert werden, im System kann aber nur eine Tages-Absenz verbucht werden!
      • (Warnung) Im weitern wird vor dem Verbuchen der Abwesenheit geprüft, ob die Anzahl Tage mit den Soll-Arbeitstagen im Kalender übereinstimmt!
    • Spesen (aus Rapporten) werden auf dem Spesen-Konto hinzugebucht

Regeln für die Umstellungsphase beachten: Siehe (roter Stern) ModulStart UebergangszeitArbeitszeitBuchungen korrigieren (KST, ABS, AZE, SPE)

  • Diese werden beim Rapport geändert:
    • Rapport nach RapportNummer suchen
    • Arbeitsschritt: Verbuchung zurücksetzen
    • (Glühbirne) Vorsicht beim Ändern der Position:
      • Die Arbeitszeit des Mitarbeiters und die Kostenstelle entstehen beide aus demselben Rapport.
      • Ist das Produkt der Position (U25, U50. ...) falsch gewählt, muss sie gelöscht werden und mit der selben Arbeitszeit mit einer neuen Position erfasst werden
      • Ist die Arbeitszeit falsch (Anz. h), kann diese auf der Position geändert werden (Möglichkeit einen Beschreibungstext zur Position abzuspeichern).
      • Nach der erneuten Verbuchung, in der Rubrik Konten die Kontenstände aktualisieren

Vorbereitung

  1. Falls es bezahlte Pausen gibt, entscheiden wie diese rapportiert werden sollen
    1. Arbeitszeit-Rapportierungs-Modelle (wie bezahlte Pausen rapportiert werden können)
  2. StartDatum der Arbeitszeit-Rapportierung festlegen
    1. Startdatum für das Module "Arbeitszeiten und Abwesenheiten" (muss vom Anbieter entsprechend eingerichtet werden)
    2. Ab diesem Datum werden später die Buchungen für die SollArbeitszeit und die rapportierten Arbeitszeiten und Absenzen gebucht
    3. muss mit dem Start der Kalender übereinstimmen
    4. so dass die Sollarbeitszeit ab dem gleichen Zeitpunkt gebucht wird
    5. FerienTageSaldo für jeden Mitarbeiter ab dem Startdatum
  3. Betriebskalender einrichten
    1. GanzjahresKalender
    2. Sommer und WinterKalender separat mit unterschiedlichen Arbeitszeiten
    3. Als erstes muss für den Betrieb die Wochenarbeitszeit und die Betriebsfreitage in einem Kalender hinterlegt werden
    4. Kalender
    5. Kalendermodelle
  4. Mitarbeiter erfassen
    1. unter Betrieb - Mitglieder
    2. mit Rolle Mitarbeiter und Datum für den Beginn des Arbeitsverhältnises
  5. Ressource einrichten pro Mitarbeiter
    1. (Warnung)Wichtig: Für jeden Mitarbeiter muss eine Zusatz-Ressource angelegt werden, welche mit den relevanten Betriebskalendern verbunden wird
    2. Ressourcen
    3. Für jede angelegte Mitarbeiter-Ressource wird bei der ersten Buchung ein entsprechendes Mitarbeiter-Konto angelegt
    4. Hier kann über die SOLL-Jahresarbeitszeit pro Ressource (Mitarbeiter) gedruckt werden
    5. Fehlerhafte Soll-Arbeitseinträge löschen für einzelne Mitarbeiter, nach nachträglicher Korrektur im Kalender
  6. Kostenstellen als Arbeitszeit-Produkte anlegen oder Arbeitszeit-Produkte mit Kostenstelle ergänzen
    1. Für jede angelegte Kostenstelle wird automatisch ein Kostenstellen-Konto angelegt
    2. Bestehende Arbeitszeit-Produkte der Spezialeigenschaft "Verbuchen als Arbeitszeit" zuweisen
    3. Unter "Konten" im entsprechenden Kontenplan können die einzelnen Kostenstelle auch noch gruppiert werden
  7. Abwesenheiten (aus dem System) der entsprechenden RapportTyp-Klasse zuweisen
    1. Folgende Abwesenheiten sind im System bereits vorhanden
      1. x Kompensation (Ueberzeiteinzug)          (nur zur Info, wird nicht verbucht)
      2. x Ferientag(e)
      3. x Absenz bezahlt (Tage)
      4. x Absenz bezahlt (Stunden)
      5. x Krankheit
      6. x Betriebsunfall
      7. x Nichtbetriebsunfall
      8. x Militär/Zivilschutz
    2. Gewünschte Absenzen in die entsprechende RapportTyp-Klasse übernehmen
      1. Betrieb - Produkte
      2. RapportTyp-Klasse für Absenzen anklicken
      3. Betriebsspezifische Produkte:  Produkte zur Betriebsauswahl hinzufügen...
        1. Filter: Produkteklasse = "Modul Arbeitszeiten und Spesen" - "Abwesenheiten" 
        2. = Anzeigen der noch nicht zugewiesene Abwesenheiten
        3. Markieren der gewünschten Produkte
          • Bereich: Klick auf Ersten + <Shift> gedrückt halten + Klick auf Letzten
          • Einzelne; <Ctrl> gedrückt halten + Klicks auf gewünschte Rapporte
        4. Klick auf "Der Betriebsauswahl hinzufügen", übernimmt die markierten Produkte in die gewählte RapportTypen-Klasse
        5. Schliessen
      4. siehe auch a. Betriebswarenkorb (BWK) zusammenstellen
    3. ev. weitere private Absenzen per ProdukteErzeuger anlegen, bei Bedarf
  8. Eröffnungs-Saldi von Hand buchen pro Mitarbeiter/Kostenstelle per Ende Vorperiode
    Es sind nur positive Werte möglich (Vorzeichen minus geht nicht)
    1. Bereich: Konten
    2. KontoFilter: Arbeitszeiten und Absenzen
    3. KontenGruppe: ABS Absenzen aufklappen und gewünschter Mitarbeiter anklicken
    4. Unter Buchungen:
      1.   Buchung manuell erfassen
         
