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Voraussetzungen

Um Rechnungen als Email zu versenden sind drei Dinge Voraussetzung:

1. SPF Eintrag in Ihrer Domäne

2. Email Vorlage

3. Pflege der Kundenstammdaten und Email- Empfänger erstellen

SPF Eintrag

Die Emails werden mit einem Email Konto aus Ihrer Domäne versendet, damit die Kunden Sie als Absender identifizieren können. Da aber der Amacos-Email-Server diesen Versand in Ihren Auftrag macht, ist es notwendig , den Amacos Server als gültigen Email Server Ihrer Domäne zu registrieren. Diesen Eintrag macht der Provider Ihrer Domäne.  Fehlt ein solcher Eintrag, besteht die Gefahr, dass die Emails als SPAM gehalten werden und nicht beim Empfänger ankommen. Auch der Mail Server könnte auf einer Schwarzen Liste landen und blockiert werden.

Dieser Eintrag heisst: "SPF". In Ihrer Domäne muss ein SPF-Eintrag für asmtp.mail.hostpoint.ch vorhanden sein. Die SPF-Einstellungen können z.B. hier abgerufen werden.

Ohne einen SPF-Eintrag ist der Versand der Rechnungen als E-Mail über amacos nicht möglich.

Vorlagen für Email

Unter Betrieb/Notizen muss Eine Es muss eine Mail-Vorlage erstellt werden. Fehlt die Vorlage, erfolgt eine Fehlermeldung und es kann nicht gedruckt/gesendet werden.
können keine Rechnungen als Email gesendet werden. Die Vorlage wird pro Sprache erstellt.

Variablen (Platzhalter) in der Email Vorlage

Der Email-Titel und der Email-Text können Einsetzvariablen enthalten, die beim Versand entsprechend gefüllt werden. Die folgende Tabelle enthält alle möglichen Variablen mit Beispielen:

Variablen (Platzhalter)	Ersetzt mit:	Beispiel / Vorschau
${partnerName}	Bei Kunden vom Typ “Betrieb” entspricht es dem Feld “Namen”. Wenn Sie dort anstelle des Firmennamens Suchbegriffe verwenden, können Sie beim Kunden eine Person in der Rolle “Ansprechpartner” und die entsprechende Variable verwenden, wenn Sie beabsichtigen, diese Variable als Anrede in einer Email zu nutzen.	Guten Tag ${partnerName} wird zu Guten Tag Treuer Kunde AG
	Bei Kunden vom Typ “Person” entspricht es den Feldern “Vorname” & “Nachname”	Guten Tag ${partnerName} wird zu Guten Tag Giacomo Leopardi
${ansprechpartnerMail}	Die E-Mailadresse der Person mit der Rolle Ansprechpartner (sie siehe weiter unten unter Rollen). Zu Pflegen unter der Adresse
${kundenreferenz}	Der Text aus dem Feld Kundenreferenz der Rechnung
${sachbearbeiterName}	Der Name (Vorname Nachname) des Sachbearbeiters des Rechnung
${sachbearbeiterKurzzeichen}	Das Kurzzeichen des Sachbearbeiters der Rechnung
${auftragsBezeichnung}	Bei Rechnungen mit einem Auftragsbezug wird die Bezeichnung des Auftrags eingesetzt
${auftragsObjektBezeichnung}	Bei Rechnungen mit einem Verweis auf einen Auftrag, wird die Bezeichnung des Objekts, welches mit dem Auftrag verbunden ist, eingesetzt
Rechnungsspezifische Felder und Informationen
${rechnungsdatum}	Rechnungsdatum
${gesamtbetrag}	Gesamtbetrag der Rechnung
${waehrung}	Währung
${vertragsnummer}	Rechnungsnummer
${vertragsbezeichnung}	Bezeichnung der Rechnung
Variablen für Rollen in einem Auftrag / einer Rechnung Anker _rRollen _rRollen
	Auf der Seite Vertragsrollen finden Sie eine komplette Liste alle verwendbaren Rollen mit den Codes. Im Folgenden sind Bespiele, wie die Rollen-Codes in den Variablen verwendet werden.
${rolle999} wobei die 999 mit dem Code der Vertragsrolle ersetzt werden muss	Wird mit dem Nachnamen + Vornamen des Kontaktes in der entsprechenden Rolle gefüllt. Im Beispiel rechts werden zwei Rollen verwendet: Beobachter, Code = 300. Die Variable lautet: ${rolle300} Ansprechpartner, Code = 220. Die Variable lautet: ${rolle220} Rollen, die Sie in einem Auftrag einfügen, werden in die Rechnung übertragen, wenn Sie aus dem Auftrag eine Rechnung erstellen. Sie können Rechnungen individuell anpassen, in dem Sie Rollen entfernen oder hinzufügen. Der Ansprechpartner wird auch im Adressfeld gedruckt.	Image Added
${email999}, ${telefon999}	Wird mit der Email bzw. der Telefonnummer der entsprechende Rolle gefüllt. Möchten Sie im Text die Email Adresse oder die Telefonnummer einer Rolle integrieren, verwenden Sie die Variable mit dem passenden Code: . Beobachter, Code = 300. Die Variable lautet: ${email300} Ansprechpartner, Code = 220. Die Variable lautet: ${email220}

Bilder einbetten

Email-Empfänger

Email Rechnungsempfänger

Eine Rechnung wird automatisch an einen Kunden per Email versendet, wenn in seinen Stammdaten eine Email Adresse vom Typ “Email Rechnungs-Empfänger” erfasst wurde. Fehlt dieser Adresstyp, wird die Rechnung nur als PDF gedruckt, aber nicht versendet.

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Das System weisst mit einer Bemerkung darauf hin, dass die Rechnung per E-Mail versendet wird. Versucht man, eine Rechnung im Status “Freigegeben” zu drucken, erscheint folgender Hinweis:

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Verwenden Sie das Feld Bemerkung in der Email Adresse, wenn beim Versand ein Name anstelle der Emailadresse angezeigt werden soll. Im obigen Beispiel wird die Email adressiert an:

Treuer Kunde AG <treuerkunde@minidom.ch>

Es kann nur ein (1) Email-Rechnungsempfänger beim Kunden, im Auftrag oder auf der Rechnung erfasst werden. Dagegen können beliebig viele Email Empänger für CC hinterlegt werden.

Ist in den Stammdaten eine Mail Adresse für den Rechnungsempfang hinterlegt, wird sie automatisch in den Auftrag und in die Rechnung übernommen.

Weitere Funktionen

CC Empfänger

Es können beliebig viele CC-Email-Rechnungsempfänger beim Kunden, im Auftrag oder auf der Rechnung erfasst werden. Auch für sie werden von den Stammdaten zum Auftrag und in die Rechnung übernommen.

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Ausnahmen definieren

Sie möchten, dass eine bestimmte Rechnung nicht per Email-versendet wird, obwohl beim Auftrag oder bei den Kundenstammdaten ein Email-Rechnungsempfänger eingetragen ist.

Sie möchten, dass eine bestimmte Rechnung per Email-versendet wird, obwohl beim Auftrag oder bei den Kundenstammdaten ein Email-Rechnungsempfänger eingetragen ist.

Erhalten einer Kopie von jeder versendeten Rechnung

Eine separate E-Mail Adresse, die eine Blindkopie (BCC) von jedem versendeten Mail empfängt. Diese BCC Adresse wird fix hinterlegt und kann für Sie zu Kontroll- oder Archivzwecken dienen.

Abweichendes Layout

Email Versand bei bestimmten Rechnungstypen verhindern