Ab der AmacosWeb Version 4.32 (voraussichtlich Mitte November) wird es möglich sein, Rechnungen als Anhang (PDF) direkt aus amacos heraus per E-Mail zu versenden.
Damit dies für Ihren Betrieb möglich ist, müssen technische Voraussetzungen und entsprechende Einrichtung in amacos erfüllt sein.
Voraussetzungen
SPF Eintrag
Die Emails werden mit einem Email Konto aus Ihrer Domäne versendet, damit die Kunden Sie als Absender identifizieren können. Da aber der Amacos-Email-Server diesen Versand in Ihren Auftrag macht, ist es notwendig , den Amacos Server als gültigen Email Server Ihrer Domäne zu registrieren. Diesen Eintrag macht der Provider Ihrer Domäne. Fehlt ein solcher Eintrag, besteht die Gefahr, dass die Emails als SPAM gehalten werden und nicht beim Empfänger ankommen. Auch der Mail Server könnte auf einer Schwarzen Liste landen und blockiert werden.
Dieser Eintrag heisst: "SPF". In Ihrer Domäne muss ein SPF-Eintrag für asmtp.mail.hostpoint.ch vorhanden sein. Die SPF-Einstellungen können z.B. hier abgerufen werden.
Ohne einen SPF-Eintrag ist der Versand der Rechnungen als E-Mail über amacos nicht möglich.
Vorlagen für Email
Unter Betrieb/Notizen muss Eine Mail-Vorlage erstellt werden. Fehlt die Vorlage, erfolgt eine Fehlermeldung und es kann nicht gedruckt/gesendet werden.
Der Email-Titel und der Email-Text können Einsetzvariablen enthalten, die beim Versand entsprechend gefüllt werden. Die folgende Tabelle enthält alle möglichen Variablen mit Beispielen:
Variablen (Platzhalter) | Ersetzt mit: | Beispiel / Vorschau |
|---|---|---|
${partnerName} | Bei Kunden vom Typ “Betrieb” entspricht es dem Feld “Namen”.
|  Guten Tag ${partnerName} wird zu Guten Tag Treuer Kunde AG |
Bei Kunden vom Typ “Person” entspricht es den Feldern “Vorname” & “Nachname” |  Guten Tag ${partnerName} wird zu Guten Tag Giacomo Leopardi | |
${ansprechpartnerMail} | Die E-Mailadresse der Person mit der Rolle Ansprechpartner (sie weiter unten unter Rollen). Zu Pflegen unter der Adresse |  |
${kundenreferenz} | Der Text aus dem Feld Kundenreferenz der Rechnung |  |
${sachbearbeiterName} | Der Name (Vorname Nachname) des Sachbearbeiters des Rechnung | |
${sachbearbeiterKurzzeichen} | Das Kurzzeichen des Sachbearbeiters der Rechnung | |
${auftragsBezeichnung} | Bei Rechnungen mit einem Auftragsbezug wird die Bezeichnung des Auftrags eingesetzt | |
${auftragsObjektBezeichnung} | Bei Rechnungen mit einem Verweis auf einen Auftrag, wird die Bezeichnung des Objekts, welches mit dem Auftrag verbunden ist, eingesetzt |  |
Email-Empfänger
Nicht Voraussetzung aber empfohlen
Eine separate E-Mail Adresse, die eine Blindkopie (BCC) von jedem versendeten Mail empfängt. Diese BCC Adresse wird fix hinterlegt und kann für Sie zu Kontroll- oder Archivzwecken dienen.
Abweichendes Layout
Weitere Infos zu Anbindung an externe Fibu