    5. Arbeitszeit-Saldi (h)
      1. für jede ZeitKategorie (U25, U50, U100)
    6. Absenzen-Saldi (Tage)
      1. für jede gewünschte AbsenzenGruppe (Ferien, Krankheit, Unfall, etc.)
      2. (Glühbirne)  FerienGuthaben sind über SOLL ins Minus zu buchen (Ferienbezüge werden im Haben als bezogen gebucht
    7. Kostenstellen-Saldi
      1. für jede Kostenstelle
      2. Eröffnungssaldo ins Haben (sind bisher aufgelaufene Arbeitsstunden für diese Kostenstelle)
  9. ?...

(roter Stern) ModulStart Uebergangszeit, Verarbeitung und Verbuchung von Arbeitszeit- (AZE) und Absenzen- (ABS) Rapporten

  • AZE-Rapporte mit RapportDatum vor dem ModulStart, werden (nach altem Prozess) verarbeitet aber nicht auf AZE-Konto gebucht
  • Für ABS-Rapporte gilt folgendes:
    • AbwesenheitsRapporte mit RapportDatum vor dem ModulStart werden nicht auf das ABS-Konto verbucht (diese Rapporte werden nach dem alten Prozess - vor der Umstellung, verarbeitet)
    • (Glühbirne) Somit dürfen Absenzen für nach dem ModulStart  erst nach dem ModulStart rapportiert werden
    • Nach dem ModulStart rapportierte Rapporte werden nur verbucht, wenn das EndDatum der Absenz, nach dem Modulstart ist
  • (Warnung) Bei Schichtarbeit ist auf das Datum (WoTag) bei Arbeitsende zu rapportieren (Sa 22 h - So 03 h => auf Sonntag rapportieren).


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