Mit diesem Assistent können Kontakte und Produkte aus dem Bexio ins Amacos importiert und später synchronisiert werden. Die bestimmende Quelle bleibt aber immer Bexio.

Folgendes Diagramm soll den Vorgang erläutern:

Nr.

Bezeichnung

Beschreibung

Login-Verbindung

Beim erstmaligen Start des Bexio-Assistenten muss mit Name und Passwort eine Verbindung zum Bexio des Betriebes hergestellt werden. Dies muss voraussichtlich einmal pro Jahr geschehen.

Kunden-Synch

Bexio-Kontaktkategorien werden bei Namens-Übereinstimmung mit Amacos-Kundengruppen vom Bexio-System ins Amacos-System synchronisiert
Die Aktualisierung muss über den Bexio-Assistenten ausgelöst werden (Betrieb > Assistenten - Bexio-Assistent
Bei nachträglicher Nicht-Übereinstimmung (nach Änderung der Kontaktkategorie) wird der Amacos-Eintrag deaktiviert
- Bei späterer Wieder-Übereinstimmung wird der deaktivierte Amacos-Eintrag wieder aktiviert
In Amacos kann der eigene Betrieb mit seinen Mitarbeitern zusätzlich erfasst werden
An nur in Amacos vorhandene Kontakte kann niemals eine Rechnung an Bexio übergeben werden

Folgende Bexio-Felder werden für die Kontaktart Firma (F) und Privat (P) synchronisert:

Kontaktart Bexio	Feld Bexio	Feld Amacos
F	Firma Zusatz nicht leer	Name abw. Anschrift
F	Zusatz nicht leer	Anschrift 2
P	Anrede Anrede = "Frau" sonst	Geschlecht=weiblich Geschlecht=männlich
P	Nachname	Nachname
P	Vorname	Vorname
F/P	Adresse Es dürfen max. 4 Adresszeilen vorhanden sein	Strasse
F/P	Postleitzahl	Postleitzahl
F/P	Ort	Ort
F/P	Land ein unbekanntes Land ergibt einen Synch-Fehler	Land
F/P	E-Mail	E-Mail
F/P	E-Mail 2	E-Mail 2
F/P	Telefon	Telefon
F/P	Telefon	Telefon 2
F/P	Mobile	Handy
F	Sprache Sprache != "französisch" Sprache = "französisch"	Sprache Deutsch Französisch

unvollständige TelefonNrn. werden nicht übernommen

Beziehungen zwischen Firmen und Personen werden in Amacos auch abgebildet
- andere Beziehungen (Person->FIrma, Firma->Firma usw.) werden nicht übernommen
- Das Mitglied muss in einer synchronisierten Kontaktgruppe sein
- Als von/bis Datum wird das aktuelle Datum des Abgleichs eingetragen
- In Amacos kommt das Mitglied in keine Kundengruppe
ein in Bexio erfasster und in Amacos abgeglichener Kontakt in Amacos nicht ändern, ausser:.
- zusätzliche, nicht synchronisierte Kontaktgruppen können in Amacos hinzugefügt werden.
- Notizen und Dateien können hinzugefügt, geändert und gelöscht werden

Produkte-Synch

Bexio-Produktgruppen werden bei Namens-Übereinstimmung mit einem Amacos-Produkterzeuger vom Bexio-System ins Amacos-System synchronisiert
Die Aktualisierung muss über den Bexio-Assistent ausgelöst werden
Bei nachträglicher Nicht-Übereinstimmung (nach Änderung Produktgruppe) wird das Amacos-Produkt deaktiviert
- Eine spätere Wieder-Übereinstimmung aktiviert das Amacos-Produkt wieder
In Amacos dürfen keine Produkte erfasst werden, die fakturiert werden müssen
Folgende Felder des Bexio-Produktes werden nach Amacos synchronisiert:

Feld Bexio	Feld Amacos	Spezielles
Produktname	Bezeichnung
Produktbeschreibung	Beschreibung extern	Eine spezielle Formatierung der Produktbeschreibung in Bexio geht durch den Transfer in Amacos und zurück verloren (wegen der Lesbarkeit auf dem Tablet). Im Amacos kann die Produktbeschreibung angepasst werden, jedoch werden nur Zeilenumbrüche unterstützt. Fett, Italics, Aufzählungen usw. werden nicht unterstützt.
Einheit	Masseinheit	Einheit aus Bexio, wenn in Amacos bekannt, sonst Einheit des Produkterzeugers
Bemerkungen / Notizen	-	Darf nicht verwendet werden, da dieses Feld von Amacos für die Zuordnung der Produktgruppe zum Produkterzeuger verwendet wird

Rechnungs-Übergabe

Amacos-Rechnungserzeuger muss auf eine Bexio-Musterrechnung verweisen. Dies wird von Martha Software eingerichtet.
Damit erstellte Amacos-Rechnungen können mit dem Arbeitsschritt "exportieren" ins Bexio-System übertragen und geschlossen werden
- Die Preisberechnung findet generell in Bexio statt
- Bexio-Staffelpreise sind nicht möglich
- Wenn im Amacos-Rapport ein Preis vorhanden ist, wird dieser an die Bexio-Position übertragen
Die Rechnungs-Positionen werden nach Rapport gruppiert
auf der Rechnung sind keine Rabattpositionen oder Akontozahlungen erlaubt
Es wird das Ertrags-Konto der Musterrechnung verwendet
- Ein Ertrags-Konto vom Produkt wird nicht berücksichtigt (von der Schnittstelle nicht unterstützt)
Titel und Kunde wird aus der Amacos-Rechnung übernommen
Pro Gruppe wird eine Textposition mit Gruppentitel und Gruppentext eingefügt
Produkt, Menge, Titel und Text werden aus Amacos übernommen
MwSt: muss im Bexio-Produkt vorhanden sein und wird von dort übernommen
Masseinheit aus Bexio-Produkt, falls vorhanden

Der zugehörige Rechnungsprozess ist hier beschrieben.

Browser nicht unterstützt