Versenden Sie Einzahlungsscheine mit Referenznummer, stellt die Bank oder Post die eingegangenen Zahlungen als Datei elektronisch zur Verfügung. Diese Dateien können Sie in Amacos einlesen und so das manuelle erfassen Erfassen der Zahlungseingänge automatisieren.
Ab Frühjahr/Sommer 2018 liefert die Bank/Post zum vorhandenen ESR File neu die Zahlungen im ISO Format (als xml Datei).
| Schritt |
|---|
| Bild | Beschreibung |
|---|---|
| 1 |
| Laden Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden von der E-Banking Seite Ihrer Bank herunter. Der Dateiname vom Typ xml, der Zahlungsinformationen Ihrer Kunden enthält, ist camt.054 | |
| 2 |
| Voraussetzung: Die Amacos-Rechnungen müssen im Status "verbucht offen" sein, damit Zahlungen dazu gespeichert werden können. |
Bereich Rechnungen
ESR-File einlesen (muss konfiguriert werden)
a. Duchsuchen und File auswählen
b. Weiter klicken
c. Mögliche Fehler beheben oder Import der Gutschriften bestätigen
In einem Fenster werden Meldungen und Fehler zum ESR-File-Import angezeigt.
- zuoberst wird die gültige Anzahl Zahlungseingänge angezeigt und der Gesamtbetrag der gültigen Zahlungseingänge
- Bitte beachten Sie die Meldungen
- Sie können nun entscheiden
- Abbrechen, wenn da noch Massnahmen nötig sind für den Import
- Gutschriften importieren, damit die gültigen Zahlungen eingelesen und verbucht werden
...
| Meldung | Masnahmen | Falscher Betrieb | ESR-BetriebsNr stimmt nicht mit der im System hinterlegten ESR-Nr überein ESR-Zeilen mit Zahlungen auf Rechnungen, die nicht von diesem System stammen Dies zur Information, muss nicht weiter beachtet werden | Differenz innerhalb Kulanz | Dies ist nur eine Information, ist nicht weiter zu beachten | Falscher RechnungsStatus | ev. Rechnung in den Status "verbucht" setzen Wenn das nicht möglich ist, muss die Rechnung von Hand auf "erledigt" gesetzt werden | Kreditposition fehlt
| In einer der Rechnungen wurde als letzte Position ein Gruppentitel hinzugefügt. Abhilfe: Suchen Sie die Rechnung, setzen Sie die Buchungen zurück, löschen die letzte Gruppenposition, verbuchen Sie erneut. Danach können Sie das ESR-File verarbeiten. | Rechnung xxx 3 |
| Den entsprechenden Assistenten starten | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 |
| Die Konten der Zahlung und der Kulanz werden angezeigt. Der vordefinierte Kulanzbetrag in Franken und/oder in Prozent werden - wenn vorhanden - angezeigt. Auf "Dateien auswählen" klicken, um eine Datei mit den Zahlungen auszuwählen (der Dateityp ist xml). Weiter anklicken. | |||||||||||
| 5 |
| Anzeige der Anzahl Zahlungen, die in der Datei vorhanden sind.
Differenzen, die innerhalb der Kulanz liegen, werden mit schwarzem Text angezeigt. Wird die Rechnung exakt beglichen, wird keine Meldung angezeigt.
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Fehlermeldungen drucken
Die Fehlermeldungen können im Fenster markiert und in die Zwischenablage kopiert (Ctrl + C) werden.
Aus der Zwischenablage können sie in ein anderes Programm (Word, Notepad, etc.) kopiert, bearbeitet und gedruckt werden, als Checkliste oder Beleg, falls Massnahmen nötig sind, damit der Import gemacht werden kann.
d. Archiv
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| 6 |
| Unter BETRIEB > DATEIEN wird die Importdatei und eine Protokolldatei gespeichert. In der log Datei werden a) die Meldungen wie sie unter 4 angezeigt wurden festgehalten b) alle Rechnungen, die mit dem aktuellen Import ausgeglichen wurden. | ||||||||
| 7 |
| Bei den ausgeglichenen Rechnungen ändert sich der Status von "verbucht offen" auf "erledigt". |
