In der Zeit um dem Wechsel des Geschäftsjahres (in der Regel Jahreswechsel) sind einige Punkte bei der Arbeit in der Auftragsbearbeitung und der Finanzbuchhaltung besonders zu beachten.
Portos Finanzbuchhaltung
Nur verbuchte Belege werden ins neue Geschäftsjahr übertragen deshalb sollten Sie vor jedem Abschluss die Nebenbücher verbuchen.
Vorgehen: Wechsel ins Nebenbuch (Debitoren oder Kreditoren), Optionen > Debitoren verbuchen / Kreditoren verbuchen > "Rechnungen" und "Zahlungen" markierenFühren Sie einen vorläufigen Abschluss des Geschäftsjahres durch, dies für jeden Mandanten Ihrer Finanzbuchhaltung.
Vorgehen: Abschlüsse > Geschäftsjahr abschliessen > Abschluss=vorläufig
Damit die Salden im Kontenplan korrekt angezeigt werden, ist eine regelmässige manuelle Saldierung notwendig.
Vorgehen: Abschlüsse > Saldierung der Konten > Ungebuchte Belege berücksichtigen auswählen
Auftragsbearbeitung
Nur wenn das Geschäftsjahr in der Finanzbuchhaltung eröffnet ist, können sie neue Aufträge erfassen bzw. Aufträge bearbeiten.
(Das neue Geschäftsjahr wird automatisch eröffnet, wenn Sie erstmals den oben unter "Portos Finanzbuchhaltung" beschriebenen Schritt 2 ausgeführt haben)Solange Sie noch ins vergangene Geschäftsjahr buchen, führen Sie vor jedem Abrechnungslauf die Punkte 1 und 2 aus "Portos Finanzbuchhaltung" aus. Nur so kann gewährleistet werden dass es keine Konflikte mit doppelten Belegnummern gibt.
Wenn Sie Abrechnungen nach dem 1. Januar erstellen (Abrechnungsdatum) und diese ins Vorjahr verbuchen möchten, können Sie beim Durchführen eines Abrechnungslaufes „Abrechnungen ins Vorjahr verbuchen“ verwenden (siehe Abbildung unten)
