4d. Zahlungseingänge einlesen

Versenden Sie Einzahlungsscheine mit Referenznummer, stellt die Bank oder Post die eingegangenen Zahlungen als Datei elektronisch zur Verfügung. Diese Dateien können Sie in Amacos einlesen und so das manuelle erfassen der Zahlungseingänge automatisieren.

Ab Frühjahr/Sommer 2018 liefert die Bank/Post zum vorhandenen ESR File neu die Zahlungen im ISO Format (als xml Datei). Sobald Ihre Bank die Zahlungen im ISO Format liefert, können Sie diese anstatt der V11-ESR Datei einlesen

Schritt

ESR / ISO

Bild

Beschreibung

1

ESR + ISO

Voraussetzung

Die Rechnungen müssen im Status "verbucht offen" sein damit Zahlungen dazu gespeichert werden können

2

ESR + ISO

Den entsprechenden Assistenten starten

3

ESR

Die Konto der Zahlung und der Kulanz werden angezeigt

Der vordefinierte Kulanzbetrag in Franken und/oder in Prozent werden wenn vorhanden angezeigt

Auf "Dateien auswählen" klicken um eine Datei mit ESR Daten auszuwählen

Weiter anklicken

3

ISO

Die Konto der Zahlung und der Kulanz werden angezeigt

Der vordefinierte Kulanzbetrag in Franken und/oder in Prozent werden wenn vorhanden angezeigt

Auf "Dateien auswählen" klicken um eine Datei mit ESR Daten auszuwählen

Weiter anklicken

4

ESR

Anzeige der Anzahl gültiger Zahlungseingänge

Gesamtbetrag der gültigen Zahlungseingänge

Meldungen

Meldung	Bedeutung
Falscher Betrieb	ESR-BetriebsNr stimmt nicht mit der im System hinterlegten ESR-Nr überein
Differenz innerhalb Kulanz	Dies ist nur eine Information, ist nicht weiter zu beachten
Fehler Zeile x: Rechnung [Nummer] nicht im richtigen Status	Die Rechnung befindet sich nicht im Status "verbucht offen"
Fehler Zeile x: Rechnung [Nummer] nicht gefunden	Die in der Referenznummer enthaltene Rechnungsnummer wurde in Amacos nicht gefunden
Kreditposition fehlt	In einer der Rechnungen wurde als letzte Position ein Gruppentitel hinzugefügt. Abhilfe: Suchen Sie die Rechnung, setzen Sie die Buchungen zurück, löschen die letzte Gruppenposition, verbuchen Sie erneut.
Rechnung [Nummer] ÜBERZAHLT -Betrag !!	Der Kunde hat die Rechnung überzahlt. Die Gutschrift kann importiert werden. Der Fehlbetrag (negativ da zu viel bezahlt wurde) muss nach dem Import manuell ausgeglichen werden, Details siehe hier: 4c. Zahlungseingänge erfassen

Gutschriften importieren: Alle Zahlungen ohne Fehler werden eingelesen

Fehlerhafte Zahlungen müssen manuell weiter verarbeitet werden

4

ISO

Anzeige der Anzahl Zahlungen die in der Datei vorhanden sind

Anzeige der Zahlungen die vom System abgelehnt werden, für jede abgelehnte Zeile wird eine rote Fehlermeldung angezeigt

Differenzen die innerhalb der Kulanz liegen werden mit schwarzem Text angezeigt

Wird die Rechnung exakt beglichen wird keine Meldung angezeigt

Meldung	Bedeutung
Diese Datei wurde bereits importiert	Dabei wird der Inhalt (Prüfsumme) der Datei mit alle bereits importieren Dateien verglichen
Rechnung [Nummer] nicht im richtigen Status	Die Rechnung befindet sich nicht im Status "verbucht offen"
Rechnung [Nummer] nicht gefunden (Ref)	Die in der Referenznummer enthaltene Rechnungsnummer wurde in Amacos nicht gefunden, die Refernznummer wird angezeigt
Rechnung [Nummer] ÜBERZAHLT -Betrag !!	Der Kunde hat die Rechnung überzahlt. Die Gutschrift kann importiert werden. Der Fehlbetrag (negativ da zu viel bezahlt wurde) muss nach dem Import manuell ausgeglichen werden, Details siehe hier: 4c. Zahlungseingänge erfassen
...Differenz ist grösser als Kulanz...	Die Differenz zwischen Zahlbetrag und der Rechnungsbetrag ist grösser als die erlaubte Kulanz. DIese Rechnung muss manuell ausgebucht werden. Details siehe hier: 4c. Zahlungseingänge erfassen
...Skontobetrag berücksichtigt...	Der gewährte Skontoabzug wurde vom Kunden vorgenommen wobei die Frist für die Zahlung eingehalten wurde

5

ESR + ISO

Unter BETRIEB > DATEIEN wird die Importdatei und eine Protokolldatei gespeichert.

In der log Datei werden die Meldungen wie sie unter 4 angezeigt wurden festgehalten