Versenden Sie Einzahlungsscheine mit Referenznummer, stellt die Bank oder Post die eingegangenen Zahlungen als Datei elektronisch zur Verfügung. Diese Dateien können Sie in Amacos einlesen und so das manuelle erfassen der Zahlungseingänge automatisieren.
Ab Frühjahr 2018 liefert die Bank/Post zum vorhandenen ESR File neu die Zahlungen im ISO Format (als xml Datei).
Bereich Rechnungen
ESR-File einlesen (muss konfiguriert werden)
a. Duchsuchen und File auswählen
b. Weiter klicken
c. Mögliche Fehler beheben oder Import der Gutschriften bestätigen
In einem Fenster werden Meldungen und Fehler zum ESR-File-Import angezeigt.
...
| Meldung | Masnahmen | |
|---|---|---|
| Falscher Betrieb | ESR-BetriebsNr stimmt nicht mit der im System hinterlegten ESR-Nr überein ESR-Zeilen mit Zahlungen auf Rechnungen, die nicht von diesem System stammen Dies zur Information, muss nicht weiter beachtet werden | |
| Differenz innerhalb Kulanz | Dies ist nur eine Information, ist nicht weiter zu beachten | |
| Falscher RechnungsStatus | ev. Rechnung in den Status "verbucht" setzen Wenn das nicht möglich ist, muss die Rechnung von Hand auf "erledigt" gesetzt werden | |
Kreditposition fehlt
| In einer der Rechnungen wurde als letzte Position ein Gruppentitel hinzugefügt. Abhilfe: Suchen Sie die Rechnung, setzen Sie die Buchungen zurück, löschen die letzte Gruppenposition, verbuchen Sie erneut. Danach können Sie das ESR-File verarbeiten. | |
| Rechnung xxx ÜBERZAHLT -Betrag !! | Der Kunde hat die Rechnung überzahlt. Die Gutschrift kann importiert werden. Der Fehlbetrag (negativ da zu viel bezahlt wurde) muss nach dem Import manuell ausgeglichen werden, Details siehe hier: 4c. Zahlungseingänge erfassen |
Fehlermeldungen drucken
Die Fehlermeldungen können im Fenster markiert und in die Zwischenablage kopiert (Ctrl + C) werden.
Aus der Zwischenablage können sie in ein anderes Programm (Word, Notepad, etc.) kopiert, bearbeitet und gedruckt werden, als Checkliste oder Beleg, falls Massnahmen nötig sind, damit der Import gemacht werden kann.
d. Archiv
Die importMeldungen werden unter Betrieb - Dateien abgelegt und können jederzeit dort eingesehen werden.