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Anastasios Anagnostou

Christina Brand

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maxLevel3

Allgemeines

In diesem Bereich können Offerten für Interessenten verwaltet werden

Filtersuche

  • Über den Filter können die gewünschten Offerten gesucht werden
  •  Offertfilter öffnen
  •  Offertfilter schliessen
  • Aktuelle  Aktuelle Filtereinstellung speichern, Details siehe hier
  •  Alle dem Filter entsprechenden Offerten werden im Hintergrund zu einer Excelliste Excel-Liste aufbereitet (Format ab 2007 XLSX)  
    • Es werden nur die Kopfdaten ohne Positionen ausgegeben
    • Sie erhalten ein Mail wenn die Verarbeitung beendet ist
    • Die Datei wird unter BETRIEB > DATEIEN gespeichert und nach einem Tag automatisch gelöscht 
    • Es können max. 100'000 Datensätze auf einmal heruntergeladen werden, . Arbeiten Sie entsprechend mit Filter arbeiten Filtern, um diese Grenze nicht zu überschreiten
  • Gespeicherte  Gespeicherte Filtereinstellung laden, Details siehe hier 
  •  Offertfilter-Werte löschen
  •  Offertliste anzeigen Suche starten, bzw. eine Liste der Offerten, die den Kriterien entsprechen werden angezeigt
  • Hinweis: Mit dem Standardfilter werden alle Offerten ausser den Gelöschten angezeigt.

Weitere Infos zur Suche nach Volltext im Filter

Funktionen

  •  Neue Offerte erfassen (2. Stufige Erfassung ab V3.25)

    1. Vertragserzeuger und Partner auswählen > weiter
    2. Weitere Felder ausfüllen...
      • Bezeichnung:   Der Name des Vertragserzeugers wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Offertdatum: Das Tagesdatum wird eingesetzt und kann verändert werden
      • Voraussichtliches Lieferdatum: Wird zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet. Ist das Feld leer, wird das Offertdatum verwendet
      • Rechnungskonditionen/Skonto: Wird vom Vertragserzeuger her übernommen und kann verändert werden
      • Referenz Kunde/Rapportverweis: Referenz-Angabe, die der Kunde wünscht, wird auf Auftrag aus Offerte angedruckt/Art des Bezugs der Rapporte zum Auftrag

  •  Offerte kopieren

    • aus auf Basis einer bestehenden Offerte wird eine neue Offerte mit allen Daten und Elementen der dieser Offerte erstellt
    • dieser Schritt kann als Versionierung der Offerte genutzt werden oder diese Kopie kann dann als Basis für eine ähnliche Zwecke Offerte dienen und einem neuen Interessenten zugewiesen werden
    • Ertrags- bzw. Aufwandskonto der Position wird in die Kopie übernommen
    • siehe auch Datenübergabe Verträge (Abschnitt Kopieren von Verträgen)

  •  Offerte ändern

    • ändern der Kopfdaten sowie des Langtextes einer Offerte

  • Image Modified Arbeitsschritt

    ...

    • Der Offertstatus Status einer Offerte kann entsprechend dem Offertprozess geändert werden
    • Status: neu, aktiv, verloren, nicht realisiert, gewonnen, annulliert
    • Arbeitsschritte: neue Offerte, aktivieren, abschliessen, löschen, wieder öffnen, annullieren

  •  Zu Aktivitäten-Tab wechseln
    • Springt auf die verbundene Akquise-Aktivität, wenn vorhanden

  •  Auftrag erstellen

    • erstellt einen Auftrag mit Daten und Elementen der gewählten Offerte (siehe Datenübergabe Verträge)
    • Dateien werden aufgelistet und können wahlweise in den Auftrag übernommen werden
      • Dateien werden kopiert (Offerte und Auftrag), wahlweise kann die Option "Dateien verschieben" gewählt werden
      • Ob die Dokumente vom Auftrag auch auf's Mobile synchronisiert werden sollen, kann gewählt werden
    • Alle Preise der Offerte werden als benutzerdefiniert auf den Auftrag übertragen.
      Damit sind die offerierten Preise auf dem Auftrag fixiert und werden nicht mehr durch neue Preisberechnungen automatisch geändert!
    • Wichtig!
      • Die MWST-Einstellung wird von der Offerte in den Auftrag übernommen
      • Es kann nur ein Auftragserzeuger gewählt werden der mit der Währung der Offerte übereinstimmt
  • Standardpreise einsetzen
    • Es werden die Preise auf den Positionen eingesetzt, welche in den Produkten hinterlegt sind. Alle bestehenden von Hand geänderten Preise werden überschrieben

  •  Offerte drucken

    • Hier können Sie für eine Offerte wird ein PDF-Datei erstelltdie gewählte Offerte eine PDF-Datei (für Ihre Ablage oder einen Ausdruck) erstellen, im gleichen Schritt kann die PDF-Datei auch in Amacos hinterlegt werden (z.B. für eine Versionierung)Image Added
    • "Kopie speichern unter DateienAuf Wunsch wird "
      Image Added 
      • Haken Sie dieses Kontrollkästchen an, wird zusätzlich eine Kopie der aktuellen Version der Offerte unter DATEIEN dieser Offerte angefügt
      • Ein

        Unter "Bezeichnung" muss ein Name für

        des

        die PDF

        muss

        -Datei eingegeben werden 

      Manueller Seitenumbruch einfügen

    • Weitere Hinweise

  • Image Modified

     Offertliste

     Aktualisieren

    • Offertliste neu anzeigen

    • die Offertliste wird mit den aktuellen Eingaben im Offertfilter neu abgefragt
  •  Assistenten aufrufen

...

  • Sachbearbeiter

    • Auswahl einer Ihrer Mitarbeiter, welcher die Offerte erstellt

  • Offertdatum

    • Datum der Offerte, wird auf der Offerte ausgedruckt
    • Datum wird zur Preisfindung verwendet

  • Voraussichtliches Lieferdatum

    (nicht zwingend)

    • Optional
    • Wenn vorhanden, wird das Datum zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet
    • Wenn nicht vorhanden, wird das Offertdatum zur Bestimmung des MWST Satzes verwendet

  • Skonto
    • Optional: Auswahl der Skonto-Konditionen
  • Referenz Kunde
  • Unsere Referenz
    • Optional: Angabe einer Referenz in Ihrem Betrieb
      Wird auf den Auftrag übernommen und auf der Offerte angedruckt wenn vorhanden

  • Text

    • Hier können Sie beliebige interne Informationen zur Offerte ablegen

...

  • Positionen

  • Kategorien

    • Zuteilung der Offerte zu einer oder mehreren Kategorien
  • Arbeitsschritte
    • die Liste der Arbeitsschritte mit Datum und Sachbearbeiter

  • Dateien

    • Anhängen von beliebigen Dateien
    • zB z. B. interne Kalkulationen, technische Infos, etc.
    • Grösse max. 5MB
    • Bei Druck erstellte Kopie(en) der Offerte als Möglichkeit zur Versions Kontrolle

  • Notizen

    • Anhängen von beliebigen Notizen zu entsprechenden Titel-Stichworten
    • Spezielle Titel-Stichworte für Offerten
      • "Prolog": der Text wird auf der Offerte als Vortext vor den Positionen ausgedruckt
      • "Epilog": der Text wird auf der Offerte als Nachtext nach den Positionen ausgedruckt

  • Kontakte

    • Es können verschiedene Kontakte (Firmen oder Personen) mit entsprechenden Rollen hinterlegt werden (Kontakt-Schnellsuche)

  • Verweise

    • werden vom System erstellt

    • zum Beispiel z. B. Verbindung zum erstellten Auftrag oder zum Rapport, aus welcher die Offerte erstellt wurde

Hinweise zur textlichen Gestaltung

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